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Progression

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La Progression traite de la façon de contrôler le projet et savoir où en êtes-vous par rapport au plan actuel. Chaque entreprise et Chef de Projet auront des idées différentes sur la meilleure façon de le faire. Si vous êtes Chef de Projet dans une entreprise une bonne question à poser à votre Comité de Pilotage est «Comment puis-je mieux vous tenir informé de l’état d’avancement du projet ?» La réponse à cette question vous dira beaucoup sur la maturité du contrôle du projet dans l’organisation

Je crois que les points les plus importants qu’un Chef de Projet doit garder à l’esprit sont :

La plupart des Chefs de Projet faibles font les erreurs suivantes

Vous trouverez ce chapitre sur PRINCE2 facile à lire et à comprendre, et vous apprendrez également comment les tolérances sont utilisées pour aider chaque couche de gestion à gérer la couche inférieure. Une dernière remarque que je voudrais faire est que le Chef de Projet doit veiller à ce qu’il ait le temps au cours du projet pour gérer la progression et contrôler le projet.

But de l’information du thème Progression

Le but de l’information dans le thème Progress peut être expliqué en trois parties:

La progression traite de la vérification du plan de progression, vérifier la viabilité du projet et contrôler les écarts.

Les principes présentés dans le Thème Progression sont:

Trois des sept principes sont présentés dans le thème Progression, ils sont:

Définitions

Progrès

La progression est la vérification et le contrôle du point où vous en êtes par rapport au plan. Ceci est fait pour le Plan Projet, Plan de séquence et les Lots de Travaux.

Contrôle Progrès

C’est un niveau pour surveiller la progression du niveau d’en dessous, en utilisant les contrôles de progression. Par exemple, le Comité de Pilotage veut suivre la progression du Chef de Projet ou que le Chef de Projet veut suivre les progressions des équipes qui créent les produits. Le niveau supérieur peut effectuer les actions suivantes :

Tolérances

Une Exception est une situation où il peut être prévu qu’il y aura un écart au-delà des niveaux de tolérance convenus.

Les Tolérances sont l’écart au-dessus et en-dessous de la cible d’un plan. Par exemple, le projet devrait prendre 6 mois, avec une tolérance de ± 1 mois. Les niveaux de tolérance pourraient également être définis pour l’ensemble des six zones de tolérance, par exemple : délais, coûts, qualité, contenu, bénéfices et risques. Ceux-ci sont également connus comme les variables du projet.

Question: Que pensez-vous qu’il serait le résultat si les Tolérances n’ont pas été utilisées dans un projet entre le Comité de Pilotage et les niveaux du Chef de Projet ?

Réponse: Dans ce cas, le Chef de Projet escaladerait chaque problème au Comité de Pilotage et ils finissent par travailler sur le projet 8 heures par jour et feront beaucoup de travail ou tout le travail à la place du Chef de Projet.

Rappelez-vous que le Comité de Pilotage est composé de gens occupés et nous ne voulons pas le projet leur prenne beaucoup de temps. Le réglage des tolérances permet au Chef de Projet de gérer les problèmes les plus petits et déranger le Comité de Pilotage uniquement pour les questions les plus importantes (utilisation plus efficace du temps pour le Comité de Pilotage)

Exemple de Tolérances: Un projet de 6 mois avec une tolérance de ± 1 mois. Si le projet prévoit une semaine de retard, le Chef de Projet traitera cela et ne l’escaladera pas. Mais si le projet prévoit de faire deux mois retard, alors il l’escaladera au Comité de Pilotage. Ceci est une utilisation plus efficace du temps du Comité de Pilotage.

Quelle est l’approche PRINCE2 à la Progression ?

La progression est la vérification de l’avancement réalisé par rapport aux objectifs de performance de temps, coût, qualité, contenu, bénéfices et risques.

PRINCE2 fournit un contrôle par le biais de quatre façons principales:

La façon dont ces contrôles seront utilisés dans le projet est décidée au début du projet et documenté dans la Documentation Initiale du Projet de la rubrique progression.

Déléguer l’autorité au niveau suivante

Ici je vais discuter façon dont chaque niveau surveille le niveau inférieur. Ceci est illustré dans le dessin simple suivant, figure 11.2 -. Déléguer tolérance et rendre compte progrès

Gestion d’Entreprise ou de Programme

Le Comité de Pilotage du Projet

Le Comité de Pilotage définit les tolérances pour les séquences. Par conséquent, le Chef de Projet remonte les problèmes dès qu’ils sont identifiés qu’ils vont dépasser les marges de tolérance sur un des objectifs de tolérance du projet.

Si cette exception affecte la tolérance du projet, alors le Comité de Pilotage du Projet doit escalader cela au gestionnaire de l’entreprise et du Programme.

Le Chef de Projet

Le Chef de Projet doit contrôler au jour le jour tout le long de la séquence et il travaille dans les limites des tolérances fixées par le Comité de Pilotage du Projet.

Il a également mis en place et accepté les tolérances liés aux différents Lots de Travaux.

Le Chef d’équipe

Le Chef d’équipe reçoit le Lots de Travaux transmit par le Chef de Projet et travaille dans les limites des tolérances convenues avec lui.

Les 3 contrôles du Comité de Pilotage du Projet

Le Comité de Pilotage du Projet a trois principaux contrôles à sa disposition pour gérer les niveaux ci-dessous

Autorisations

Les Rapports d’Avancement

Exceptions et Changements

3 Contrôles du Chef de Projet

Ceux-ci ont les mêmes noms que ceux du Comité de Pilotage du Projet mais sont au niveau du Chef de Projet. Les trois contrôles sont: (1) Autorisations, (2) Rapports d’avancement, et (3) Exceptions et modifications

Utilisation des étapes de gestion pour contrôle

Les séquences de gestion sont des partitions du projet avec des points de décision pour le Comité de Pilotage du Projet entre chaque séquence. Une séquence de gestion est un ensemble d’activités pour produire des produits et est géré par le Chef de Projet.

Pourquoi les séquences de gestion sont-elles importantes pour le Comité de Pilotage du Projet ?

Comme vous pouvez le voir, les séquences sont importantes pour le Comité de Pilotage. Aussi, avec l’aide des tolérances, le Comité de Pilotage peut donner au jour le jour l’autorité pour l’exécution de la séquence au Chef de Projet

Nombre de Séquences minimales dans un projet

Le nombre minimum de séquences dans un projet est de deux:

Ainsi même pour un projet de 2 jours, vous pouvez passer une heure le premier matin pour décider de ce qui sera fait, comment vous allez le faire, qui est responsable de quoi, et d’autres détails. Le reste du temps sera consacré à la création des produits dans la 2e séquence.

Comment décider du nombre de séquences ?

Cela dépend d’un certain nombre de points et comme vous pouvez le voir, un petit acte d’équilibrage est nécessaire. Commencez en considérant ce qui suit :

Combien de temps devrait durer une séquence selon PRINCE2 ?

La principale considération est le niveau de risque ou de complexité. S’il y a beaucoup de risques et de complexité, il est préférable de garder des séquences courtes. S’il y a moins de risque et de complexité et vous avez fait un projet similaire avant, alors les séquences pourraient être beaucoup plus longues.

PRINCE2 mentionne les points suivants à considérer au moment de décider de la longueur des séquences.

Étapes techniques

Les séquences techniques sont les séquences utilisées par la plupart des entreprises et des équipes pour effectuer le travail. La meilleure façon de comprendre cela est de regarder comment elles diffèrent des séquences de gestion, ainsi que d’utiliser les schémas suivants

Contrôles réactifs et contrôles périodiques

Selon PRINCE2, tous les contrôles peuvent être divisés en deux parties : réactifs et périodiques.

Capture et transmission des leçons apprises

Un des principes de PRINCE2 est que l’équipe de projet doit apprendre par l’expérience. Les leçons doivent être recherchées, enregistrées et exécutées au cours du projet. PRINCE2 utilise le mot «recherché» pour veiller à ce que tout le monde, dans le projet, bénéficient des leçons précédentes. Toutes les expériences utiles sont ensuite enregistrées dans un Journal des Retours d’Expérience.

Les leçons peuvent concerner tout ce qui pourrait aider le projet. Ceux-ci comprennent la meilleure façon de communiquer, la façon de traiter avec un fournisseur, comment certains documents doivent être adaptés pour ce genre de projet et quels spécialistes des produits pour obtenir de l’aide pour construire la Structure de Décomposition du Produit. Le Chef de Projet continue d’ajouter de nouvelles leçons au Journal des Retours d’Expérience tout au long du projet Rapport.

Rapport des Retours d’Expérience : Le Rapport des retours d’Expérience est utilisé pour documenter les leçons qui pourraient être utiles aux futurs projets. Un rapport des retours d’Expérience doit être créé à la fin du projet lors du processus de clôture du projet. Dans les grands projets, un Rapport des Retours d’Expérience pourrait être créé au cours du projet, par exemple, lors du processus de Gestion des Limites d’une Séquence.

Rapports

Rapports d’avancement

Le Chef d’équipe utilise le rapport d’avancement pour communiquer les avancements au Chef de Projet. Des informations sur l’état d’avancement des travaux réalisés par rapport au Planning de l’équipe sont également intégrées dans ce rapport. Le Chef de Projet s’accorde sur la fréquence de ces rapports avec le Chef d’équipe lors de l’acceptation des Lots de Travaux.

Rapport de Progression

Le Rapport de Progression est utilisé par le Chef de Projet pour faire un rapport sur l’état de la séquence actuelle par rapport au plan de la séquence. Il s’agit ici de « Faits Marquants » par conséquent, un rapport de 1 à 2 pages devrait être suffisant. Astuce : Pensez à la pointe d’un iceberg.

Le Rapport de Progression permet au Comité de Pilotage Projet de gérer par exception la fin de chaque séquence, gardant en tête les tolérances convenues avec le Chef Projet dans le plan de séquence, de telle sorte que le Rapport de Progression devrait signaler l’état des tolérances temps, coût, qualité, portée, avantages et risques.

Le Rapport de Fin de Séquence

Le Rapport de Fin de Séquence est créé par le Chef de Projet à la fin de la séquence et qui compare les performances de la séquence par rapport au plan de séquence. C’est utilisé par le Comité de Pilotage Projet afin de décider de modifier le contenu du projet ou l’arrêt du projet.

Le Rapport de Fin de Projet

Le Rapport de Fin de Projet est produit par le Chef de Projet à la fin du projet durant le processus de clôture du projet et c’est utilisé par le Comité de Pilotage de projet pour évaluer le projet avant de prendre la décision d’autoriser la clôture.

Soulever des exceptions

Cela est assez facile à comprendre et il est lié au principe de la «Gestion par exception.” La meilleure façon d’expliquer cela est à travers une question, savoir, «quand est-ce qu’une exception est soulevée et par qui ?”

Une exception est déclenchée quand une tolérance convenue est dépassée ou devrait être dépassé. Vous soulevez une exception en alertant le niveau au-dessus de vous.

Rôles et Responsabilités

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Ariel TCHOUGANG, and Anis BEN HASSEN