Initialiser le Projet

Le but du processus Initialiser le Projet est de comprendre le travail qui doit être fait pour réaliser les produits requis. Cette compréhension est nécessaire pour décider s’il faut continuer le projet. Comme dans tout projet il y a des éléments importants à savoir, et donc il y a plusieurs questions à poser à propos du projet :

• Quelles sont les raisons d’être du projet, les bénéfices et les risques ?
• Périmètre : Qu’est-ce qui doit être fait, et qu’est-ce qui n’est pas inclus ?
• Quand pourront-être livrés les produits ?
• Comment être sur que les critères de qualités seront atteints ?
• Comment les risques, les incidences et les changements seront identifiés et suivis ?
• Comment surveiller la progression du projet, et qui a besoin d’en être informé et à quelle fréquence ?
• Et enfin comment adaptera t’on PRINCE2 à l’environnement du Projet ?

Objectif

L’objectif est de trouver les réponses à ces questions.

Mettons IP dans le contexte et regardons à quoi il sert dans le projet. Le processus Elaborer le Projet (EP) vérifie si le projet est viable, alors que IP consiste à construire de bonnes bases pour le projet, afin que toutes les parties prenantes ce que le projet va réaliser.

L’alternative serait de commencer les projets après le processus EP sans rien savoir de : la planification, des jalons, des coûts et niveaux de qualité. Ce serait un peu comme construire une maison sans fondation.

IP peut demander un grand investissement, mais il est nécessaire pour planifier et exécuter le projet. Au cours du processus IP, le Chef de Projet va créer une collection de produits de management pour montrer : comment le projet sera géré, les coûts, comment la qualité sera vérifiée et planifiée, comment les communications seront effectuées, etc.

Activités

PRINCE2 recommande huit activités dans IP qui sont:

• Préparer la Stratégie des Risques, pour définir la gestion des risques au cours du projet.
• Préparer la Stratégie de Configuration, pour montrer comment gérer les produits réalisés au cours du projet.
• Préparer la Stratégie Qualité, pour montrer comment assurer la qualité.
• Préparer la Stratégie de Communication, qui répondra aux questions liées aux communications avec les parties prenantes.
• Mettre en place les Contrôles du Projet, qui montrera comment le Comité de Pilotage contrôle le projet.
• Créer le Plan de Projet, qui couvre les Descriptions de Produit, risques, durées et coûts.
• Affiner (Compléter) le Cas d’Affaire.
• Assembler le Document d’Initialisation de Projet (DIP), qui collecte et rassemble les informations de la plupart des documents créés jusqu’ici.

Aperçu

Le Chef de Projet commencera avec les quatre documents de Stratégie, ensuite il créera les Contrôles du Projet et le Plan de Projet. Ce sont des activités itératives, les documents ainsi créés pourront donc être mis à jour pendant la Séquence d’Initialisation. Le Cas d’Affaire peut ensuite être complété après le Plan de projet, car ce dernier fournit des informations nécessaires pour le Cas d’Affaire (durées et coûts). La dernière activité est l’assemblage du Document d’Initialisation du Projet.

Entrées

• Le déclencheur est “Autorisation d’Initier le Projet” qui vient du Comité de Pilotage.
• L’Exposé du Projet provient du processus EP. Les informations de l’Exposé du Projet seront étendues et complétées et feront partie du DIP.
• Le Plan de la Séquence d’Initialisation provient du processus EP.

Résultats

• 4 documents de Stratégie : Qualité, Configuration, Risques and Communications (DIP).
• Structure de l’Equipe de Management du Projet et les Descriptions des Rôles (DIP).
• Le Plan de Projet qui inclus toutes les Descriptions de Produits (DIP).
• Le Cas d’Affaire qui est la responsabilité de l’Exécutif, assisté probablement par Chef de Projet, et qui fournit les informations pour justifier le projet (DIP).
• Un aperçu des contrôles du projet (DIP).
• Le Plan de Revue des Bénéfices est un aperçu des bénéfices attendus et leur période de réalisation avant et après le projet, et qui en est le responsable (Utilisateur Principal)
• Note: Le Plan de la 1ere Séquence (de livraison) est créé dans le processus Gérer une Limite de Séquence (LS), et non pas dans IP.

Rôles and Responsabilités

• Comité de Pilotage
  • Approuve toutes les composantes du Document d’Initialisation de Projet
• Exécutif
  • Crée le Cas d’Affaire
• Utilisateur Principal
  • Fournit les informations et ressources pour les Descriptions de Produit.
  • Fournit les informations pour le Plan de Revue des Bénéfices.
• Fournisseur Principal
  • Approuve certaines les composantes du DIP (ex: Plan du Projet).
  • Fournit les ressources pour aider à la planification.
• Assurance Projet
  • Effectue la revue de la plupart des informations du DIP.
• Chef de Projet
  • Crée la plupart des documents requis pour le DIP.
  • Crée le Plan de Revue des Bénéfices.
• Chef d’Equipe
  • Assiste dans la Planification (Découpage, Estimation, etc.).