Clore le Projet

Jetons un coup d’œil à ce que vous allez apprendre dans le processus de Clôture du Projet. Tu vas apprendre:

• Le but et les objectifs du processus de PC.
• Le contexte du processus de PC par rapport au reste du projet.
• Les entrées et sorties processus CP.

But

Le but du processus de clôture d’un projet est de fournir un point fixe pour vérifier que le projet a atteint ses objectifs et que les produits ont été acceptés.

Objectif

Les objectifs du processus de clôture d’un projet sont les suivants:

• Vérifier l’acceptation par les utilisateurs des produits du projet.
• S’assurer que les produits peuvent être pris en charge après la dissolution du projet.
• Examiner le rendement du projet. Cela se fait en comparant le projet aux documents de référence.
• Évaluer les avantages déjà réalisés et planifier les examens des avantages qui seront réalisés une fois le projet terminé.
• Aborder les enjeux et les risques ouverts avec un suivi des recommandations d’action.

Ces informations sont ensuite communiquées au Comité de projet, car c’est le Comité de projet qui clôt le projet; Le chef de projet ne fait que préparer le projet pour à la fermeture. Comme vous pouvez le deviner, c’est le gestionnaire de projet qui réalise toutes les activités du processus de clôture d’un projet.

Contexte

Les projets peuvent tout naturellement être fermés lorsque tout le travail a été fait, ou le Conseil du projet peut demander une fermeture prématurée.

Si vous regardez le diagramme du modèle de processus, vous verrez que le processus de clôture d’un projet est le dernier processus au niveau de la gestion et donc le dernier processus sur lequel le gestionnaire de projet doit travailler. Il est bon de se rappeler que le processus de clôture d’un projet est la dernière partie de la dernière étape du projet.

Le projet devrait avoir une fin claire avec un transfert correct d’information et de responsabilité. Une fin claire du projet signifie ce qui suit:

• Vérifier que les objectifs initiaux ont été atteints.
• Transférer la propriété des produits au client.
• Identifier tous les objectifs non atteints pour qu’ils puissent être traités à l’avenir.
• Dissoudre l’équipe du projet et veiller à ce que les coûts ne puissent plus être engagés par le projet.

Le chef de projet prépare le projet à être fermé et fournit les informations nécessaires au comité de projet. C’est le Comité de projet qui prend alors la décision de fermer le projet. En fait, ils l’appellent «Autoriser la fermeture du projet».

Les Activités de Clôture de Projet

Il y a 5 activités dans le processus de clôture d’un projet pour le gestionnaire de projet et elles sont:

• Préparation de la fermeture prévue:
  • Confirmer l’achèvement et l’acceptation des produits.
• Préparation de la fermeture prématurée (optionnelle):
  • Fait au lieu de «Préparer la clôture planifiée» à la demande du Comité du projet.
• Passation des produits:
  • Transmettre les produits au client, comme décrit dans le document Stratégie de gestion de la configuration.
• Évaluation du projet:
  • Comparer les objectifs du projet avec les données réelles et écrire le rapport final du projet.
• Recommander la fermeture du projet:
  • Envoyer une notification à la Commission du projet pour clore le projet

Entrées et Sorties du CP

Entrées du CP

• Comme vous pouvez le constater, il existe deux déclencheurs pour le processus de clôture d’un projet: une fermeture naturelle vers la fin du projet et une fermeture prématurée, qui provient du comité de projet.
• Tous les autres documents d’entrée sont utilisés (voir le diagramme), étant donné que le chef de projet doit créer un rapport de fin de projet et préparer le projet pour la fermeture.

Sorties CP

• Rapport sur les leçons apprises:
  • Cette information proviendra du journal des leçons apprises.
  • Ces leçons seront précieuses pour les projets futurs et seront données au Comité de projet.
• Recommandations pour les actions suivantes:
  • Ce sont des commentaires qui sont donnés aux personnes qui suivront les produits après la clôture du projet.
  • Les informations proviennent du journal des incidents (commentaires, demandes en suspens, etc.).
• CIR mis à jour (Enregistrements d’éléments de configuration):
  • Assurez-vous que tous les documents CIR du produit sont à jour.
• Notification de fermeture de projet:
  • Ceci est préparé par le gestionnaire de projet pour le comité de projet.
  • Le Comité du projet s’en servira pour aviser les intervenants que le projet est fermé.
• Mise à jour du plan d’évaluation des avantages sociaux:
  • Le gestionnaire de projet met à jour le plan pour planifier les examens des bénéfices qui devraient avoir lieu après la fermeture du projet. La direction de l’entreprise ou du programme fera le suivi de l’examen des bénéfices.
• Rapport de Fin du projet:
  • Il s’agit d’un rapport sur la performance du projet.
  • Le gestionnaire de projet utilisera le plan de projet, l’analyse de rentabilisation et la plupart des autres informations dans le PID de base pour créer ce rapport de fin de projet.

Demande à la Commission du projet

• Enfin, le chef de projet enverra une recommandation de clôture au comité de projet

CP Rôles and Responsabilités

• Gestionnaire du Projet
  • Créer ou mettre à jour tous les documents de gestion du CP.
  • Rapport de Fin du projet, rapport de leçons apprises, plan de revue des bénéfices, etc.
• Support Projet
  • Assister le Gestionnaire du Projet (documents CIR, tous les registres, etc.).