Les Processus

Le livre d’introduction à PRINCE2 :

• Donne une vision globale introductive du modèle de processus PRINCE2
• Montre la relation entre les processus et les thèmes
• Montre comment initier un projet et comment il évoluera d’un processus à un autre
• Explique quand, ou et par qui les documents importants sont crées
• Couvre les rôles de chef de projet et de Comité de Pilotage du Projet
• Explique de quelle façon le Comité de Pilotage du Projet pilote ceci
• Montre comment clôturer un projet standard

Le processus 7 PRINCE2 sont :

• Elaborer le Projet
• Initialiser le Projet
• Diriger le Projet
• Gérer une Limite de Séquence
• Contrôler une Séquence
• Gérer la Livraison du Produit
• Clore le Projet

Lancer un projet

Le déclencheur pour lancer un projet est le mandat. Comme vous pouvez le voir sur le diagramme, il est externe à l’équipe projet. PRINCE2 dit que le mandat de projet est créé par une personne de la direction de l’entreprise ou du programme.

Démarrage d’un projet (D) est le premier processus et il a les extrants principaux suivants, qui sont transmis au comité de projet :

• La charte du projet qui contient les grandes lignes du cas d’affaire
• La description du livrable final du projet (partie de la charte de projet)
• Le plan de la séquence d’initiation, qui est un planning de la séquence d’initiation

En bas du diagramme, vous pouvez lire le terme « Pré-projet ». Le processus D est considéré comme externe au projet. En effet, le projet ne commence qu’à partir de la première décision du Comité de Pilotage du Projet. Donc, le processus SU fournit l’information nécessaire au démarrage du projet.

La première décision du comité de projet

La toute première décision du Comité de Pilotage du Projet est de statuer sur le déclenchement de la phase d’initiation du projet.

Ceci est connu sous le terme « autoriser l’initiation ».Ils déterminent si le projet est pertinent (justifié par un besoin, viable et faisable), et vérifie et approuve le plan de la séquence d’initiation.

Calendrier

• Le processus d’initiation d’un projet peut être très court comparé à la durée de l’ensemble du projet.
• Cet exemple de projet dure 8 mois, mais la durée moyenne pour la phase d’initiation d’un projet est d’une semaine, donc le schéma ci-dessous n’est que pour donner un ordre d’idée. Ceci diffère d’un projet à un autre.

Processus initiation d’un projet/Séquence d’initiation

Après la première décision du Comité de Pilotage du Projet, le chef de projet utilise le plan approuvé de la séquence d’initiation pour l’exécution de celle-ci. Ceci est la première étape du projet.

La séquence d’initiation a les intrants principaux suivants, qui font partie du PID (documents d’initiation du projet) :

• Les 4 documents stratégiques (Risques, Qualité, Configuration et Gestion de la communication).
• Le document du cas d’affaire (qui est sous la responsabilité de la direction générale)
• Le Plan du Projet
• La description du produit
• Les contrôles du projet décrivant la façon avec laquelle le projet sera contrôlé
• Rôles & Responsabilités / Structure de l’équipe de gestion du projet

Une grande partie du travail sur cette séquence d’initiation du projet est facilitée par le Chef de Projet, avec le support de :

• La direction générale pour développer (optimiser) le cas d’affaire.
• Les représentants des utilisateurs, qui aideront dans la description du produit et les exigences qualité
• Des spécialistes (aussi connus en tant que « Experts Fonctionnel », ils aident pour le planning produit qui inclut la création des descriptions du produit et les estimations pour planning
• Le responsable des utilisateurs, est celui qui donne les informations sur les bénéfices attendus, mesurables et à quelle date (calendrier) leurs réalisations sont attendus. Ces données sont consignées dans le Plan de Revue des Bénéfices.

La deuxième décision du Comité de Pilotage du Projet

A la fin de la phase d’initiation, le Comité de Pilotage du Projet est prêt à prendre sa deuxième décision, qui est de confirmer si le projet est autorisé d’aller à la deuxième phase ; ils vont donner l’autorisation par phase à la fois. Ils revoir la plupart des informations dans les documents d’initiation du projet PID, surtout le cas d’affaire, qui inclut une vue d’ensemble des risques, bénéfices et informations concernant le ROI. Ils vont aussi revoir Plan du Projet et le Plan de la seconde phase du projet. Si le

Comité de Pilotage du Projet est d’accord, alors ils :

• Autorisent le Projet, donc le projet peut commencer.
• Autorisent la séquence suivante donc la première étape de livraison peut commencer.

Calendrier

• L’étape d’initiation est lors de laquelle la majeure partie des activités liées au processus d’initiation du projet sont exécutés. Ça dure plus longtemps que les processus de démarrage du projet et généralement dure pas aussi longtemps qu’une étape ordinaire mais encore, ceci diffère selon les projets.
• Dans l’exemple au-dessus, l’étape d’initiation dure 4 semaines, alors que l’étape d’après dure 8 semaines.

Contrôle d’une étape – 1ère étape de livraison

Le contrôle d’une étape est la phase pendant laquelle le Chef de Projet a le plus de travail au jour le jour à faire. Généralement, ils exécutent les activités suivantes :

• Donnent le travail aux Gestionnaires des équipes sous forme de lots de travaux, contrôle l’avancement de ceux-ci et acceptent les lots quand ils sont finis.
• Font continuellement la revue du statut de l’étape (où sommes-nous aujourd’hui par rapport au plan de l’étape en cours ?).
• Font des rapports réguliers au Comité de Pilotage du Projet
• S’informent et analysent les points bloquants et les risques, et les escalader si nécessaire
• Entreprendre des actions correctives pour résoudre les problèmes dans le périmètre de leurs champs d’action

Gérer la limite d’une séquence (LS)

Comme vous pouvez le voir dans le diagramme ci-dessous, le processus LS (Limite de Séquence) commence à la fin de la séquence et avant la fin du processus de contrôle de séquence. Les objectifs du processus Limite de séquence sont de préparer les informations suivantes pour le Comité de Pilotage de Projet :

• Le rapport de fin de séquence – savoir comment la séquence s’est déroulée par rapport au Plan de la Séquence
• Mise à jour du cas d’affaire et du Plan de Projet avec la valeur actualisée
• Plan de l’étape suivante – Un plan pour l’étape qui doit être approuvé
• Plan de revue des bénéfices – Contrôler et mettre à jour si attendus, les bénéfices réalisés ou non réalisés.

Décision du Comité de Pilotage du Projet =

À la fin de l’étape, le Comité de Pilotage du Projet va faire ce qui suit

• Faire la revue de l’étape en cours, principalement se basant sur le rapport de fin d’étape
• Comparer l’avancement actuel du projet avec le Plan de référence du Projet.
• Faire la revue du cas d’affaire pour contrôler la viabilité du projet ainsi que les informations sur les risques
• Contrôler le Plan de l’étape suivante, qui un plan d’exécution de l’étape suivante.
• Faire la revue du Plan de Revue des Bénéfices et comparer les bénéfices actuels attendus avec les bénéfices actuels réalisés.

La toute dernière action que le Comité de Pilotage du Projet fait est d’ « autoriser l’étape suivante » ce qui permet au Chef de Projet de passer l’étape de livraison suivante.

Calendrier

• Dans cet exemple, l’étape de livraison dure 8 semaines. Cela dépend, évidemment, du type de projet, nous reviendrons sur ce point dans le Chapitre réservé au planning.
• Nous évoquerons aussi la notion de « horizon du planning ».

Étapes de livraison suivantes =

Les projets peuvent avoir plus de 2 étapes qui sont séparés par des décisions du Comité de Pilotage du Projet, c’est le moyen pour le Comité de Pilotage du Projet de garder le contrôle sur le projet.

Comme vous pouvez le voir dans l’exemple, cette étape en cours suit le même mode de gestion que l’étape précédente. La différence principale entre ces deux étapes est le contenu des lots de travaux confiés aux équipes pour exécution.

Décision du Comité de Pilotage du Projet

Le Comité de Pilotage du Projet va effectuer les mêmes taches décrites pour la fin de l’étape précédente.

Calendrier

• Dans cet exemple, l’étape en cours est comparable à l’étape précédente, encore une fois, ceci dépend fortement du projet. Par exemple, s’il y avait un petit risque dans la deuxième étape de livraison et que le Comité de Pilotage du Projet a une grande confiance dans le Chef de Projet après l’avoir vu gérer la première étape, ils peuvent décider de rallonger la durée des étapes à 10 ou 12 semaines.

Dernière étape de livraison et clôture du Projet

Le projet va progresser jusqu’à la terminaison de toutes les étapes de livraison et il sera clôturé à la fin de la dernière étape. Astuce : « Le processus de clôture d’un Projet est toujours la dernière partie de la dernière séquence. »

Normalement vers la fin d’une étape, le processus de limites d’une étape est utilisé pour communiquer sur l’étape en cours et pour planifier l’étape suivante. Comme vous pouvez le voir dans le diagramme suivant, le processus de limites d’une étape n’est pas utilisé, mais le processus de clôture de projet commence presque à la fin du processus de contrôle d’étape. Le processus de clôture de Projet est ce que le Chef de Projet lance pour préparer la clôture du projet.

Les objectives du processus de clôture de Projet sont:

• Mise à jour du Plan Projet pour montrer ce qui a été livré et ce qui a été approuvé et à quelle date.
• Livrer les produits, obtenir l’acceptation, l’évaluation du projet et le Rapport de Fin de Projet.
• Si nécessaire, vérifier si les bénéfices attendus ont été réalisés et si le Plan de Revue des bénéfices a été mis à jour.

La dernière action que le Chef de Projet va faire dans le processus de Clôture de Projet sera de recommander la Clôture du Projet au Comité de Pilotage de Projet. Par conséquent, ce n’est pas le Chef de Projet qui prend la décision de clôturer le projet.

Décision du Comité de Pilotage du Projet

La dernière décision du Comité de Pilotage de Projet sera de clôture le projet. Ceci est nommé « Autorisation de Clôture de Projet.» Avant de prendre cette décision, ils vont faire la chose suivante :

• Faire la revue des documents de référence (Cas d’affaire et Plan de Projet) du PID avec les documents actuels pour analyser l’évolution du projet par rapport aux objectifs initiaux.
• Confirmer que les produits ont été acceptés et validés.
• Contrôler le rapport de leçons apprises et leurs prises en compte pour les futurs projets.
• Faire la revue du Plan de Revue des Bénéfices et comparer les bénéfices attendus à date et les bénéfices actuels.

Calendrier

Dans cet exemple, l’étape dure 9 semaines et le processus de Clôture de Projet s’étend sur une période de 2 semaines. Encore une fois, ceci diffère d’un projet à un autre et ces durées sont données à titre d’exemple.

Résumé de l’échéancier

Les objectifs de cet échéancier de Projet était de :

• Vous donner une idée d’un projet type.
• Vous donner une idée de la façon dont les processus sont liés dans un projet.
• Montrer à quel moment le Comité de Pilotage de Projet est impliqué dans le projet
• Montrer quels processus sont exécutes une seule fois et ceux qui sont récurrents.
• Montrer les liens entre les différentes étapes et que le processus de Clôture de Projet fait partie de la dernière étape.

Le diagramme de l’échéancier a montré aussi :

• Comment le projet est divisé en : Pré-projet, Initiation, Livraison et finalement Clôture.
• Quels processus sont exécutés une seule fois dans un projet, par exemple, le processus en bleu, comme le démarrage d’un projet, l’Initiation d’un projet et la Clôture d’un projet.