Management par exception

C’est un terme probablement nouveau pour les personnes débutant avec PRINCE2. Etant donné qu’il est important que vous le compreniez, je vais commencer par une explication simple, et ensuite vous donner la définition de PRINCE2. Quand il s’agit de facteurs tels que le temps, le coût et le périmètre, le Chef de Projet a une certaine marge de manoeuvre avant de prévenir le Comité de Pilotage d’un éventuel problème (exemple : les coûts peuvent changer de ±10%). Si le problème est petit, et reste dans la marge de tolérance (exemple une augmentation des coûts de 2% - inférieure à la limite de 10%), alors le Chef de Projet peut s’en occuper sans avoir à alerter le Comité de Pilotage, et leur prendre du temps.

Le Management par Exception est utilisé à chaque niveau de l’organisation du projet, pour gérer le niveau en dessous. La couche subalterne ne doit notifier la couche de management supérieure que dans le cas d’un gros incident en dehors de leur marge de tolérance. Le nom PRINCE2 d’un gros incident est Exception, qui signifie que l’incident est en dehors de la marge de tolérance convenue.

Maintenant, imaginez que vous siégez au Comité de Pilotage. Si tout se passe bien, vous n’entendrez le Chef de Projet, que pour les rapports réguliers durant une séquence et à la fin de la séquence, sauf s’il y a une exception, d’où le terme de Management par Exception. La définition PRINCE2 du Management par Exception est la suivante : Un projet PRINCE2 comporte des tolérances définies pour chaque objectif du projet en vue d’établir les limites de l’autorité déléguée.

PRINCE2 liste 6 tolérances qui peuvent être établies:

• Temps
• Coût
• Qualité
• Périmètre
• Risques
• Bénéfices

Je ne donnerai que des exemples pour la Qualité, le Périmètre, les Risques et les Bénéfices, car le Temps et les Coûts sont plus faciles à comprendre.

• Tolérance de Qualité : Vous fabriquez un nouveau GSM (terme commun pour désigner les téléphones mobiles en Europe), et vous voulez un clavier qui durera 7 ans pour un usage moyen, avec une tolérance de ±5%.
• Tolérance de Périmètre : Les exigences pour un nouveau GSM seront classées en exigences ‘Obligatoire’ ou ‘Attractive’. Le projet peut décider quelles exigences ‘Attractive’ seront incluses, mais devra contenir toutes les exigences ‘Obligatoire’.
• Tolérance de Risque : Encore un exemple sur le GSM. Il y aura une tolérance établie pour les risques, et si vous êtes au courant de quelque chose au dessus ce niveau, vous alerterez le Comité de Pilotage. Exemple: Vous apprenez que le risque est maintenant très élevé, qu’un de vos fournisseurs ne puisse pas vous livrer des appareils photo 5 megapixel avec les spécifications d’intégration correctes. Ceci peut être la cause de plusieurs problèmes dans votre projet.
• Tolérance des Bénéfices : Un bénéfice est une amélioration mesurable résultant du projet, pour une ou plusieurs parties prenantes. Ce sont les bénéfices pour les parties prenantes du projet. Par exemple une augmentation des parts de marché de 5%, ou la création d’un nouveau segment de marché profitable. Une question posée tout au long du projet est : “Le projet est-il toujours en bonne voie pour réaliser les bénéfices attendus ?”

Pour résumer : le Management par Exception fournit aux couches de management supérieures, un moyen de gérer et contrôler les couches de management subalternes, sans avoir à être dérangés pour de petits incidents.