Qu'est-ce que PRINCE2 ?

Le manuel officiel PRINCE2 pour les Chefs de Projet est : “Réussir le Management de Projets avec PRINCE2”. C’est un excellent manuel de référence qui s’adresse aux :

• Chefs de Projet expérimentés désireux d’apprendre PRINCE2.
• Chefs de Projet désireux d’avoir un manuel de référence pour PRINCE2.

Ce Manuel de Formation PRINCE2 Foundation est différent du manuel officiel PRINCE2 par les critères suivants :

• Il est focalisé sur le programme de l’exam PRINCE2 Foundation.
• C’est plus un manuel de formation qu’un manuel de référence.
• Les termes PRINCE2 sont expliqués avec des exemples, ce qui permet d’en faciliter la compréhension.
• Le Manuel est rédigé de façon à être compris dès la première lecture.
• Nous fournissons plusieurs exemples de documents de management.
• Un aperçu d’une chronologie de projet est fourni, pour vous aider à comprendre comment un projet est divisé.
• Des questions à la fin de chaque chapitre vous permettent de tester vos connaissances.
• Disponible en au format PDF (plus simple pour rechercher et trouver l’information dont vous avez besoin).

Pour résumer, si vous voulez apprendre PRINCE2 et vous préparer pour l’examen PRINCE2 Foundation, alors utilisez ce manuel de formation. Si vous recherchez un très bon guide de référence, alors utilisez le manuel officiel PRINCE2 “ Réussir le Management de Projets avec PRINCE2”.

Que sont les Projets ?

Les projets sont vus comme étant un moyen d’introduire des changements, et donc sont uniques par nature. Ceci veut dire que deux projets identiques ne peuvent être réalisés. Certains d’entre vous pourraient penser que dans leur entreprise, les mêmes projets sont réalisés à répétition. Et bien, s’ils sont exactement les mêmes, alors c’est ce qu’on appelle des processus, et les processus qui se répètent sont appelés “business as usual” ou “opérations”.

Commençons par une définition plus générale d’un projet. J’ai trouvé celle ci sur Wikipédia :

Un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une « équipe projet » sous la responsabilité d’un chef de projet dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée.

J’aime cette définition, elle est concise et facile à comprendre. Elle mentionne les termes “ensemble d’activités,” “but”, “besoin défini” et “délais fixés et budget alloué.”

Voici une autre définition de projet :

Un effort temporaire exercé dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

Ceci ressemble à quelque chose sorti tout droit de StarTrek, mais en réalité c’est la définition donnée par le “Corpus des Connaissances en Management de Projet” (Guide PMBOK).

Qu’en est-il de PRINCE2 ? Voici une citation du manuel de référence :

“Un projet est une organisation temporaire créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d’entreprise conformément à un Cas d’Affaire convenu.”

Vous n’avez peut-être pas compris, puisqu’il faudrait d’abord connaître un peu plus à propos de PRINCE2. Ca prendra plus de sens quelques minutes après que j’ai expliqué la signification des mots tels que organisation temporaire et Cas d’Affaire, qui apparaissent dans la définition.

Le mot organisation réfère à l’équipe de projet, les personnes impliquées dans le projet, et comment ils interagissent les uns avec les autres. Chaque projet à un début et une fin définis, donc il est temporaire. Souvenez-vous, les projets qui semblent se reproduire indéfiniment sont appelés “opérations” ou “business as usual” et ne sont pas des projets (ex: maintenance d’une application logicielle).

Le Cas d’Affaire est un des documents qui existent dans un projet PRINCE2. Il comporte des informations telles que les raisons pour effectuer le projet, les bénéfices, les coûts, les délais et les calculs du Retour Sur Investissement.

Pourquoi une Méthode de Gestion de Projet ?

La Gestion de Projet porte sur la planification, la délégation, le suivi et le contrôle du projet. En d’autres termes, l’administration du projet. Le rôle du Chef de Projet, est de réaliser les objectifs du projet dans les cibles définies de la durée, des coûts, de la qualité, du périmètre, des bénéfices et des risques.

Regardons quelques choses typiques qui peuvent mal tourner sur un projet :

• Exemple de Projet: Une nouvelle maison
• Informations de base :
  • Des sous-traitants sont employés pour effectuer du travail spécialisé (chauffage, électricité, etc.)
  • Comme vous pouvez l’imaginer, il pourrait être nécessaire de gérer ces sous-traitants.
• Scénario 1:
  • Vous constatez une semaine avant l’arrivée des plombiers, qu’ils pourraient être retardés d’un mois.
• Résultat de ce scénario
  • La plupart du travail planifié en sera affecté.
  • Il sera difficile de reprogrammer les autres sous-traitants.
  • Vous pouvez être obligés de payer une partie de leurs coûts (conditions actuelles de contrat).
• Scénario 2:
  • Pendant la pose des nouveaux cadres de fenêtre, vous pouvez réaliser que l’espace alloué est trop petit.
• Résultat
  • Encore une fois, cela peut affecter le reste du projet et le dérouter.

Vous pouvez donc ressentir ici le besoin d’une personne (i.e. le Chef de Projet) pour planifier et surveiller le travail, faire de nombreuses vérifications et validations, gérer les risques, gérer les incidents lorsqu’ils apparaissent, identifier les endroits pour réduire les coûts, etc.

D’autres causes courantes d’échec de projets sont :

• Définitions de produits insuffisantes au départ, résultant au développement de produits inadéquats.
• Manque de communication, qui peut générer un nuage gris sur le projet.
• Mauvaise estimations des délais et des coûts, qui peuvent ruiner le projet.

Ainsi, j’espère que vous réalisez la nécessité d’avoir une bonne méthode de Management de Projet.

Es cinq caractéristiques d’un projet

Les projets ont un certain nombre de caractéristiques, qui les différencient des opérations (processus répétitifs) ou business as usual.

• Changement: Les projets sont une source de changements. Exemple: A nouveau site de vente en ligne, changera la façon dont les clients font leurs achats.
• Temporaire: Un projet doit toujours avoir une date de début et une date de fin, et s’arrête dès que les produits requis sont créés. Le processus de maintenance d’un produit, commence après la fin du projet, et n’en fait donc pas partie.
• Pluri-Disciplinaire: Un projet rassemble des personnes de différents métiers, de différent niveaux d’expérience, pour travailler ensemble pendant toute sa durée.
• Unique: Chaque projet est unique, car il contient toujours quelque chose de différent. Exemple: Construire une 4eme maison peut se révéler différent pour les raisons suivantes : l’emplacement est différent, il y a des différences mineures dans la conception, les propriétaires sont différents et désirent peut-être changer quelques équipements.
• Incertitude: Parce qu’ils sont uniques, les projets contiennent des incertitudes, car on est jamais sûr à 100% que tout va se passer comme prévu. Pour continuer avec l’exemple précédent, les propriétaires peuvent continuellement changer d’avis, quelques uns de leurs choix d’équipement peuvent ne pas être livrés à temps, les températures peuvent changer, etc.

Ce sont les cinq caractéristiques d’un projet.

Qu’est ce que PRINCE2 ?

PRINCE2 est une méthode générique de Gestion de Projet, applicable sur tout type de projet, d’un projet de 1 ou 2 jours pour une émission TV telle que “The Apprentice” (une émission TV populaire au Royaume-Uni et aux Etats-Unis), à l’achat d’une entreprise ou même la construction du stade principal pour les Jeux Olympiques de Londres 2012.

PRINCE2 prône une séparation de la couche de management et de la couche d’exécution, pour créer les produits du projet (produits spécialistes). De ce fait, une même couche de management peut être utilisée pour différents types de projets. La Couche de Management se rapporte à l’organisation du projet : le Comité de Pilotage, le Chef de Projet, les Equipes. Vous y verrez plus clair lorsque nous aborderons le modèle de processus plus tard.

Un projet PRINCE2 doit inclure tous les 7 principes. Ils seront abordés et expliqués dans l’un des chapitres suivants. Ces 7 principes sont :

(Note: Ne vous inquiétez pas si vous ne comprenez pas le sens de ces termes pour le moment.)

• Justification Continue (pour l’entreprise)
• Leçons Tirées de l’Expérience
• Rôles et Responsabilités (Définis)
• Management par Séquences
• Management par Exception
• Focalisation sur les Produits
• Adaptation à l’environnement du projet

Six variables / six cibles de performance

Les 6 variables / cibles de performance sont : les Délais, les Coûts, la Qualité, le Périmètre, les Bénéfices et les Risques. On peut aussi dire que ce sont les six aspects de performance à gérer pendant la durée d’un projet.

Sur l’exemple de tableau de bord suivant, il y a un moniteur sur chacune des cibles de performance, et le Chef de Projet les surveillera pendant la durée du projet.

• Délai: La question à poser est, “Quand est-ce que le projet sera terminé ?”
• Coût: Les projets doivent donner un retour sur investissement. Donc la question à poser est : Est-ce que les coûts sont sous contrôle ? Sommes-nous dans le budget ?
• Qualité: Est-ce que le produit sera utilisable à la fin du projet (en d’autres termes conforme aux attentes) ? Les produits passent-ils leurs contrôles de qualité ?
• Périmètre: Le périmètre est-il bien défini et clair pour toutes les parties prenantes ? Le Chef de Projet doit prendre des précautions pour éviter les écarts (dérives) de périmètre, permettant d’ajouter de nouvelles exigences en cours de projet.
• Bénéfices: Pourquoi faisons-nous ce projet et quels en sont les bénéfices ? Les bénéfices doivent être connus, clairs et mesurables, et doivent être délivrés.
• Risques: Tous les projets sont uniques, et donc contiennent des risques. Quelle quantité de risque peut-on accepter et comment peut-on les gérer ? Par exemple, dans un projet de construction de maison, que se passera t’il si l’un des sous-traitants ne vient pas ?

PRINCE2 est axée sur la planification, la délégation, le suivi et le contrôle de toutes les six variables du projet (cibles de performance). Le PMBOK utilise l’expression “6 contraintes concurrentes de Projet”

Structure de PRINCE2 (Eléments)

Selon le manuel officiel, la méthode PRINCE2 est constituée de 4 parties principales appelées Eléments (ou Eléments Intégrés). Ces éléments sont :les Principes, les Thèmes, les Processus et l’Adaptation. Vous pouvez utiliser la structure de ce manuel pour vous aider à vous en souvenir. D’abord vous avez les Principes, ensuite les Thèmes, puis les Processus et finalement, le dernier chapitre qui porte sur l’Adaptation.

Structure de PRINCE2

• Principes: Selon PRINCE2, chaque projet doit appliquer les 7 principes PRINCE2 (en d’autres termes, les “meilleures pratiques” ou bonnes caractéristiques de projet).
• Thèmes: Les Thèmes sont les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés en permanence pendant la durée du projet, Exemple : le Cas d’Affaire, l’Organisation, la Qualité, le Changement, etc.
• Processus: Ils fournissent des informations sur les activités à entreprendre pendant la durée du projet et par qui. Ils répondent aussi à la question : “Quels produits doivent être créés et quand doivent-ils être créés ?”
• Adaptation: Elle répond à l’une des questions fondamentales des Chefs de Projet : “Quelle est la meilleure manière d’appliquer PRINCE2 dans mon projet ou l’environnement de mon projet ?”

Bénéfices de l’utilisation de PRINCE2

Comme vous pouvez l’imaginer, l’utilisation d’une méthodologie de Gestion de Projet comporte plusieurs avantages. Cela s’applique aussi à PRINCE2. J’en listerai quelques uns ci-dessous. Il n’est pas nécessaire de les retenir, mais c’est important d’en être au courant. Je fournirai aussi quelques exemples, partout où cela sera nécessaire.

• Bénéfice 1: Meilleure Pratique: depuis plus de 30 ans, PRINCE2 a été utilisée sur plusieurs milliers de projets, et ne cesse de s’améliorer grâce à l’expérience tirée de ces projets. Ainsi, tous les retours, les suggestions, le savoir tiré d’autres méthodes et les discussions, ont contribué à faire de PRINCE une meilleure pratique.
• Bénéfice 2: PRINCE2 peut s’appliquer à tous type de projet. Cela signifie qu’on peut utiliser PRINCE2 pour de petits projets comme l’organisation d’une réunion, ainsi que pour de grands projets comme la gestion d’une campagne électorale, l’organisation d’une conférence, la construction d’un pont ou encore le développement d’un système informatique.
• Bénéfice 3: PRINCE2 fournit une structure de “Rôles et Responsabilités”. Toute personne dans une équipe de projet, doit savoir ce qui est attendu d’elle, et ce qu’elle peut attendre des autres. C’est d’autant plus vrai pour les Chefs de Projet, dont le devoir est de s’assurer que les tâches sont réalisées conformément aux prévisions.
• Bénéfice 4: PRINCE2 est focalisé sur le produit; ce qui veut dire que le produit est bien défini au début du projet, et connu de toutes les parties prenantes. De cette manière, tout le monde à la même vision de ce sur quoi ils travaillent, et du produit attendu.
• Bénéfice 5: PRINCE2 utilises le Management par Exception. Cela permet au Chef de Projet de gérer certaines incidences, mais une fois qu’une incidence dépasse une certaine limite de tolérance, elle devient une exception. Elle sera donc remontée à la prochaine couche supérieure de management. On peut dire que le Management par Exception permet aux couches supérieures de management de gérer les couches de management subalternes.
• Bénéfice 6: PRINCE2 évalue en permanence la viabilité du projet par rapport au Cas d’Affaire, pendant la durée du projet. Si par exemple, à un moment donné, le retour sur investissement espéré n’est plus probable, alors le projet devra être arrêté.

Vous découvrirez d’autres bénéfices au fur et à mesure de ce cours.

Quel est le rôle d’un Chef de Projet ?

Vous devez déjà avoir une bonne idée du rôle d’un Chef de Projet. Mais très souvent, des Chefs de Projet se retrouvent en train de réaliser beaucoup de tâches dans le but de garder leurs projets sur la bonne voie. Cela peut sembler être une bonne idée au départ, mais sur le long terme, ils finissent par ne plus gérer le projet.

Pour commencer, il y a un projet à réaliser, et donc un Plan de Projet doit être créé. C’est généralement l’une des premières tâches du Chef de Projet au début du projet. Il crée avec l’aide d’experts un plan, et cette activité contient des tâches telles que : diriger un atelier de planification, définir les produits, les activités et les dépendances, estimer les ressources requises, programmer ces activités, et définir les rôles et responsabilités.

L’objectif principal du Chef de Projet est de s’assurer que le projet progresse en accord avec le plan. Il vérifie les tâches terminées, obtient les signatures et validations, confirme que les tâches suivantes peuvent commencer, ainsi de suite. En d’autres termes, le Chef de Projet suit comment le travail évolue par rapport au plan.

Surveiller les 6 variables / cibles de performance

Le Chef de Projet doit aussi surveiller constamment les 6 variables introduites plus haut, qui font partie de tout projet. Ce sont les Délais, les Coûts, la Qualité, le Périmètre, les Bénéfices et les Risques.

Gérer les Problèmes

Le Chef de Projet doit aussi traiter les problèmes quand ils surviennent. Dans le cas de petits problèmes, il peut le gérer lui-même (ex: obtenir d’un fournisseur de travailler un jour supplémentaire, afin de régler un problème, et remettre le projet sur la bonne voie). Si un problème dont la résolution est au-delà de la tolérance accordée pour la séquence survient, il sera remonté au Comité de Pilotage, par le Chef de Projet.

Accélérer le projet

Une autre tâche du Chef de Projet qui est souvent oubliée, est de chercher des opportunités pour accélérer le projet et réduire les coûts, sans compromettre les objectifs du projet.

Pour finir, je recommande aux Chef de Projet, de prendre le temps nécessaire pour définir et convenir des Rôles et Responsabilités, au début du projet. Dépendamment de votre entreprise, vous aurez besoin de bonnes compétences personnelles pour le faire. Ce sera bénéfique pour le projet, et ça empêchera certaines parties prenantes de refiler leur travail et leurs responsabilités au Chef de Projet.