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Progreso

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Entendemos por Progreso la verificación y control del punto actual en que nos encontramos en el proyecto en comparación a lo planificado. La verificación y control se realizan para el Plan de Proyecto, Plan de la Fase y los Paquetes de Trabajo.

Propósito

El propósito de la información en la temática Progreso se puede explicar en tres partes:

El Progreso trata de verificar el progreso en comparación a lo planificado, verificando la viabilidad del proyecto y controlando cualquier desviación.

Principios representados en la Temática Progreso

Tres de los siete principios se reflejan en la Temática Progreso:

¿Qué son los Controles de Progreso?

Los Controles de Progreso se utilizan por los diferentes niveles de gestión para controlar el progreso del nivel inferior. Por ejemplo, la Junta de Proyecto quiere controlar el progreso del Project Manager o el Project Manager al Equipo del Proyecto que crea el producto.

El nivel superior puede hacer lo siguiente:

¿Qué son las Excepciones y Tolerancias?

Una Excepción es una situación en la que puede preverse que habrá una desviación que exceda los límites de tolerancia acordados.

Las Tolerancias son las desviaciones por fuera de los objetivos del plan. Por ejemplo: el proyecto tiene que durar 6 meses, con una tolerancia de ± 1 mes. Los niveles de tolerancia se pueden establecer para las 6 áreas, ejemplo: tiempo, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos. También se conocen como las variables del proyecto.

Pregunta: ¿Cuál piensas que sería el resultado si no se utilizan tolerancias en el proyecto entre los niveles de Junta de Proyecto y Project Manager?

Respuesta: En ese caso, el Project Manager elevaría cualquier cuestión a la Junta de Proyecto, por lo éstos terminarían trabajando 8 horas al día, con mucho trabajo o haciendo todo el trabajo del Project Manager.

Recuerda que las personas que forman la Junta de Proyectos son personas ocupadas por lo tanto no queremos quitarles mucho tiempo. Establecer tolerancias permite al Project Manager manejar cuestiones menores y molestar a la Junta de Proyecto únicamente cuando existan cuestiones mayores (mayor eficiencia en el uso del tiempo de la Junta de Proyecto).

Ejemplo de Tolerancia: Un proyecto de 6 meses con una tolerancia de ±1 mes. Si se prevé que el proyecto se demorará una semana más, el Project Manager puede manejar esta cuestión y no elevarla. Pero si se prevé que el proyecto se demore dos meses más, entonces deberá elevarlo a la Junta de Proyecto. Esto permite un eficiente uso del tiempo de la Junta de Proyecto.

¿Cuál es el enfoque PRINCE2 para el Progreso?

El Progreso trata de verificar el progreso real en comparación con el desempeño de los objetivos de tiempo, costo, alcance, calidad, beneficios y riesgos.

PRINCE2 realiza el control principalmente de 4 formas:

Al inicio del proyecto se decidirá cómo se realizarán estos controles. La decisión se documentará en Documento de Inicio del Proyecto (PID) bajo el título de Progreso.

Delegando autoridad de un nivel al otro

Básicamente consiste en que cada nivel controla al nivel inferior. El diagrama 11.1 Delegación de tolerancias e informe del progreso, muestra cómo funciona.

Dirección Corporativa o del Programa

La Junta de Proyecto

El Project Manager

El Team Manager

¿Cuáles son los 3 controles de la Junta de Proyecto?

La Junta de Proyecto dispone de 3 controles principales para gestionar los niveles inferiores.

Autorizaciones

Actualizaciones sobre el progreso

Excepciones y Cambios

¿Cuáles son los 3 controles del Project Manager?

Tienen los mismos nombres que para la Junta de Proyecto, con la diferencia que se encuentran al nivel de gestión del Project Manager. Los tres controles son 1) Autorizaciones, 2) Actualización del progreso y 3) Excepción y cambios.

Uso de las Fases de Gestión para el Control

Las Fases de Gestión son divisiones del proyecto con puntos de decisión entre cada fase para la Junta de Proyecto. Una Fase de Gestión es una colección de actividades para producir los productos, gestionada por el Project Manager.

¿Por qué son importantes las Fases de Gestión para la Junta de Proyecto?

Como puedes ver, las fases son importantes para la Junta del Proyecto. Además, con la ayuda de las tolerancias, pueden dar autoridad para el desempeño del día a día al Project Manager.

¿Existe un número mínimo de fases para el proyecto?

El número mínimo de fases para un proyecto son dos:

Incluso para proyectos de 2 días, puedes disponer de una hora la primera mañana para decidir qué se realizará, cómo lo realizarás, quién es responsable de cada cosa, y otros detalles. El resto del tiempo estarás creando los productos en la 2da fase.

¿Cómo decidir el número de fases?

Esto depende de una serie de cuestiones, como puedes ver se trata de encontrar un equilibrio. Puedes comenzar considerando lo siguiente:

¿Qué longitud debería tener una fase en PRINCE2?

La consideración principal a tener en cuenta es el nivel de riesgo y de complejidad. Si el nivel de riesgo y de complejidad es alto, entonces lo mejor es mantener fases cortas. En cambio si este nivel es bajo y ya realizaste un proyecto similar, entonces las fases

pueden ser más largas.

PRINCE2 menciona los siguientes puntos a tener en cuenta a la hora de decidir la longitud de la fase:

¿Qué son las Fases Técnicas?

Las fases técnicas es la forma en la que trabajan la mayoría de las compañías y los equipos de trabajo. La mejor forma de comprender esto es observando cómo se diferencian de las Fases de Gestión, y para ello empleare los diagramas que se encuentran a continuación.

Control basado en eventos y Control basado en tiempo

Todos los controles en PRINCE2 se pueden dividir en dos clases: basados en tiempo y basados en eventos.

Los controles basados en eventos tienen lugar cuando algo sucede, en otras palabras, cuando ocurre un evento en el proyecto; por ejemplo: al final de una fase, al completarse la DIP, cuando una fase excede una la tolerancia, al final del proyecto o cuando hay una solicitud de cambio. Todos estos eventos generan documentos como el Informe de Final de Fase, Informe de Excepción e Informe de Cuestiones.

Los controles basados en tiempo tienen lugar a intervalos periódicos pre-definidos. Por ejemplo: el Project Manager acordará con la Junta de Proyecto para enviarle un Informe de Desarrollo cada dos semanas, además de acordar con el Team Manager para enviar un Informe del Punto de Revisión cada semana. Los controles basados en tiempo no necesitan la ocurrencia de un evento.

Capturando e informando lecciones

Uno de los principios PRINCE2 establece que el equipo del proyecto tiene que aprender de la experiencia. Durante el proyecto se deben buscar, registrar y ejecutar lecciones. PRINCE2 utiliza el término “buscar” para asegurar que todos los integrantes del proyecto verifiquen las lecciones previas. Cualquier experiencia útil se debería registrar en el Archivo sobre las lecciones.

Las lecciones pueden ser sobre cualquier tema que pueda contribuir al proyecto. Esto incluye mejores formas de comunicación, de gestionar a los proveedores, así como que ciertos documentos deberían adaptarse a un determinado tipo de proyectos, o a qué especialistas de productos solicitar ayuda cuando se está armando la Estructura Jerárquica de Productos. Durante el proyecto el Project Manager se encarga de agregar las lecciones al Archivo sobre las lecciones.

Informe sobre las lecciones: el informe sobre las lecciones aprendidas se utiliza para documentar lecciones que pueden ser valiosas para futuros proyectos. El Informe de Lecciones aprendidas se confecciona al final del proyecto durante el proceso de cierre. En Proyectos extensos, este documento se puede confeccionar durante el proyecto, por ejemplo durante el proceso de gestión de límites de fases.

Informes

Informe del Punto de Control

El Team Manager utiliza el Informe del Punto de Control para informar al Project Manager. Incluye la información del progreso del trabajo realizado en comparación al Plan del equipo acordado. El Project Manager y el Team Manager acordarán la frecuencia de estos informes en la entrega de los Paquetes de Trabajo.

Informe de Desarrollo

El Project Manager utiliza el Informe de Desarrollo para informar a la Junta de Proyecto del estado de la fase actual en comparación al Plan de Fase. Es importante mencionar que este informe no debe ser extenso, con 1 o 2 páginas es suficiente, ya que debe resaltar los puntos más relevantes.

El Informe de Desarrollo permite a la Junta de Proyecto la gestión por excepción entre los finales de cada fase, al tener concoimiento de las tolerancias acordadas con el Project Manager en el Plan de Fase. El Informe de Desarrollo debería informar sobre el estado actual de las tolerancias de tiempo, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos.

El Informe al Final de Fase

El Project Manager confecciona este documento hacia el final de la fase, comparando el desempeño de la fase con el Plan de Fase.

Informe al Final del Proyecto

El Project Manager confecciona este documento hacia el final del proyecto durante el proceso de cierre. Luego la Junta de Proyecto lo utiliza para evaluar al proyecto antes de autorizar el cierre.

¿Qué significa plantear una excepción?

Esto es fácil de comprender, además se encuentra relacionado con el principio de “Gestión por Excepción”. La mejor forma de explicarlo es con la siguiente pregunta: “¿cuándo se plantea (eleva) una excepción y quién lo hace?

Una excepción se plantea cuando se excede una tolerancia acordada o se prevé que se excederá. Se dice que se eleva, porque una excepción

se plantea alertando al nivel superior al tuyo.

Roles y Responsabilidades del Progreso

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Juan Luis Vila Grau