Progreso

Entendemos por Progreso la verificación y control del punto actual en que nos encontramos en el proyecto en comparación a lo planificado. La verificación y control se realizan para el Plan de Proyecto, Plan de la Fase y los Paquetes de Trabajo.

Propósito

El propósito de la información en la temática Progreso se puede explicar en tres partes:

• Para establecer cómo realizar el seguimiento y luego comparar los logros reales contra los planificados durante el proyecto.
• Proporcionar una previsión para los objetivos del proyecto y la viabilidad continua del mismo.
• Ser capaz de controlar cualquier desviación inaceptable.

El Progreso trata de verificar el progreso en comparación a lo planificado, verificando la viabilidad del proyecto y controlando cualquier desviación.

Principios representados en la Temática Progreso

Tres de los siete principios se reflejan en la Temática Progreso:

• Gestión por fases: la Junta de Proyecto utiliza las fases como puntos de control.
• Justificación Comercial Continua: continuamente verificando que el proyecto vale la pena.
• Gestión por Excepción: las tolerancias se utilizan para gestionar el nivel inferior.

¿Qué son los Controles de Progreso?

Los Controles de Progreso se utilizan por los diferentes niveles de gestión para controlar el progreso del nivel inferior. Por ejemplo, la Junta de Proyecto quiere controlar el progreso del Project Manager o el Project Manager al Equipo del Proyecto que crea el producto.

El nivel superior puede hacer lo siguiente:

• Controlar el progreso real en comparación con lo planificado.
• Evaluar los planes con las previsiones.
• Detectar problemas e identificar riesgos.
• Iniciar acciones correctivas para corregir cuestiones (el Project Manager puede asesorar).
• Autorizar trabajos futuros a realizar. Ejemplo: la Junta de Proyecto puede autorizar la próxima fase mientras que el Project Manager puede autorizar el próximo Paquete de Trabajo.

¿Qué son las Excepciones y Tolerancias?

Una Excepción es una situación en la que puede preverse que habrá una desviación que exceda los límites de tolerancia acordados.

Las Tolerancias son las desviaciones por fuera de los objetivos del plan. Por ejemplo: el proyecto tiene que durar 6 meses, con una tolerancia de ± 1 mes. Los niveles de tolerancia se pueden establecer para las 6 áreas, ejemplo: tiempo, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos. También se conocen como las variables del proyecto.

Pregunta: ¿Cuál piensas que sería el resultado si no se utilizan tolerancias en el proyecto entre los niveles de Junta de Proyecto y Project Manager?

Respuesta: En ese caso, el Project Manager elevaría cualquier cuestión a la Junta de Proyecto, por lo éstos terminarían trabajando 8 horas al día, con mucho trabajo o haciendo todo el trabajo del Project Manager.

Recuerda que las personas que forman la Junta de Proyectos son personas ocupadas por lo tanto no queremos quitarles mucho tiempo. Establecer tolerancias permite al Project Manager manejar cuestiones menores y molestar a la Junta de Proyecto únicamente cuando existan cuestiones mayores (mayor eficiencia en el uso del tiempo de la Junta de Proyecto).

Ejemplo de Tolerancia: Un proyecto de 6 meses con una tolerancia de ±1 mes. Si se prevé que el proyecto se demorará una semana más, el Project Manager puede manejar esta cuestión y no elevarla. Pero si se prevé que el proyecto se demore dos meses más, entonces deberá elevarlo a la Junta de Proyecto. Esto permite un eficiente uso del tiempo de la Junta de Proyecto.

¿Cuál es el enfoque PRINCE2 para el Progreso?

El Progreso trata de verificar el progreso real en comparación con el desempeño de los objetivos de tiempo, costo, alcance, calidad, beneficios y riesgos.

PRINCE2 realiza el control principalmente de 4 formas:

• Delegando autoridad de un nivel al otro (ej.: de la Junta de Proyecto al Project Manager).
• Dividiendo el proyecto en fases de gestión y autorizando una fase a cada vez.
• Mediante los Informes de progreso, bien basados en tiempos o en eventos (ej.: Informe de Desarrollo).
• A través de las excepciones: usar las excepciones para alertar al nivel superior si se presenta una cuestión mayor (fuera de tolerancia).

Al inicio del proyecto se decidirá cómo se realizarán estos controles. La decisión se documentará en Documento de Inicio del Proyecto (PID) bajo el título de Progreso.

Delegando autoridad de un nivel al otro

Básicamente consiste en que cada nivel controla al nivel inferior. El diagrama 11.1 Delegación de tolerancias e informe del progreso, muestra cómo funciona.

Dirección Corporativa o del Programa

• Recuerda que la Dirección Corporativa o del Programa se encuentra fuera del proyecto. Se encarga de establecer los requerimientos y niveles de tolerancia generales para el proyecto (establecen las tolerancias del proyecto).
• Si las tolerancias del proyecto se excede, entonces se elevan a la Dirección Corporativa o del Programa.

La Junta de Proyecto

• La Junta de Proyecto establece las tolerancias de cada fase. Por lo tanto el Project Manager elevará las cuestiones tan pronto cómo se determine que excederán la tolerancia de cualquiera de los objetivos del proyecto.
• Si esta excepción afecta la tolerancia del proyecto, entonces la Junta de Proyecto tendrá que elevarlo a la Dirección Corporativa o del programa.

El Project Manager

• El PM tiene el control diario de la fase y trabaja entre los niveles de tolerancia establecidos por la Junta de Proyecto.
• Además establece y acuerda las tolerancias para los Paquetes de Trabajo.

El Team Manager

• El Team Manager tiene el control del Paquete de Trabajo y trabaja entre los niveles de tolerancia establecidos por el Project Manager.

¿Cuáles son los 3 controles de la Junta de Proyecto?

La Junta de Proyecto dispone de 3 controles principales para gestionar los niveles inferiores.

• Autorizaciones: ejemplo: pueden autorizar el inicio de la próxima fase.
• Actualizaciones sobre el progreso: obtienen informes regulares por parte del Project Manager.
• Excepciones y Cambios: pueden recibir informes de excepción y de cuestiones.

Autorizaciones

• 1ra Autorización de Inicio: para permitir el inicio de la fase de inicio y la creación de la Documentación de Inicio del Proyecto (DIP, o PID en ingles de las siglas de Project Initiation Documentation).
• 2da Autorización del proyecto: una vez aprobado la PID por lo tanto la primera fase del proyecto puede iniciar tras la fase de inicio.
• 3ra Autorización de cada fase: esto sucede luego de cada proceso de gestión de los límites de la fase.
• Y por último, autorizar el cierre del proyecto.

Actualizaciones sobre el progreso

• Esto incluye los Informes de Desarrollo y los Informes de Final de Fase.
• El Project Manager envía regularmente Informes de Desarrollo a la Junta de Proyecto durante el proceso de Control de Fase. Los mismos proporcionan información acerca del desempeño de la fase en comparación al Plan de Fase.
• Además evaluarán el Informe de Final de Fase antes de autorizar el cierre del proyecto.

Excepciones y Cambios

• Esto incluye Informes de Excepción y de Cuestiones.
• Los Informes de Excepción notifican a la Junta de Proyecto que la fase se encuentra fuera de tolerancia, permitiéndole controlar el siguiente movimiento.
• Los Informes de cuestiones son una forma de reunir información sobre una cuestión (solicitud de cambio, fuera de especificación, o un problema/asunto) para luego enviarlo a la Junta de Proyecto.

¿Cuáles son los 3 controles del Project Manager?

Tienen los mismos nombres que para la Junta de Proyecto, con la diferencia que se encuentran al nivel de gestión del Project Manager. Los tres controles son 1) Autorizaciones, 2) Actualización del progreso y 3) Excepción y cambios.

• Autorizaciones: el Project Manager autoriza los paquetes de trabajo para el Team Manager (Proceso de Control de Fase).
• Actualización del Progreso: reciben los Informes de los Puntos de Control realizados por los Team Managers y los Miembros del Equipo.
• Excepción y Cambios: Utilizan los registros y archivos del proyecto para evaluar el progreso e identificar cuestiones que necesitan resolverse. Los cambios se gestionan a través del procedimiento de Control de Cuestiones y Cambios.

Uso de las Fases de Gestión para el Control

Las Fases de Gestión son divisiones del proyecto con puntos de decisión entre cada fase para la Junta de Proyecto. Una Fase de Gestión es una colección de actividades para producir los productos, gestionada por el Project Manager.

¿Por qué son importantes las Fases de Gestión para la Junta de Proyecto?

• Porque proporcionan puntos de evaluación y decisión al final de cada fase y antes de la próxima fase.
• Porque pueden verificar la viabilidad del proyecto.
• Porque pueden autorizar una fase cada vez, o bien detener el proyecto.
• Porque puede evaluar el Informe de Final de Fase de la última fase y el Plan de Revisión para la próxima fase.
• Porque pueden verificar el progreso del proyecto en comparación al Plan de Proyecto al final de cada fase.

Como puedes ver, las fases son importantes para la Junta del Proyecto. Además, con la ayuda de las tolerancias, pueden dar autoridad para el desempeño del día a día al Project Manager.

¿Existe un número mínimo de fases para el proyecto?

El número mínimo de fases para un proyecto son dos:

• La Fase de Inicio: para definir y acordar lo que se necesita hacer.
• Una fase de entrega: al menos otra fase para producir los productos.

Incluso para proyectos de 2 días, puedes disponer de una hora la primera mañana para decidir qué se realizará, cómo lo realizarás, quién es responsable de cada cosa, y otros detalles. El resto del tiempo estarás creando los productos en la 2da fase.

¿Cómo decidir el número de fases?

Esto depende de una serie de cuestiones, como puedes ver se trata de encontrar un equilibrio. Puedes comenzar considerando lo siguiente:

• ¿Con cuánta anticipación es razonable planificar? (Conozco compañías de desarrollo TI a quienes no les gusta planificar más de 6 semanas por adelantado si están trabajando en nuevas aplicaciones).
• ¿Dónde se deben situar los puntos de decisión clave en el proyecto? (Ejemplo: quizás después de crear el prototipo o después de finalizar la mayor parte del producto).
• La cantidad de riesgo del proyecto. (Si es similar a otro proyecto, entonces habrá menos riesgo).
• Piensa en el control requerido por la Junta de Proyecto. ¿Requiere mucho o poco control? Decide entre muchas fases de gestión cortas o menor cantidad pero más largas.
• ¿Cómo de seguros están tanto la Junta de Proyecto como el Project Manager para proceder? (por ejemplo: si se trata de un proyecto similar con cambios menores, entonces estarán muy seguros).

¿Qué longitud debería tener una fase en PRINCE2?

La consideración principal a tener en cuenta es el nivel de riesgo y de complejidad. Si el nivel de riesgo y de complejidad es alto, entonces lo mejor es mantener fases cortas. En cambio si este nivel es bajo y ya realizaste un proyecto similar, entonces las fases

pueden ser más largas.

PRINCE2 menciona los siguientes puntos a tener en cuenta a la hora de decidir la longitud de la fase:

• El horizonte de planificación en cualquier punto del proyecto (ejemplo: ¿Cuán lejos puedes planificar en forma segura?).
• Las fases técnicas de un proyecto.
• El nivel de riesgo y complejidad.

¿Qué son las Fases Técnicas?

Las fases técnicas es la forma en la que trabajan la mayoría de las compañías y los equipos de trabajo. La mejor forma de comprender esto es observando cómo se diferencian de las Fases de Gestión, y para ello empleare los diagramas que se encuentran a continuación.

• Las fases técnicas se pueden superponer, mientras que las fases de gestión no.
• Generalmente las fases técnicas están asociadas a habilidades (ejemplo: Análisis de requisitos, diseño de productos), mientras que las fases de gestión se enfocan en la justificación comercial continua y la autoridad.
• Una fase técnica puede abarcar la gestión del límite de la fase.

Control basado en eventos y Control basado en tiempo

Todos los controles en PRINCE2 se pueden dividir en dos clases: basados en tiempo y basados en eventos.

Los controles basados en eventos tienen lugar cuando algo sucede, en otras palabras, cuando ocurre un evento en el proyecto; por ejemplo: al final de una fase, al completarse la DIP, cuando una fase excede una la tolerancia, al final del proyecto o cuando hay una solicitud de cambio. Todos estos eventos generan documentos como el Informe de Final de Fase, Informe de Excepción e Informe de Cuestiones.

Los controles basados en tiempo tienen lugar a intervalos periódicos pre-definidos. Por ejemplo: el Project Manager acordará con la Junta de Proyecto para enviarle un Informe de Desarrollo cada dos semanas, además de acordar con el Team Manager para enviar un Informe del Punto de Revisión cada semana. Los controles basados en tiempo no necesitan la ocurrencia de un evento.

Capturando e informando lecciones

Uno de los principios PRINCE2 establece que el equipo del proyecto tiene que aprender de la experiencia. Durante el proyecto se deben buscar, registrar y ejecutar lecciones. PRINCE2 utiliza el término “buscar” para asegurar que todos los integrantes del proyecto verifiquen las lecciones previas. Cualquier experiencia útil se debería registrar en el Archivo sobre las lecciones.

Las lecciones pueden ser sobre cualquier tema que pueda contribuir al proyecto. Esto incluye mejores formas de comunicación, de gestionar a los proveedores, así como que ciertos documentos deberían adaptarse a un determinado tipo de proyectos, o a qué especialistas de productos solicitar ayuda cuando se está armando la Estructura Jerárquica de Productos. Durante el proyecto el Project Manager se encarga de agregar las lecciones al Archivo sobre las lecciones.

Informe sobre las lecciones: el informe sobre las lecciones aprendidas se utiliza para documentar lecciones que pueden ser valiosas para futuros proyectos. El Informe de Lecciones aprendidas se confecciona al final del proyecto durante el proceso de cierre. En Proyectos extensos, este documento se puede confeccionar durante el proyecto, por ejemplo durante el proceso de gestión de límites de fases.

Informes

Informe del Punto de Control

El Team Manager utiliza el Informe del Punto de Control para informar al Project Manager. Incluye la información del progreso del trabajo realizado en comparación al Plan del equipo acordado. El Project Manager y el Team Manager acordarán la frecuencia de estos informes en la entrega de los Paquetes de Trabajo.

Informe de Desarrollo

El Project Manager utiliza el Informe de Desarrollo para informar a la Junta de Proyecto del estado de la fase actual en comparación al Plan de Fase. Es importante mencionar que este informe no debe ser extenso, con 1 o 2 páginas es suficiente, ya que debe resaltar los puntos más relevantes.

El Informe de Desarrollo permite a la Junta de Proyecto la gestión por excepción entre los finales de cada fase, al tener concoimiento de las tolerancias acordadas con el Project Manager en el Plan de Fase. El Informe de Desarrollo debería informar sobre el estado actual de las tolerancias de tiempo, costo, calidad, alcance, beneficios y riesgos.

El Informe al Final de Fase

El Project Manager confecciona este documento hacia el final de la fase, comparando el desempeño de la fase con el Plan de Fase.

Informe al Final del Proyecto

El Project Manager confecciona este documento hacia el final del proyecto durante el proceso de cierre. Luego la Junta de Proyecto lo utiliza para evaluar al proyecto antes de autorizar el cierre.

¿Qué significa plantear una excepción?

Esto es fácil de comprender, además se encuentra relacionado con el principio de “Gestión por Excepción”. La mejor forma de explicarlo es con la siguiente pregunta: “¿cuándo se plantea (eleva) una excepción y quién lo hace?

Una excepción se plantea cuando se excede una tolerancia acordada o se prevé que se excederá. Se dice que se eleva, porque una excepción

se plantea alertando al nivel superior al tuyo.

• El Team Manager eleva una cuestión si prevé que excederá las tolerancias del Paquete de Trabajo.
• El Project Manager eleva una cuestión si se prevé que excederá las tolerancias de la Fase.
• La Junta de Proyecto eleva cuestiones si se prevén que excederán las tolerancias del Proyecto.

Roles y Responsabilidades del Progreso

• Corporativo /Programa
  • Proporciona las tolerancias del proyecto en el Mandato del proyecto.
  • Toma decisiones en los Planes de Excepción del proyecto.
• Ejecutivo
  • Proporciona las tolerancias de la Fase.
  • Toma decisiones en los Planes de Excepción del proyecto.
  • Asegura que el progreso permanezca consistente desde un punto de vista comercial.
• Usuario Principal
  • Asegura que el progreso permanezca consistente desde su punto de vista.
• Proveedor Principal
  • Asegura que el progreso permanezca consistente desde su punto de vista.
• Project Manager
  • Autoriza los paquetes de trabajo y controla el progreso de los Planes de Fases.
  • Confecciona Informes: de Desarrollo, Final de Fase, Lecciones y Final de Proyecto.
  • Confecciona los Informes de Excepción/ Planes de Excepción para la Junta de Proyecto.
  • Mantiene los registros y archivos del proyecto.
• Team Manager
  • Confecciona los Informes de Punto de Control.
  • Levanta cualquier desviación pronosticada desde las tolerancias de los Paquetes de Trabajo.
• Garantía del Proyecto
  • Verifica el Business case en comparación con eventos externos y progresos del proyecto.
  • Asegura el progreso de la fase y del proyecto (doble verificación).
• Apoyo al Proyecto
  • Asiste en la recopilación de Informes.
  • Mantiene los Registros de cuestiones, de riesgos y de calidad.