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Planes

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La metodología de Planes proporcionada por PRINCE2 el propósito de la temática Planes es proporcionar un marco de referencia para diseñar, desarrollar y mantener los planes del proyecto. Estos planes son: el Plan de proyecto, Plan de la fase, Plan de Excepción y el Plan del Equipo.

Esta temática ayuda a responder las siguientes preguntas:

Recuerda que sin plan no hay control, y por lo tanto se requiere de un plan para el proyecto.

La falta de planificación, es planificar el fracaso.

El simple acto de planificar ayuda al Equipo de Gestión del Proyecto a pensar en el futuro evitando la duplicación, omisiones y amenazas. Y una vez más recuerda que la falta de planificación, es planificar el fracaso

Definiciones de planes

Plan:

A veces la gente identificar un plan con un diagrama de Gantt, pero es mucho más que eso. Es un documento que describe cómo, cuándo y por quién será/n alcanzado/s un determinado objetivo o grupo de objetivos. Quizás pienses que el objetivo es solamente crear el Producto del Proyecto, pero también hay objetivos de tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo, beneficios, y por supuesto, productos.

Por lo tanto, un plan debe contener suficiente información que demuestre que éstos objetivos pueden alcanzarse.

Como puedes imaginar la columna vertebral de todo proyecto es el plan. Se crea al inicio del proyecto y se actualiza continuamente durante el proyecto para mostrar qué se realizó hasta el momento (real) y qué queda por hacer. Además, podemos comprar el plan original con el plan durante el proyecto, o con el plan al final del proyecto para determinar cuán bien se desarrolla el proyecto respecto del plan original.

Planificar:

Planificar es el acto o el proceso de hacer y mantener un plan. El término planificación se utiliza para describir las acciones que se realizan para crear los planes y los documentos asociados. A veces la fase de planificación puede ser apresurada, ya que hay presiones para comenzar a crear los productos que los clientes quieren utilizar.

Los tres niveles de un plan

A menudo es imposible planificar un proyecto entero desde el inicio, ya que sólo podemos anticipar en detalla un breve periodo de tiempo. Este concepto se conoce como horizonte de planificación. Así pues, una buena idea es tener distintos niveles de planes; PRINCE2 recomienda tres. Los Tres tipos de planes son: Plan de Proyecto, Plan de la Fase y Plan del Equipo.

Los demás planes creados durante el proyecto incluyen al Plan de Excepción que reemplazará al existente Plan de Proyecto o Plan de la Fase, y el Plan de Revisión de Beneficios que ya tratamos en la temática Business Case.

La planificación en PRINCE2

En el siguiente diagrama podemos observar de manera general los pasos necesarios para planificar un proyecto típico; esto te facilitará la comprensión sobre cuando se crean los planes y el valor que tienen para el proyecto.

Las Descripciones de Productos son responsabilidad del Project Manager y del Team Manager.

Los Planes de la Fase los crea el Project Manager; los realiza cerca del final de la fase actual para la fase siguiente. Es un plan para el día a día de la siguiente fase.

El Plan de Proyecto

El Plan de Proyecto es un plan de alto nivel utilizado principalmente por la Junta de Proyecto. Establece cuándo se alcanzarán los objetivos de tiempo, costo, alcance y calidad del proyecto.

Este Plan describe los productos principales, actividades y recursos que se requieren para el proyecto.

Pregunta: ¿Cómo utiliza la Junta de Proyecto el Plan de Proyecto?

Respuesta: La Junta de Proyecto utiliza el Plan de Proyecto como línea de base contra la que monitorea el progreso fase por fase. La Junta de Proyecto puede verificar el estado del proyecto al final de cada fase para corroborar lo bien que se desarrolla el proyecto en relación al Plan original.

El Plan de la Fase

Para cada fase del proyecto se requiere un Plan de Fase. Este Plan es similar al Plan de Proyecto pero mucho más detallado ya que el Project Manager lo utilizará para el día a día. Recuerda que el Plan de Proyecto es un plan de alto nivel e incluye a todo el proyecto.

Creando el Plan de Fase:

Cada Plan de Fase se produce cerca de la finalización de la fase de gestión en curso, durante el proceso de Gestión de Límites de Fases. Una de las ventajas de trabajar por fases es que permite dividir un proyecto grande en etapas manejables. Otros métodos de gestión utilizan sub-proyectos para dividir proyectos grandes.

El Plan del Equipo

El Team Manager produce los Planes de Equipos para planificar la ejecución de uno más paquetes de trabajo. Los Planes de Equipo son opcionales, y dependerán del tamaño del proyecto, su complejidad y los recursos involucrados para crear el producto.

PRINCE2 no proporciona un formato para el Plan del Equipo. Los Equipos pueden estar formados por distintos proveedores quienes quizás cuenten con su propio formato. Los Team Managers pueden crear sus Planes de Equipos en paralelo con el Project Manager, mientras que éstos crean el Plan de Fase.

El Plan de Excepción – Fuera de Tolerancia

Un Plan de Excepción se utiliza para recuperarse del efecto de desvío de la tolerancia (fuera de tolerancia).

Por ejemplo, si durante una fase el Project Manager pronostica que el costo saldrá de la tolerancia en un 15%, debe advertir a la Junta de Proyecto sobre esta desviación (también llamada “Excepción”). Generalmente la Junta de Proyecto solicitará un Plan actualizado para completar la fase en curso, y este Plan (Plan de Excepción) reemplazará al Plan de Fase original. Por lo tanto el Project Manager creará el Plan de Excepción, y si es aceptado por la Junta de Proyecto, reemplazará al Plan de Fase en curso de manera que permita finalizar la fase.

El Plan de Excepción se crea con el mismo nivel de detalle que el plan a reemplazar. Comienza desde donde el plan en curso se detiene, y continúa hasta que se realiza el trabajo. Los Planes de Excepción se utilizan para reemplazar los Planes de Fases y el Planes de Proyectos, pero no Planes de Equipos.

Los pasos para la planificación y diseño del plan según PRINCE2

PRINCE2 tiene un único enfoque para la planificación. Comienza con la identificación de los productos requeridos para luego considerar las actividades, sus dependencias y los recursos necesarios para entregar dichos productos. La mayoría de los métodos de proyectos y marcos de referencias comienzan con las actividades. Quizás hayas escuchado el término “Estructura Jerárquica del trabajo”.

La metodología PRINCE2 para los Planes tiene 7 pasos fáciles de comprender.

Las fases se utilizan para crear el Plan de Proyecto, el Plan de Fase y quizás algunas de las etapas posteriores se pueden utilizar para crear el Plan del Equipo.

Paso 1: Diseñar del Plan – Primero de 7 pasos

Personalmente pienso que título debería ser “Elegir el Diseño del Plan” ya que es lo que hacen la mayoría de Project Managers en el mundo real. Si el proyecto forma parte de un programa, entonces todo el programa debería tener un enfoque similar en lo referente a la planificación, así podría ser adaptado por el proyecto.

Paso 2: Introducción a la planificación basada en productos (PBP)

PRINCE2 utiliza la técnica de planificación basada en productos para identificar y analizar los productos planificados. Los cuatro pasos de la planificación basada en productos son:

La Planificación Basada en Productos (PBP, en ingles Product-Based Planning) es un proceso iterativo que genera importante de beneficios, entre ellos:

PBP Paso 1: Escribir la Descripción del Producto del Proyecto

El primer paso en la Planificación Basada en Productos es escribir la Descripción del Producto del Proyecto. Se trata de una descripción del producto principal que generará el proyecto (por ejemplo: un edificio de viviendas). Esta cuestión también se trata en la temática Calidad: contar con una Descripción del Producto del Proyecto detallada es muy importante para comprender lo que se necesita producir al igual que con qué calidad se requiere.

El Usuario Principal es el responsable de proporcionar la información para la Descripción del Producto del Proyecto. El Project Manager coordinará la mayor parte del trabajo para preparar este documento, consultando con el Proveedor Principal, el Ejecutivo y otros especialistas. La Descripción del Producto del Proyecto debería ser lo más detallado posible y puede tener el siguiente formato.

No siempre es posible definir la Descripción del Producto del Proyecto al inicio del mismo y es posible redefinirlos más adelante, en la fase de Inicio. PRINCE2 puede dar la impresión de que son necesario que todas las Descripciones de Productos desde el inicio pero no es el caso. Es posible crear nuevas Descripciones de Productos durante el proyecto, y esto puedo ocurrir durante los procesos de Gestión de Límites de Fases como parte de la planificación de la próxima fase. PRINCE2 únicamente establece que todas las Descripciones de Productos deben estar acordadas antes de que comience el desarrollo de los mismos, lo cual es algo muy conveniente.

PBP Paso 2: Crear la Estructura Jerárquica de Productos

El Producto del Proyecto se desglosa en los productos principales que a su vez se desglosan en otros productos para dar una visión jerárquica. A esto lo llamamos Estructura Jerárquica de Productos. También podría emplearse un diagrama o mapa mental. En realidad, te recomiendo que empieces utilizando un mapa mental. No te preocupes por cómo lo hagas; si eres capaza de emplear una Estructura Jerárquica de Productos para ayudarte a explicar la forma en que ves las partes del proyecto a otra persona, entonces vas por el buen camino.

PBP Paso 3: Escribir las Descripciones de Productos

Generalmente es recomendable realizar una Descripción de Producto para cada uno de los productos identificados en la Estructura Jerárquica de Productos siempre que sea necesario. Hay algunas cuestiones a considerar sobre cuando se crean las Descripciones de Productos además, recuerda que la información sobre la calidad forma parte de estas descripciones.

PBP Paso 4: Diagrama de Flujo del Producto

El Diagrama de Flujo del Producto define la secuencia en la que se entregarán los productos así como las dependencias entre ellos. El diagrama también muestra los productos que se encuentran fuera del alcance del plan. Una vez realizado, el próximo paso es establecer las actividades requeridas, así como también las estimaciones y el cronograma.

Algunos puntos a tener en cuenta cuando se crea un diagrama de flujo del producto son:

Un buen ejemplo de Diagrama de Flujo del Producto es el diagrama de ensamblado que te entregan cuando compras muebles en IKEA. Estos diagramas contienen los pasos que tienes que seguir.

Paso3: Identificar actividades y dependencias

Actividades

El objetivo es hacer una lista de actividades que se necesitan realizar, esto resulta mucho más fácil ahora ya que cuentas con la información de los documentos de la planificación basada en productos: Estructura Jerárquica de Productos y el Diagrama de Flujo de Producto junto con las Descripciones de Productos.

Dependencias

Busca las dependencias entre las actividades y anótalas. Existen dos tipos de dependencias – Internas y Externas – los nombres ya te lo indican, dependencias internas se encuentran dentro del proyecto mientras que las externas por fuera.

Paso 4: Preparar estimaciones

Este es el 4to paso de la metodología PRINCE2 de Planes. Al estimar tratamos de decidir cuánto tiempo y cuantos recursos se necesitan para llevar a cabo un trabajo a un estándar aceptable. El Project Manager debería de estimar lo menos posible, ya que es recomendable preguntar a alguien con más experiencia. Por lo tanto el Project Manager debería organizar un taller e invitar a las personas necesarias; esto se puede realizar en el mismo taller que la Planificación Basada en Productos.

Estimar implica:

Paso 5: Preparar el cronograma

Este es el 5to paso de la metodología PRINCE2 de Planes. Existen muchas formas de programación ya que cada vez más personas utilizan herramientas informáticas de ayuda. En este punto el Project Manager debe contar una lista con todas las actividades, sus dependencias y la duración y esfuerzos requeridos para cada una de las actividades antes de comenzar con la programación. Por lo tanto, aquí tienes algunos pasos que un Project Manager debería realizar:

Si alguna vez has programado quizás realizaste algunos de esto pasos; PRINCE2 le ha dado un nombre a cada uno. Los proyectos MS te permiten realizar la mayoría de ellos de una sola vez.

Paso 6: Documentar el Plan

Documentar el plan es el 6to paso de la metodología de Planes propuesta por PRINCE2. El objetivo es añadir algunas indicciones (texto) similares a lo que te muestro a continuación, para contribuir a explicar el plan:

La Lista de Productos

La Lista de Productos es una lista de los productos principales de una Plan, incluyendo fechas claves de entrega. La Lista de Productos probablemente puede ser una hoja de cálculo que contenga la siguiente información:

Muchos Project Managers utilizan la Lista de Productos, ya que es una forma sencilla de comunicar los avances del proyecto a las partes interesadas.

Responsabilidades

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Juan Luis Vila Grau