Planes

La metodología de Planes proporcionada por PRINCE2 el propósito de la temática Planes es proporcionar un marco de referencia para diseñar, desarrollar y mantener los planes del proyecto. Estos planes son: el Plan de proyecto, Plan de la fase, Plan de Excepción y el Plan del Equipo.

Esta temática ayuda a responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué se requiere?
• ¿Cómo se alcanzará y por quién?
• ¿Cuál es la mejor manera de emprender la creación de los productos?
• ¿Cuáles serán los pasos?
• ¿Cómo se puede llevar a cabo la planificación basada en productos?
• ¿Qué calidad debe lograrse?
• ¿Cuánto costará?
• ¿Cuál es el nivel de detalle requerido en cada plan?

Recuerda que sin plan no hay control, y por lo tanto se requiere de un plan para el proyecto.

La falta de planificación, es planificar el fracaso.

El simple acto de planificar ayuda al Equipo de Gestión del Proyecto a pensar en el futuro evitando la duplicación, omisiones y amenazas. Y una vez más recuerda que la falta de planificación, es planificar el fracaso

Definiciones de planes

Plan:

A veces la gente identificar un plan con un diagrama de Gantt, pero es mucho más que eso. Es un documento que describe cómo, cuándo y por quién será/n alcanzado/s un determinado objetivo o grupo de objetivos. Quizás pienses que el objetivo es solamente crear el Producto del Proyecto, pero también hay objetivos de tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo, beneficios, y por supuesto, productos.

Por lo tanto, un plan debe contener suficiente información que demuestre que éstos objetivos pueden alcanzarse.

Como puedes imaginar la columna vertebral de todo proyecto es el plan. Se crea al inicio del proyecto y se actualiza continuamente durante el proyecto para mostrar qué se realizó hasta el momento (real) y qué queda por hacer. Además, podemos comprar el plan original con el plan durante el proyecto, o con el plan al final del proyecto para determinar cuán bien se desarrolla el proyecto respecto del plan original.

Planificar:

Planificar es el acto o el proceso de hacer y mantener un plan. El término planificación se utiliza para describir las acciones que se realizan para crear los planes y los documentos asociados. A veces la fase de planificación puede ser apresurada, ya que hay presiones para comenzar a crear los productos que los clientes quieren utilizar.

Los tres niveles de un plan

A menudo es imposible planificar un proyecto entero desde el inicio, ya que sólo podemos anticipar en detalla un breve periodo de tiempo. Este concepto se conoce como horizonte de planificación. Así pues, una buena idea es tener distintos niveles de planes; PRINCE2 recomienda tres. Los Tres tipos de planes son: Plan de Proyecto, Plan de la Fase y Plan del Equipo.

• El Plan de Proyecto se utiliza a nivel de Dirección, y por lo tanto por la Junta de Proyecto. Se crea durante el proceso de Inicio del Proyecto, es un plan de alto nivel para la totalidad del proyecto. En él se muestran los productos principales del proyecto, cuándo se entregarán y los costos asociados. Es un documento de control importante para la Junta de Proyecto y el Project Manager es el encargado de mantenerlo actualizado durante el proyecto.
• El Plan de la Fase se utiliza a nivel de Gestión. Se crea para cada fase (por ejemplo: para un período de 2 meses). El Project Manager lo utiliza para el control diario del proyecto. Es mucho más detallado que el Plan de Proyecto; se enfoca en una fase.
• Los Planes del Equipo se utilizan a niveles Operativos. Los crea y utiliza el Team Manager en el proceso de Gestión de la entrega de Productos. La atención se centra en planificar el trabajo que el Project Manager asigna al Team Manager en paquetes de trabajo.

Los demás planes creados durante el proyecto incluyen al Plan de Excepción que reemplazará al existente Plan de Proyecto o Plan de la Fase, y el Plan de Revisión de Beneficios que ya tratamos en la temática Business Case.

La planificación en PRINCE2

En el siguiente diagrama podemos observar de manera general los pasos necesarios para planificar un proyecto típico; esto te facilitará la comprensión sobre cuando se crean los planes y el valor que tienen para el proyecto.

• Crear la Descripción del Producto del Proyecto. Crear el DPP es la primera etapa de la planificación basada en productos.
• Este es el Plan de Inicio de Fase, y es el Project Manager quien lo elabora. Es un Plan para el día a día de la Fase de Inicio, que es la primer fase del proyecto. La técnica de planificación basada en productos puede utilizarse en los procesos de puesta en marcha, inicio y gestión de límites de fases. Con esta técnica se elaboran los siguientes documentos:
• Descripción del Producto del Proyecto (solamente en el proceso de puesta en marcha)
  • Estructura Jerárquica de Productos (EJP)
  • Descripción de Productos (DPs)
  • Diagrama de flujo de los productos (DFP)

Las Descripciones de Productos son responsabilidad del Project Manager y del Team Manager.

• El Plan de Proyecto es un plan de alto nivel para todo el proyecto. Proporciona información del Business Case, tiempos y costos y es necesario que cuente con la aprobación de la Junta de Proyecto. Una vez aprobado se toma como baseline o línea de base (firmado y archivado).

Los Planes de la Fase los crea el Project Manager; los realiza cerca del final de la fase actual para la fase siguiente. Es un plan para el día a día de la siguiente fase.

• Los Planes de Excepción se utilizan para reconducir el proyecto o la fase, y que vuelva a estar dentro de los límites si es que excedieron la tolerancia. El Plan de Excepción inicia desde donde se detiene el plan en curso y continúa hasta su finalización.
• El Plan de Proyecto se actualiza en cada proceso de Gestión de Límites de Fases, y muestra cuando y qué productos fueron creados en la última fase. El Plan de Proyecto también se actualiza para incluir cualquier nueva información del próximo plan de fase además de otras posibles previsiones.
• Al final del proyecto, el Project Manager actualiza el Plan de Proyecto para mostrar los costos y tiempos totales del proyecto además de fecha de entrega. La Junta de Proyecto puede comparar este plan con el original para corroborar el desempeño del proyecto.
• Los Planes de Equipos son elaborados por el Team Manager de manera opcional.

El Plan de Proyecto

El Plan de Proyecto es un plan de alto nivel utilizado principalmente por la Junta de Proyecto. Establece cuándo se alcanzarán los objetivos de tiempo, costo, alcance y calidad del proyecto.

Este Plan describe los productos principales, actividades y recursos que se requieren para el proyecto.

Pregunta: ¿Cómo utiliza la Junta de Proyecto el Plan de Proyecto?

Respuesta: La Junta de Proyecto utiliza el Plan de Proyecto como línea de base contra la que monitorea el progreso fase por fase. La Junta de Proyecto puede verificar el estado del proyecto al final de cada fase para corroborar lo bien que se desarrolla el proyecto en relación al Plan original.

El Plan de la Fase

Para cada fase del proyecto se requiere un Plan de Fase. Este Plan es similar al Plan de Proyecto pero mucho más detallado ya que el Project Manager lo utilizará para el día a día. Recuerda que el Plan de Proyecto es un plan de alto nivel e incluye a todo el proyecto.

Creando el Plan de Fase:

Cada Plan de Fase se produce cerca de la finalización de la fase de gestión en curso, durante el proceso de Gestión de Límites de Fases. Una de las ventajas de trabajar por fases es que permite dividir un proyecto grande en etapas manejables. Otros métodos de gestión utilizan sub-proyectos para dividir proyectos grandes.

El Plan del Equipo

El Team Manager produce los Planes de Equipos para planificar la ejecución de uno más paquetes de trabajo. Los Planes de Equipo son opcionales, y dependerán del tamaño del proyecto, su complejidad y los recursos involucrados para crear el producto.

PRINCE2 no proporciona un formato para el Plan del Equipo. Los Equipos pueden estar formados por distintos proveedores quienes quizás cuenten con su propio formato. Los Team Managers pueden crear sus Planes de Equipos en paralelo con el Project Manager, mientras que éstos crean el Plan de Fase.

El Plan de Excepción – Fuera de Tolerancia

Un Plan de Excepción se utiliza para recuperarse del efecto de desvío de la tolerancia (fuera de tolerancia).

Por ejemplo, si durante una fase el Project Manager pronostica que el costo saldrá de la tolerancia en un 15%, debe advertir a la Junta de Proyecto sobre esta desviación (también llamada “Excepción”). Generalmente la Junta de Proyecto solicitará un Plan actualizado para completar la fase en curso, y este Plan (Plan de Excepción) reemplazará al Plan de Fase original. Por lo tanto el Project Manager creará el Plan de Excepción, y si es aceptado por la Junta de Proyecto, reemplazará al Plan de Fase en curso de manera que permita finalizar la fase.

El Plan de Excepción se crea con el mismo nivel de detalle que el plan a reemplazar. Comienza desde donde el plan en curso se detiene, y continúa hasta que se realiza el trabajo. Los Planes de Excepción se utilizan para reemplazar los Planes de Fases y el Planes de Proyectos, pero no Planes de Equipos.

Los pasos para la planificación y diseño del plan según PRINCE2

PRINCE2 tiene un único enfoque para la planificación. Comienza con la identificación de los productos requeridos para luego considerar las actividades, sus dependencias y los recursos necesarios para entregar dichos productos. La mayoría de los métodos de proyectos y marcos de referencias comienzan con las actividades. Quizás hayas escuchado el término “Estructura Jerárquica del trabajo”.

La metodología PRINCE2 para los Planes tiene 7 pasos fáciles de comprender.

• Diseñar el Plan: debería llamarse “Elegir el estilo y formato del plan”.
• Definir y analizar los productos: para lograrlo se emplea la planificación basada en productos.
• Identificar actividades y dependencias: actividades para crear los productos.
• Preparar las estimaciones: tiempos y recursos estimados.
• Preparar el calendario: Poner las actividades en un calendario y mostrar su secuencia.
• Documentar el plan: agregar texto para explicar el plan utilizando supuestos, lecciones aprendidas, prerrequisitos, introducción al plan, seguimiento, control, presupuestos y tolerancias.
• Analizar los riesgos: para cada etapa anteriormente mencionada ya que la información nueva y sus riesgos asociados, no estarán cubiertos y es necesario que se realice su seguimiento.

Las fases se utilizan para crear el Plan de Proyecto, el Plan de Fase y quizás algunas de las etapas posteriores se pueden utilizar para crear el Plan del Equipo.

Paso 1: Diseñar del Plan – Primero de 7 pasos

Personalmente pienso que título debería ser “Elegir el Diseño del Plan” ya que es lo que hacen la mayoría de Project Managers en el mundo real. Si el proyecto forma parte de un programa, entonces todo el programa debería tener un enfoque similar en lo referente a la planificación, así podría ser adaptado por el proyecto.

Paso 2: Introducción a la planificación basada en productos (PBP)

PRINCE2 utiliza la técnica de planificación basada en productos para identificar y analizar los productos planificados. Los cuatro pasos de la planificación basada en productos son:

• Redactar la Descripción del Producto del Proyecto: describiendo el producto principal (proceso de puesta en marcha).
• Crear la Estructura Jerárquica de Productos: enumerando todos los productos que se necesitan crear.
• Escribir la Descripción de Productos: para los productos requeridos.
• Crear el Diagrama de Flujo del Producto: muestra el flujo del producto y sus interdependencias.

La Planificación Basada en Productos (PBP, en ingles Product-Based Planning) es un proceso iterativo que genera importante de beneficios, entre ellos:

• Identificar y documentar claramente los productos del plan y sus interdependencias.
• Mostrar claramente que incluye el proyecto; esto evita generar expectativas erróneas.
• Involucrar a los usuarios para incrementa su apoyo.
• Favorece la comunicación, ya que proporciona una visión simple de lo que es necesario realizar, esto beneficia la retroalimentación.
• Clarificar que se encuentra dentro y fuera del alcance.
• Finalmente, facilita acuerdos claros en relación a lo que se necesita producir.

PBP Paso 1: Escribir la Descripción del Producto del Proyecto

El primer paso en la Planificación Basada en Productos es escribir la Descripción del Producto del Proyecto. Se trata de una descripción del producto principal que generará el proyecto (por ejemplo: un edificio de viviendas). Esta cuestión también se trata en la temática Calidad: contar con una Descripción del Producto del Proyecto detallada es muy importante para comprender lo que se necesita producir al igual que con qué calidad se requiere.

El Usuario Principal es el responsable de proporcionar la información para la Descripción del Producto del Proyecto. El Project Manager coordinará la mayor parte del trabajo para preparar este documento, consultando con el Proveedor Principal, el Ejecutivo y otros especialistas. La Descripción del Producto del Proyecto debería ser lo más detallado posible y puede tener el siguiente formato.

No siempre es posible definir la Descripción del Producto del Proyecto al inicio del mismo y es posible redefinirlos más adelante, en la fase de Inicio. PRINCE2 puede dar la impresión de que son necesario que todas las Descripciones de Productos desde el inicio pero no es el caso. Es posible crear nuevas Descripciones de Productos durante el proyecto, y esto puedo ocurrir durante los procesos de Gestión de Límites de Fases como parte de la planificación de la próxima fase. PRINCE2 únicamente establece que todas las Descripciones de Productos deben estar acordadas antes de que comience el desarrollo de los mismos, lo cual es algo muy conveniente.

PBP Paso 2: Crear la Estructura Jerárquica de Productos

El Producto del Proyecto se desglosa en los productos principales que a su vez se desglosan en otros productos para dar una visión jerárquica. A esto lo llamamos Estructura Jerárquica de Productos. También podría emplearse un diagrama o mapa mental. En realidad, te recomiendo que empieces utilizando un mapa mental. No te preocupes por cómo lo hagas; si eres capaza de emplear una Estructura Jerárquica de Productos para ayudarte a explicar la forma en que ves las partes del proyecto a otra persona, entonces vas por el buen camino.

PBP Paso 3: Escribir las Descripciones de Productos

Generalmente es recomendable realizar una Descripción de Producto para cada uno de los productos identificados en la Estructura Jerárquica de Productos siempre que sea necesario. Hay algunas cuestiones a considerar sobre cuando se crean las Descripciones de Productos además, recuerda que la información sobre la calidad forma parte de estas descripciones.

PBP Paso 4: Diagrama de Flujo del Producto

El Diagrama de Flujo del Producto define la secuencia en la que se entregarán los productos así como las dependencias entre ellos. El diagrama también muestra los productos que se encuentran fuera del alcance del plan. Una vez realizado, el próximo paso es establecer las actividades requeridas, así como también las estimaciones y el cronograma.

Algunos puntos a tener en cuenta cuando se crea un diagrama de flujo del producto son:

• El Project Manager tiene que asegurarse de involucrar a otras personas que ayudarán en la entrega de los productos en lugar de tratar de hacerlo por su cuenta.
• Puedes considerar crear el Diagrama de Flujo del Producto en la misma reunión que la Estructura Jerárquica de Productos y aprovechar el momento, pues en ese momento deberías contar con las personas con el conocimiento necesario.
• Utiliza símbolos en diagrama (rectángulo para el producto, elipses para productos externos).

Un buen ejemplo de Diagrama de Flujo del Producto es el diagrama de ensamblado que te entregan cuando compras muebles en IKEA. Estos diagramas contienen los pasos que tienes que seguir.

Paso3: Identificar actividades y dependencias

Actividades

El objetivo es hacer una lista de actividades que se necesitan realizar, esto resulta mucho más fácil ahora ya que cuentas con la información de los documentos de la planificación basada en productos: Estructura Jerárquica de Productos y el Diagrama de Flujo de Producto junto con las Descripciones de Productos.

Dependencias

Busca las dependencias entre las actividades y anótalas. Existen dos tipos de dependencias – Internas y Externas – los nombres ya te lo indican, dependencias internas se encuentran dentro del proyecto mientras que las externas por fuera.

Paso 4: Preparar estimaciones

Este es el 4to paso de la metodología PRINCE2 de Planes. Al estimar tratamos de decidir cuánto tiempo y cuantos recursos se necesitan para llevar a cabo un trabajo a un estándar aceptable. El Project Manager debería de estimar lo menos posible, ya que es recomendable preguntar a alguien con más experiencia. Por lo tanto el Project Manager debería organizar un taller e invitar a las personas necesarias; esto se puede realizar en el mismo taller que la Planificación Basada en Productos.

Estimar implica:

• Identificar el tipo de recursos que se requieren, como las habilidades especiales siempre son cruciales, considera los recursos no-humanos como por ejemplo equipamiento (ej: equipamiento de prueba), viajes y dinero.
• Aproximar el esfuerzo que se requiere para cada actividad, ya que nunca podemos garantizar el tiempo exacto para realizarla.

Paso 5: Preparar el cronograma

Este es el 5to paso de la metodología PRINCE2 de Planes. Existen muchas formas de programación ya que cada vez más personas utilizan herramientas informáticas de ayuda. En este punto el Project Manager debe contar una lista con todas las actividades, sus dependencias y la duración y esfuerzos requeridos para cada una de las actividades antes de comenzar con la programación. Por lo tanto, aquí tienes algunos pasos que un Project Manager debería realizar:

• Definir la secuencia de actividades
• Evaluar la disponibilidad de recursos
• Asignar recursos
• Nivel de utilización de los recursos
• Acordar puntos de control
• Definir hitos
• Calcular el total de recursos requeridos y sus costos
• Presentar el cronograma

Si alguna vez has programado quizás realizaste algunos de esto pasos; PRINCE2 le ha dado un nombre a cada uno. Los proyectos MS te permiten realizar la mayoría de ellos de una sola vez.

Paso 6: Documentar el Plan

Documentar el plan es el 6to paso de la metodología de Planes propuesta por PRINCE2. El objetivo es añadir algunas indicciones (texto) similares a lo que te muestro a continuación, para contribuir a explicar el plan:

• Descripción del Plan: una descripción del plan que permita explicarlo.
• Prerrequisitos del Plan: aspectos que tienen que cumplirse previamente para que el Plan resulte exitoso.
• Dependencias Externas: listado de dependencias externas que podrían influenciar el Plan.
• Planificación de supuestos: listado de supuestos sobre los cuales se basa el plan.
• Lecciones Incorporadas: lecciones de proyectos similares o previos.
• Seguimiento y Control: descripción de la forma de seguimiento y control del plan.
• Información del presupuesto: costo, tiempo, previsiones para presupuestos de riesgos y cambios.
• Tolerancias: visión general de las tolerancias para las 6 variables del proyecto.
• Riesgo: visión general del riesgo.

La Lista de Productos

La Lista de Productos es una lista de los productos principales de una Plan, incluyendo fechas claves de entrega. La Lista de Productos probablemente puede ser una hoja de cálculo que contenga la siguiente información:

• ID del Producto: Título y Nombre del Producto
• Descripción del Producto: Fecha prevista de entrega y fecha real.
• Producto Preliminar: fechas previstas y reales para la versión preliminar del producto.
• Verificación de Calidad: fechas previstas y reales para las verificaciones de calidad.
• Fecha de Aprobación: fechas previstas y reales para la aprobación.
• Fecha de Entrega: fechas previstas y reales para la entrega (si este paso es necesario).

Muchos Project Managers utilizan la Lista de Productos, ya que es una forma sencilla de comunicar los avances del proyecto a las partes interesadas.

Responsabilidades

• Corporativo /Programa
  • Establece las tolerancias del proyecto (listadas en el Mandato del Proyecto)
  • Aprueba los Planes de Excepción del Proyecto
• Ejecutivo
  • Aprueba el Plan de Proyecto y puede aprobar Planes de Excepción de las Fases.
  • Define las tolerancias para cada fase.
• Usuario Principal
  • Proporciona los recursos para asistir con la planificación basada en productos.
• Proveedor Principal
  • Proporciona los recursos para asistir con la planificación basada en productos y la planificación.
• Project Manager
  • Facilita el proceso de planificación basada en productos.
  • Escribe las Descripciones de Productos (comparte responsabilidad con Team Manager)
  • Crea los planes de Proyecto y de Fases, si es necesario también el de Excepción.
  • Utiliza acciones correctivas si las tolerancias de los paquetes de trabajo se exceden.
  • Actualiza el Plan del Proyecto (proceso de Gestión de Límites de fases) para demostrar los avances hasta la fecha.
• Team Manager
  • Asiste al PM en la planificación y preparación de los Planes del Equipo.
  • Comparte la responsabilidad de escribir las Descripciones de Productos y PFD
• Garantía del Proyecto
  • Aconseja al PM en la planificación.
  • Asegura a la Junta de Proyecto la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
• Apoyo al Proyecto
  • Asiste en la recopilación de los Planes de Proyectos y de Fases.