Organización

El propósito de establecer una metodología en ésta temática es ayudar a definir y establecer la estructura de obligaciones y responsabilidades en el proyecto; en otras palabras, identificar el “Quien” del proyecto.

Un proyecto PRINCE2 se basa en un entorno cliente/proveedor. De una parte está el cliente, quien especificará los resultados y probablemente sea quien pague por el proyecto. De la otra parte están los proveedores, quienes proveerán los recursos, realizarán el trabajo y entregarán los productos requeridos.

PRINCE2 establece que un Equipo de Gestión de Proyectos exitoso debería:

• Contar con representación de los usuarios, los proveedores y el comercial (negocio).
• Tener responsabilidades definidas para dirigir, supervisar y entregar el producto.
• Contar con informes regulares del proyecto para verificar que todo sigue en marcha.
• Tener una estrategia efectiva para gestionar los flujos de comunicación hacia y desde las partes interesadas.

Resumiendo: cada proyecto debe tener dirección, gestión, control y comunicación.

La temática Organización proporciona la metodología que permite definir y establecer la estructura de responsabilidades y obligaciones de un proyecto.

Definiciones

Proyecto

Una definición sencilla de proyecto dice que es: “Una serie de actividades necesarias para alcanzar un objetivo en particular”. PRINCE2 define a un proyecto como: “una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos comerciales de acuerdo a un Business Case convenido”.

Programa

Un programa es una estructura organizativa flexible y temporal creada para coordinar, dirigir y supervisar la implementación de un conjunto de proyectos y actividades destinados a entregar resultados finales y beneficios relacionados con los objetivos estratégicos de la organización.

Por ejemplo: una compañía puede crear un programa para implementar Six Sigma en cada departamento y país de su organización. El objetivo estratégico aquí es mejorar la calidad en un X% utilizando Six Sigma. El programa puede crear muchos proyectos para alcanzar este objetivo, que pueden estar divididos por departamentos o países, y todos serán controlados por el Programa.

Organización Corporativa

Un proyecto puede ser parte de un programa. Si se encuentra fuera de un programa, decimos que el proyecto existe en la organización, ya que algunas compañías no cuentan con una configuración en base a programas. PRINCE2 utiliza el término Organización Corporativa para hacer referencia al liderazgo organizacional.

Definición de roles y puestos de trabajo

PRINCE2 establece las responsabilidades del proyecto en los roles, no en las personas. Luego, estos roles pueden ser asignados a personas. En este sentido, una persona puede tener más de un rol. Por ejemplo: los roles de Project Manager y de Apoyo al proyecto pueden ser asignados a la misma persona.

Partes Interesadas

Una parte interesada (o stakeholder) es cualquier persona o grupo que puede quedar afectada por el proyecto, o pueda tener un interés en el proyecto. Esto incluye a la Junta de Proyecto y al Equipo del Proyecto, los usuarios potenciales, otros que pueden ser beneficiados (accionistas), así como aquellos que pueden ser afectados negativamente.

Las 3 categorías de partes interesadas

Un proyecto PRINCE2 siempre debería tener 3 categorías principales de partes interesadas y éstas deberían estar representadas en la Junta de Proyecto. Los tres intereses, o categorías interesadas en un proyecto son: Usuarios, Proveedores y Comerciales.

Intereses Comerciales

El rol del Ejecutivo en la Junta de Proyecto representa a los intereses comerciales. Debe existir un Business Case, de lo contrario el proyecto no puede (no debería) comenzar. Continuamente debemos preguntarnos: “¿Es este proyecto rentable?”.

Intereses de los Usuarios

Los usuarios se benefician de los productos entregados, ya que son quienes los utilizarán. Además pueden manejar, mantener y confirmar los resultados del proyecto. Los usuarios necesitan estar representados en la Junta de Proyecto para asegurarse que se producen los productos correctos y acordar el nivel de calidad necesario. El rol de Usuario Principal representará los intereses de los usuarios en la Junta de Proyecto.

Intereses de los Proveedores

Los proveedores proporcionan los recursos y las habilidades para crear el/los producto/s. En una organización, estos pueden ser internos o externos. Por ejemplo: un departamento interno de TI o una compañía externa de TI. Los intereses de los proveedores están representados en la Junta de Proyecto por el rol del Proveedor Principal.

Cliente/Proveedor

El término cliente, es un término amplio que en algunos proyectos puede integrar los intereses de usuarios y del negocio. En ese caso, los usuarios son internos, de la misma organización que está financiando por el proyecto.

Ejemplo: el departamento de Ventas quiere incorporar una nueva aplicación de ventas.

El término cliente puede referirse únicamente a los intereses de los usuarios, y el de proveedores incluir los del negocio y los proveedores. En este caso, generalmente los usuarios son externos a la organización que está financiando el proyecto.

Ejemplo: una empresa de almacenamiento crea un nuevo servicio para clientes.

Los cuatro niveles organizativos de un proyecto

Es importante que comprendas la diferencia entre la estructura de Gestión del Proyecto (organización del proyecto) y el Equipo de Gestión del Proyecto. La estructura de Gestión del Proyecto tiene 4 niveles y el Equipo de Gestión del Proyecto tiene 3 niveles.

Los 4 niveles de la estructura de Gestión del Proyecto/organizativa del proyecto son:

• Nivel de Gestión Corporativa o del Programa
• Nivel de Dirección
• Nivel de Gestión
• Nivel de Entrega

Los 3 niveles en un Equipo de Gestión del Proyecto son:

1. Nivel de Dirección
2. Nivel de Gestión
3. Nivel de Entrega

Por lo tanto, el Nivel de Gestión Corporativa o del Programa se sitúa por fuera del Equipo de Gestión del Proyecto.

Nivel de Gestión Corporativo o del Programa

Este nivel es responsable de la puesta en marcha del proyecto y del nombramiento del Ejecutivo. Al inicio del proyecto, se encarga de determinar cómo la Junta de Proyecto los mantendrá actualizados durante el proyecto además de determinar las tolerancias del proyecto que la Junta de Proyecto debería de respetar.

Nivel de Dirección (Junta de Proyecto)

La Junta de Proyecto es responsable de dirigir el proyecto y de que el mismo sea exitoso. Son responsables de:

• Aprobar todos los recursos y planes mayores, ejemplo: Plan de Proyecto, Plan de Fase.

• Autorizar cualquier desviación si se pronostica que las tolerancias serán superadas o han sido superadas.

• Aprobar la terminación de una fase y de cada nueva fase.

• Comunicarse con otras partes interesadas, que incluye la Dirección Corporativa o del Programa.

El Proceso de Dirección de un Proyecto describe el trabajo de la Junta de Proyecto.

Nivel de Gestión (Project Manager)

El Gerente de Proyecto es el responsable de la gestión del día a día del proyecto. Su principal responsabilidad es la de asegurar que el proyecto entrega los productos requeridos de acuerdo a los objetivos de tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficio.

Nivel de Entrega (Team Manager)

Los miembros del Equipo son responsables de entregar los productos con una cierta calidad, a un costo determinado y en un tiempo establecido. El Team Manger puede detener la autoridad y responsabilidad de crear los planes y gestionar un equipo para entregar los productos requeridos.

El proceso de Gestión de Entrega de Productos es donde el Equipo desarrolla los productos especializados.

Junta de Proyecto

La Junta de Proyecto está integrada por el Ejecutivo, el Usuario Principal y el Proveedor Principal. Solo una persona puede desempeñar el rol de Ejecutivo, mientras que los roles de Usuario y Proveedor Principal pueden asignarse a una o más personas. El Ejecutivo es el dueño del Business Case y tiene la palabra final en las decisiones que se toman, por lo tanto la Junta de Proyecto no es una democracia.

La Junta de Proyecto tiene las siguientes responsabilidades:

• Es responsable del éxito o fracaso del proyecto.
• Proporcionar dirección unificada al proyecto y al Project Manager.
• Proporcionar los recursos y autorizar los fondos para el proyecto.
• Proporcionar apoyo visible y continuado al Project Manager.
• Garantiza una comunicación efectiva dentro del equipo del proyecto y con los interesados externos.

En la vida real hay demasiados proyectos tienen con una Junta de Proyecto que no comprende sus roles y no proporcionan el soporte adecuado a los Project Managers.

Los roles de la Junta de Proyecto

El Ejecutivo:

Es elegido por la Dirección Corporativa o del Programa y es el responsable del proyecto, cuanta con el apoyo del usuario y proveedor principal.

El Ejecutivo es además, a quien se le rinde cuentas en el proyecto. Generalmente es responsable de diseñar y nombrar al Equipo de Gestión incluyendo al resto de la Junta de Proyecto y al Project Manager.

Es responsable del desarrollo del Business Case al inicio del proyecto y a lo largo de todo el proyecto, se pregunta constantemente si “¿continua siendo rentable el proyecto?”.

El Usuario Principal:

Es responsable de:

• Especificar las necesidades (requerimientos) de los usuarios que utilizarán los productos del proyecto.
• Ser el nexo entre el Equipo de Gestión del Proyecto y los usuarios.
• Asegurar que la solución satisfaga las necesidades de los usuarios, especialmente en términos de calidad y facilidad de uso de acuerdo a los requisitos planteados.
• Suministrar los beneficios para el Plan de Revisión de Beneficios.

El Proveedor Principal:

El rol del proveedor principal representa los intereses de quienes se encargan de diseñar, desarrollar, facilitar e implementar los productos del proyecto. Proporcionan los recursos al proyecto y aseguran que las personas, herramientas, equipamiento y conocimientos correctos se encuentren en el lugar adecuado y que los productos alcancen los criterios esperados, especialmente los de calidad.

El Proveedor Principal puede provenir de la organización del cliente (ejemplo: Gerente de Compras), o de un proveedor. Puede estar representado por una o más personas.

3.7 Garantía del Proyecto: Usuario, Proveedor y Comercial

Antes que nada, ¿por qué necesitamos el rol Garantía del Proyecto? Considera las siguientes situaciones hipotéticas:

• Tenemos un nuevo Project Manager en la compañía que no está completamente al tanto de los estándares de calidad corporativos, por lo que es posible que se entregue un producto que no pueda ser utilizado como se espera.
• El Project Manager podría haber descubierto una cuestión o problema importante pero tiene temor de informar, ya que no quiere ser el portador de malas noticias. Por lo que mantiene silencio y espera que la cuestión desaparezca.

En cada una de estas situaciones, el Project Manager podría estar diciéndole a la Junta de Proyectos que todo se encuentra bien y que el proyecto se desarrolla según lo planeado, por consiguiente es importante que la Junta de Proyecto cuente con una segunda opinión. Esta segunda opinión se conoce como Garantía o Garantía del Proyecto.

• El Ejecutivo es responsable de la Garantía Comercial:

o Quiere asegurar que los aspectos comerciales del proyecto son correctos.

o Se pregunta continuamente: “¿es el proyecto rentable?”

• El Usuario principal es responsable de la Garantía del Usuario:

o Quiere asegurar que el proyecto entregará los productos correctos y que los mismos alcanzarán los requisitos esperados.

o Se pregunta continuamente: ‘'“¿funcionarán los productos como se espera?”’'

• El Proveedor principal es responsable por la Garantía del Proveedor:

o Quiere asegurar que los productos se entregarán como se espera, y que tanto los materiales como las personas correctas se encuentran en los lugares adecuados para realizar el trabajo.

o Se preguntan continuamente: “¿Puede realizarse dentro de las variables de tiempo, costo, etc.?”

La Junta de Proyecto puede decidir realizar este trabajo o delegarlo. Las personas que representen a la Garantía del Proyecto deberán apoyar al Project Manager, esto es: ponerlo al tanto de los estándares que deberían utilizar en el proyecto. Además, el Gerente de Proyecto se debe sentir cómodo al solicitarles orientación.

El rol de la Autoridad de Cambios

La Autoridad de Cambios es una persona o un grupo de personas en quien la Junta de Proyecto puede delegar la responsabilidad para la autorizar las de solicitudes de cambios, o variaciones de las especificaciones (fuera de especificación). La Autoridad de Cambios puede contar con un presupuesto para cambios y podrá aprobar cambios dentro de ese presupuesto.

La Autoridad de Cambios podrá delegar su autoridad en distintos niveles, dependiendo de la importancia de los cambios. Como puedes observar en la siguiente tabla, los distintos roles pueden tener responsabilidades de Autoridad de Cambios:

Por ejemplo, imaginemos una cuestión de nivel 2 (solicitud de cambio): El Project Manager puede decidir sólo un producto si únicamente se ve afectado un producto, el cambio es menor de €400, y por supuesto se mantiene dentro de los niveles de tolerancia previamente establecidos.

¿Por qué la Junta de Proyecto no realiza toda la Autoridad de Cambios durante el proyecto?

Si se esperan pocos cambios, entonces la Junta de Proyecto puede realizarlo, en cambio sí se esperan muchos cambios es mejor utilizar un grupo separado de Autoridad de Cambios, así el proceso de cambios es más eficiente y se demanda menos tiempo a la Junta de Proyecto, ya que en principio esto son gente ocupada.

El rol del Project Manager

El Project Manager se encarga de gestionar el proyecto día a día, y es el único que tiene esta perspectiva y enfoque del proyecto, por lo tanto este rol no puede ser compartido. El Project Manager gestiona el proyecto en representación de la Junta de Proyecto respetando las limitaciones especificadas, además actúa como enlace entre la Junta de Proyecto y con la Garantía del Proyecto.

El Project Manager generalmente (preferentemente según PRINCE2) proviene del cliente. Es el responsable de todos los procesos de PRINCE2, excepto de el proceso de “Dirección de un Proyecto”.

También es responsable de los roles de Apoyo del Proyecto y de Team Manager. En proyectos pequeños, donde no haya Team Managers, el Project Manager gestionará directamente a los miembros del equipo, de la misma manera ocurre cuando no exista una persona que ocupe el rol de Apoyo del Proyecto; entonces, las tareas de dicho rol recaen en el Gerente de Proyecto.

¿Qué tipo de habilidades debe tener un Project Manager?

Es necesario que tengan habilidades para comunicarse, para la gestión de costos y capacidad de entender los procesos de calidad, solicitudes de cambios, documentos de requerimientos de usuarios, supervisión del proyecto, así como también habilidades en planificación, liderazgo y formación de equipos, incluyendo trabajo en equipo, resolución de problemas, redacción de informes, ser un buen facilitador durante las reuniones y ser capaz de realizar talleres.

Un Project Manager debe ser una persona proactivas (anticiparse), que no se sientan a esperar que las cosas sucedan.

¿Qué otros roles puede asumir el Gerente de Proyecto?

Puede asumir los roles de: Apoyo al proyecto, Team Manager (si cuentan con conocimientos especializados), y el rol de Autoridad de Cambios (si así lo permite la Junta de Proyecto).

El Team Manager y el Apoyo al Proyecto

Rol del Team Manager

El rol del Team Manager es opcional, y generalmente se emplea:

• Si el proyecto es grande y existen un equipo con muchos miembros.
• Si es necesario contar con habilidades o conocimientos especializados para elaborar los productos (ejemplo: para llevar adelante un equipo de desarrollo Java, la investigación de un determinado producto, etc.)
• Por razones geográficas, por ejemplo cuando algunos miembros del equipo están situados en lugares remotos, entonces es conveniente trabaja con un Team Manager
• Si estás trabajando con una compañía externa puede resultar más fácil y eficiente coordinarse con un Team Manager en lugar de hacerlo individualmente con todos los miembros directamente.

El Gerente de Equipo tiene la responsabilidad de producir los productos que fueron asignados en los Paquetes de trabajo (un grupo de Descripciones de productos, etc.) por el Gerente de Proyecto, además de proporcionarle los informes regulares pertinentes.

Apoyo al Proyecto

El rol del Apoyo al Proyecto proporciona los siguientes servicios al proyecto:

• Servicios Administrativos (de apoyo al Project Manager), aconsejando o brindando orientación en el uso de las herramientas de gestión de proyectos o Gestión de la Configuración.
• Además pueden dar apoyo en la planificación y/o gestión del riesgo.
• La responsabilidad típica del Apoyo al Proyecto es la Gestión de la Configuración, y por lo tanto siguen las directrices del documento de Estrategia de Gestión de la Configuración. Este es un de los 4 documentos de estrategia creados al inicio del proyecto.

La responsabilidad del Apoyo al Proyecto es del Gerente de Proyecto. Este rol es opcional, por lo tanto tiene que ser asignado a una o varias personas. En organizaciones más grandes podría una Oficina de Proyectos (también llamada Oficina de Apoyo al Proyecto) que proporciona estos servicios a varios proyectos.

Participación de las Partes Interesadas

¿Qué es, o que implica la participación de las partes interesadas? Es el proceso de identificación y comunicación efectiva con aquellas personas o grupos que tienen intereses en los resultados del proyecto. Ejemplo: Imagina un proyecto que consiste en establecer un nuevo incinerador de basuras en las afueras de la ciudad, piensa en todas las partes interesadas: tendrás grupos de viviendas, constructores, ayuntamiento, futuros trabajadores, agencias ambientales, etc. algunos de ellos pueden estar a favor o en contra del proyecto.

PRINCE2 afirma que la comunicación con las partes interesadas es la clave para el éxito del proyecto. Esto es algo que tanto el Project Manager como el Ejecutivo deben tener presente durante el proyecto. La comunicación con las partes interesadas durante el proyecto será definida en el documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación.

La Estrategia de Gestión de la Comunicación

¿Qué es la Estrategia de Gestión de la Comunicación? es un documento que define detalladamente cómo se llevará a cabo la comunicación durante el proyecto (ejemplo: qué será comunicado, a quién y con qué frecuencia). El Project Manager toma como referencia este documento durante el proyecto.

El documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación determina las reglas con las que se deben realizar las comunicaciones durante el proyecto.

¿Qué contiene el documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación? Contiene una descripción de los medios y la frecuencia de los flujos de comunicación tanto a las partes internas como externas del proyecto. También puede incluir a la Dirección del Programa si el proyecto es parte de un programa.

El Project Manager es el responsable de crear la Estrategia de Gestión de la Comunicación durante la fase de inicio del proyecto, luego será evaluado durante el proceso de gestión de límites de fases para asegurar que las partes interesadas están recibiendo la comunicación adecuada.

El documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación contiene la siguiente información:

1. Una introducción, para recordar al lector la importancia de este documento para el proyecto.
2. Procedimiento de Comunicación: una descripción de los medios de comunicación que se utilizarán, como correos electrónicos, reuniones y presentaciones.
3. Herramientas y técnicas: como e-mails, intranet, newsletter.
4. Informes: tipos de informes y su contenido.
5. Secuencia temporal: determina cuando se realizarán las actividades comunicación.
6. Roles y responsabilidades: ¿quién se encargará de la comunicación?
7. Análisis de las partes interesadas: tipos de partes interesadas y la relación deseada con los mismos.
8. Información necesaria: información requerida por el proyecto, incluyendo la frecuencia y el formato de la misma.

Generalmente el entorno Corporativo o del Programa, proporcionará una plantilla del documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación. Tú, cómo Project Manager, podrás personalizarla para el proyecto en cuestión, por lo que no debería representar mucho esfuerzo.

Responsabilidades en la temática Organización

• Dirección Corporativa / del Programa
  • Designa al Ejecutivo y quizás al Project Manager en el proceso de puesta en marcha.
  • Puede proporcionar una plantilla de la Estrategia de Gestión de la Comunicación.
• Ejecutivo
  • Designa al Project Manager si no lo ha hecho la Dirección Corporativa o del Programa.
  • Elije a la Junta de Proyecto y confirma al Equipo de Gestión de Proyecto.
  • Aprueba el documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación.
• Usuario Principal
  • Proporciona recursos del usuario.
• Project Manager
  • Prepara el documento de Estrategia de Gestión de la Comunicación en el proceso de Inicio del Proyecto.
  • Prepara la descripción de los roles para el Equipo de Gestión del Proyecto en el proceso de Puesta en Marcha.
  • Colabora en el desarrollo del Business Case.
  • Ayuda a asegurar que el Business Case contenga información correcta.
• Team Manager
  • Gestiona a los miembros del equipo.
  • Garantía del Proyecto
  • Asesora en la selección del Equipo de Gestión del Proyecto.
  • Asegura que la Estrategia de Gestión de la Comunicación es apropiada.