Cambio

El propósito de la temática Cambio es ayudarte a identificar, evaluar y controlar cualquier potencial cambio en los productos, que se hayan aprobado y considerado como baseline. La temática Cambios no solo se encarga de las solicitudes de cambios, sino que además se encarga de las cuestiones que surgen durante el proyecto. En realidad, es mejor decir que la temática Cambios proporciona un enfoque común para el control de cambios y cuestiones.

Los cambios son inevitables en cualquier proyecto, por lo que necesitan un buen enfoque para identificar, evaluar y controlar las cuestiones que puedan resultar de los cambios. Esta temática proporciona un enfoque al Control de Cambios y Cuestiones.

¿Cuándo se realiza el control de cambios y cuestiones?

El control de cambios y cuestiones se realiza durante toda la vida del proyecto. Recuerda que el objetivo no es prevenir los cambios sino que dichos cambios sean acordados y aprobados antes de que se lleven a cabo.

Cada proyecto requiere de un Sistema de Gestión de la Configuración que permita realizar el seguimiento de los productos, registrar los aprobados y establecerlos como baseline, así como asegurar la utilización de las versiones correctas durante el proyecto y entrega al cliente.

Definiciones de Cambio

Gestión de la Configuración

Es la actividad técnica y administrativa relacionada con la creación, el mantenimiento y el cambio controlado de la configuración de un producto. Es otra manera de de decir que la Gestión de la Configuración se ocupa de los productos del proyecto.

Elemento de Configuración

Es el nombre que se le da a una entidad (o elemento) que está sujeto a la Gestión de la Configuración. Por lo tanto en un proyecto de una computadora portátil nueva, el elemento de configuración puede ser:

• Un componente de la computadora (ejemplo: ventilador de enfriamiento, memoria, etc.)
• La computadora propiamente dicha, o
• El release de la computadora con una configuración específica (ver release mas adelante).

También se puede decir que un elemento de configuración es cualquier cosa a la que quieras realizar el seguimiento durante el proyecto.

Release

Es un conjunto de productos completo y consistente que se gestiona, evalúa y se utiliza como única entidad para entregar a los clientes. Un ejemplo de release puede ser una nueva versión de una computadora portátil con una cierta versión de OS, cierta CPU, cierto BIOS y ciertas versiones de aplicaciones.

Cuestiones

PRINCE2 utiliza el término cuestión para hacer referencia a cualquier evento no planificado que haya ocurrido pero que requiere alguna gestión (por ejemplo: una pregunta o una solicitud de cambio). Cualquier puede plantear una cuestión durante el proyecto.

Hay 3 tipos de cuestiones, ellas son:

• Solicitud de cambio
• Fuera de especificación
• Problema/asunto que también puede ser una pregunta (positiva o negativa)

Solicitud de Cambio

Es una propuesta de cambio para un producto ya establecido, ejemplo: un producto que ya se ha aprobado. Este puede ser un documento de Descripción de Producto (un producto de gestión) para uno de los productos especializados que se está creando con el proyecto.

• Ejemplo: una de las partes interesadas solicita agregar un nuevo idioma.

Fuera de especificación: es algo que se acordó realizar pero que el proveedor no ha hecho y/o no se prevé que haga, y por lo tanto se encuentra fuera de especificación.

• Ejemplo: el proveedor no pudo completar la característica de recuperación automática de contraseña, por lo tanto el administrador central tendrá que resetear manualmente la contraseña.

Problema/Asunto: es cualquier otra cuestión que el Project Manager necesita resolver o elevar, pudiendo ser positivo o negativo.

• Ejemplo: un miembro del equipo causa baja del proyecto por una semana.

El enfoque PRINCE2 para Cambios

El enfoque para la Gestión de Cambios y Cuestión se decidirá en la primera fase (fase de inicio). Este enfoque puede ser evaluado al final de cada fase durante el proceso de Gestión de Límites de Fase.

PRINCE2 cuenta con 6 productos de gestión que se utilizan para el control de cuestiones, cambios y Gestión de la Configuración.

• Estrategia de Gestión de la Configuración: este documento contiene la estrategia para el manejo de cuestiones y cambios en el proyecto (ejemplo: cómo identificar productos, cómo controlar productos y como realizar una evaluación y verificación del estado).
• Fichas de Elementos de Configuración: cada ficha proporciona un conjunto de datos de sobre cada producto empleado en el proyecto (como metadatos). (Por ejemplo: la sección de entrada de una librería podría tener una tarjeta para cada libro con información específica que incluye la ubicación, clasificación, número de identificación, etc.)
• Informe sobre el Estado de los Productos: es un informe sobre el estado de los productos (ejemplo: un listado del estado de todos los productos elaborados por el proveedor X en la fase 3).
• Archivo Diario: el Project Manager utiliza este archivo como un diario para registrar toda la información informal. Para la información formal se utiliza un registro (Registro de Riesgos o Cuestiones).
• Registro de Cuestiones: imagina que emplear una hoja de cálculo para capturar y mantener las cuestiones (formales).
• Informe de Cuestiones: este informe describe detalladamente una cuestión. De acuerdo con PRINCE2 una cuestión puede ser 1) una solicitud de cambio, 2) fuera de especificación o 3) un problema/asunto. Un informe de cuestión puede describir cuestiones relacionadas, no siempre tienen que ser riesgos.

Estrategia de Gestión de la Configuración

El documento de Estrategia de Gestión de la Configuración describe la estrategia para gestionar las cuestiones y cambios en el proyecto. Una de las primeras preguntas que debe realizar el Project Manager es: ¿cuáles son los estándares existentes para el control de cambios y cuestiones en la compañía?

Si existe un programa corporativo, normalmente estará disponible una plantilla de la Estrategia de Gestión de la Configuración. La Estrategia de Gestión de la Configuración debería responder a las siguientes preguntas:

• P1: ¿Cómo deberían identificarse y controlarse lo productos? (Gestión de la configuración).
• P2: ¿Cómo se manejan los cambios y las cuestiones?
• P3: ¿Qué herramientas se utilizarán para el seguimiento de cuestiones y la información del producto (ejemplo: sharepoint, niku clarity, share drive, una hoja de cálculo)?
• P4: ¿Qué información debe mantenerse para cada producto (ejemplo: ficha de un elemento de configuración)?
• P5: ¿Con qué frecuencia el Project Manager realizará el control de cambios y cuestiones (ejemplo: una vez a la semana, dos veces al mes, etc.)?
• P6: ¿Quién será responsable de qué? En otras palabras, ¿Cuáles serán los roles y responsabilidades? (por ejemplo: ¿Quién cumple el rol de la Autoridad de cambios?).
• P7: ¿Cómo se priorizan los cambios y cuestiones? ¿Qué escala se utilizará para priorizar las cuestiones?
• P8: ¿Qué escala se utilizará para determinar la gravedad de las cuestiones (ejemplo: 1 a 4, bajo-medio-alto, etc.)?
• P9: ¿Qué niveles de gestión se ocuparán de las diferentes cuestiones en función de su gravedad? (por ejemplo: cuestiones de severidad 1 puede encargarse el Project Manager, pero severidad 3 y 4 debe ocuparse la Autoridad de Cambios).

Como los otros 3 documentos de estrategia, la Estrategia de Gestión de la Configuración se crea en la fase de inicio. El responsable para es el Project Manager con la aprobación de la Junta de Proyecto.

Como priorizar cuestiones y realizar seguimiento de la gravedad

Existen muchas maneras de priorizar una solicitud de cambios, PRINCE2 introduce una técnica que te ayudará a resolverlo. La técnica establece distintos grados de prioridad que son: Debe tener, debería tener, puede tener y no es necesario por ahora.

• Debe Tener: El cambio es esenciar para la viabilidad del proyecto, su ausencia puede afectar los objetivos del proyecto.(Por ejemplo: el producto final puede no funcionar de acuerdo a los requerimientos).
• Debería tener: El cambio es importante y su ausencia puede debilitar el Business Case; sin embargo el proyecto todavia puede alcanzar sus objetivos.
• Puede tener: El cambio es util aungue su ausencia no debilitaria al Business Case.
• No es necesario por ahora: El cambio no es esencial ni importante, por lo tanto puede esperar.

Sin embargo, puede resultar complicado explicar estos 4 niveles de prioridad a cualquiera que presente una solicitud, ya que en la mayoría de los casos argumentan que su solicitud de cambio es muy importante. Por lo tanto, aquí tienen algunas preguntas simples que te permitirán obtener la información correcta:

• Debe tener: ¿Si no está incluida funcionaría el producto final? (Si)
• Debería tener: ¿Afecta al Business case? (Si), entonces pregunta: ¿Cómo?
• Puede tener: ¿Afecta al Business case? (No)
• No es necesario por ahora: el cambio es esencial o importante (No)

Prioridad y Gravedad

La técnica anteriormente mencionada es buena para priorizar, ahora ¿cómo evaluamos la gravedad de una cuestión?

Por ejemplo: puedes utilizar una escala del 1 al 5 o una serie de palabras como: menor, significativo, mayor y crítico.

Puedes vincular cada nivel de gravedad de una cuestión con una rol:

• Menor: Apoyo al Proyecto
• Normal: Project Manager
• Significativa: Autoridad de Cambios
• Mayor: Junta de Proyecto
• Crítica: Gestión del Programa (ejemplo: proyecto fuera de tolerancia)

Autoridad de Cambios y Presupuesto para Cambios

La Autoridad de Cambios es una persona o un grupo de personas que se encargan de considerar las solicitudes de cambios y variaciones de especificaciones (fuera de especificaciones). Es responsabilidad de la Junta de Proyecto, por lo que pueden realizarlo ellos mismos que es muy común cuando se esperan pocos cambios, aunque también bien pueden delegarlo a otra persona. Si se esperan muchos cambios, entonces la Junta de Proyecto necesitará disponer de mucho tiempo para gestionarlos, por lo que es recomendable autorizar a otra persona o grupo de personas.

¿Qué clase de personas puede asumir este rol?

Esto depende del tamaño y valor del proyecto, del presupuesto para cambios, el monto que la Autoridad de Cambios puede disponer para cada cambio y/u otros factores similares. Por lo tanto puede ser la secretaria del Ejecutivo, un integrante de la Junta de Proyecto, del sector financiero o cualquier otro que sea competente.

La Autoridad de Cambios tendrá un Presupuesto para Cambios, una suma de dinero previamente acordada entre el cliente y el proveedor exclusivamente destinado a financiar los costos de las solicitudes de cambios. Se recomienda contar con un presupuesto para cambios para cada proyecto. La Junta de Proyecto puede limitar el costo por cambio, o el monto para la fase.

El Proceso de Control de Cambios resulta una herramienta muy importante para el Project Manager. Te daré un ejemplo: imagina tú eres el Project Manager y que algunos miembros de la organización que pertenecen a la alta dirección solicitan algunos cambios. Como Project Manager, no quieres parecer negativo ni tampoco verte forzado a incorporar nuevas cambios que puedan poner en peligro al proyecto. Entonces, si te preguntan sobre la posibilidad de realizar algún cambio puedes empezar diciendo: “Por supuesto. Aquí tienen nuestra solicitud de cambios y este es nuestro proceso para cambios. Te lo puedo explicar o bien puedo ayudarte a rellenar el formulario”. Luego puedes pasar la solicitud de cambios a la Autoridad de Cambios, como verás no es necesario que digas que no, con lo que aparentarás ser una persona “servicial”.

El Procedimiento de Gestión de la Configuración

¿De qué se trata la Gestión de la Configuración?

La Gestión de la Configuración es el conjunto de actividades para mantener y controlar los cambios de cada producto durante toda la vida del proyecto y una vez que el mismo concluye. Se ocupa de los Productos del Proyecto. PRINCE2 sugiere 5 actividades para seguir (dos durante el Inicio del Proyecto y 3 durante el Proyecto):

• Planificación: ¿a qué niveles realizarás GC (Gestión del cambio)? – ¿sobre qué productos?
• Identificación: ejemplo: sistema de codificación (proyecto-producto-propietario-versión-fecha).
• Control: actividades como baseline, archivar, distribuir copias, etc.
• Estatus: reconocer e informar sobre un grupo de productos.
• Verificación y Auditoría: ¿los productos se corresponden con las Fichas de Elementos de Configuración?

Planificación: ¿qué sucede en la planificación?

Decides que documentos y productos queremos controlar, por lo tanto ¿qué es importante?

• Ejemplo: un proyecto CRM: quiere ocuparte de los siguientes documentos: producto principal, los componentes principales, el diseño, los procesos, la documentación de los usuarios.
• Ejemplo: un evento para 100 clientes, por lo que quieres ocuparte de: lista de invitados, notas del orador, folletos, información del servicio de catering, contrato del lugar, etc.

Identificación: ¿qué sucede en la identificación?

Decides como identificar de forma única a cada producto en el proyecto (sistema de codificación): Código de producto - iniciales del propietario - número de versión - último número de modificación

• Ejemplo: 045-FT-v04-20112304.pdf

Control o Control de Cambios: ¿qué sucede en el control?

El control se basa en el control de cambios que se realizan a los productos durante el proyecto, una vez que el producto se aprueba “nada se puede mover ni cambiar sin autorización”. Los productos baseline se utilizan para comparar la situación actual con los objetivos previos.

Además, el control se ocupa del almacenamiento y distribución de las copias, del control de acceso, y archivarlas entre otras actividades tanto para productos de gestión como productos especializados.

Consejo: Piensa en un proyecto en el hayas trabajo recientemente y como realizaste el control al acceso de documentos y la sistemas de prevención que existían para evitar que otros usuarios modificaran documentos ya aprobados.

Informe sobre el estado: ¿Qué sucede en el estado de cuenta?

Esto quizás nunca antes lo hiciste ni lo viste en un proyecto, pero es bueno saber que esta actividad existe y si se requiere se puede utilizar. Está muy relacionada con los datos registrados en los documentos FEC que contienen los siguientes campos: Identificación, versión, última actualización, estado actual, propietario, listado de usuarios, fecha de nueva baseline, elementos relacionados, etc.

Permíteme darte dos ejemplos de Estado de Cuentas:

• El bibliotecario puede solicitar un informe del sistema:

Consulta: Autor: George Well, Fecha: 1940 a 1947, Estado: en la biblioteca

• El Gerente de Compras recibió una factura del Proveedor X y te preguntará por el estado de todos los productos del proveedor en la fase 3:

Consulta: Proveedor: X, Fase Producida: 3, Estado actual: mostrar estado

El Estado de cuenta es el informe de todos los datos actuales e históricos de cada producto utilizando el formato de Informe sobre el Estado de los Productos.

Verificación y Auditoria: ¿qué sucede durante la verificación y auditoría?

Esto implica verificar que los productos se encuentren alineados con la información en la Ficha del Elemento de Gestión de la Configuración. Por ejemplo: ¿Tienen ciertos usuarios acceso a la versión correcta del producto? ¿Los productos se encuentran donde se supone que deben estar? ¿Tienen los números correctos de identificación? ¿Los productos están seguros?

Procedimiento de Control de Cambios y Cuestiones

El control de cambios y cuestiones se ocupa de las cuestiones, las cuales pueden ser solicitudes de cambio, fuera de especificación y problemas o asuntos (otros). Existen 5 pasos para la Gestión de Cambios y Cuestiones: registrar, examinar, proponer, decidir, implementar:

• Registrar: determinar el tipo de cuestiones, y si son formales informales (3 tipos)
• Examinar: evaluar el impacto de las cuestiones en los objetivos del proyecto.
• Proponer: proponer acciones a realizar – por lo tanto identifica las opciones, evalúa y recomienda.
• Decidir: alguien debe decidir aprobar o rechazar la solución recomendada.
• Implementar: poner en práctica la solución (realizar las acciones correctivas).

Tratando con las cuestiones del Proyecto

• Solicitud de cambio - Se rellenará un formulario de Solicitud de Cambio (Informe de cuestiones con el estado de Solicitud de Cambio). La Autoridad de cambios decidirá el cambio.
• Fuera de especificación - Se completará el Informe de Cuestiones detallando la cuestión fuera de especificación. La Autoridad de cambios decidirá cómo se tratará la cuestión fuera de especificación.
• Problema/asunto (otros) - Estas son otro tipo de cuestiones que por supuesto pueden ser positivos o negativos. El Project Manager puede ocuparse de estos problemas mientras que se encuentren dentro de su nivel de tolerancias, o solicitar asesoramiento si es que provocan que la fase exceda la misma.

Roles y Responsabilidades en la temática Cambios y Gestión de la Configuración

• Corporativo /Programa
  • Proporciona la estrategia del programa o corporativa para el control de cambios, resolución de cuestiones y Gestión de la Configuración.
• Ejecutivo
  • Determina la Autoridad de Cambios y el presupuesto para cambios.
  • Establece las escalas para la clasificación de la severidad y prioridad y cuestiones. (Ej.: 1-5 o bajo-alto)
  • Responde a las solicitudes de asesoramiento del PM durante el proyecto.
  • Toma decisiones sobre cuestiones elevadas por el PM.
• Usuario Principal
  • Responde a las solicitudes de asesoramiento del PM durante el proyecto.
• Proveedor Principal
  • Toma decisiones sobre cuestiones elevadas por el PM.
• Project Manager
  • Gestiona el procedimiento de Gestión de la Configuración.
  • Gestiona el procedimiento de control de cambios y cuestiones.
  • Crea y mantiene el Registro de cuestiones e implementa acciones correctivas.
• Team Manager
  • Implementa acciones correctivas asignadas por el PM.
• Garantía del Proyecto
  • Proporciona asesoramiento en la examinación y resolución de cuestiones, además de verificar el cumplimiento de los procedimientos que figuran en la Estrategia de Gestión de la Configuración.
• Apoyo al Proyecto
  • Administra la Gestión de la Configuración (ocupándose de los productos del proyecto).
  • Realiza las tareas administrativas que surgen de los procedimientos de Control de Cambios y cuestiones.
  • Mantiene las Fichas de Elementos de la Configuración para los productos.