PRINCE2 wiki
« Temáticas

Business Case

Also available in: English Nederlands Français русский Português Polski Italiano

El propósito de establecer una metodología en la temática Business Case es la de “establecer un mecanismo para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable” y vale la pena continuar con la inversión.

Revisemos nuevamente la definición y analicemos cada parte:

Justificación comercial:

El término “Justificación comercial” es un término popular empleado en otros métodos de gestión y que también se emplea en PRINCE2. La justificación comercial hace referencia a que existe una razón comercial válida para llevar a cabo el proyecto y que la misma permanece válida a lo largo de todo el proyecto. Si el Business Case deja de ser valido durante el proyecto, o lo que es lo mismo: este dejara de tener justificación comercial, entonces el proyecto deberá cerrarse. La justificación comercial es, además, uno de los 7 principios de PRINCE2.

Resultado, resultado final y beneficio

PRINCE2 utiliza los términos “resultado, resultado final y beneficios”. Estos términos nos permiten describir lo que obtenemos de un proyecto:

Resultados: los resultados de un proyecto son los productos que los usuarios utilizarán. También son conocidos como productos especializados ; el proyecto es puesto en marcha para crear estos productos.

Resultado Final: habrás escuchado la expresión “el resultado final es el resultado de un cambio”. Desde el punto de vista de PRINCE2, decimos que un Resultado Final es el resultado del cambio que se obtiene por el uso de los productos del proyecto. Los resultados finales describen las actividades o comportamientos que los usuarios pueden mejorar, por ejemplo: realizar informes más rápidos.

Beneficios: PRINCE2 define los beneficios como las mejoras cuantificables que resultan de los resultados finales y que son percibidos como ventajas por alguna de las partes interesadas. Intenta ver a los beneficios como las mejoras cuantificables que provienen del uso de los productos. Los beneficios pueden ser alcanzados durante el proyecto, aunque la mayoría de ellos generalmente se alcanzan una vez que el proyecto se cierra y muchas veces un tiempo después.

Pasos para crear el Business Case

El Business Case se desarrolla en la fase de Inicio y se actualiza durante todo el proyecto. Antes de iniciarse el proyecto la Junta de Proyecto debe verificarlo, y luego se verifica puntualmente en los puntos clave de decisión del proyecto, por ejemplo el final de cada fase.

Las 4 etapas para crear un Business Cas son:

Paso 1: Desarrollo del Business Case

El Ejecutivo es el responsable de crear el Business Case, aunque puede ser redactado por otros o con la ayuda de otros. Por ejemplo: el Ejecutivo puede involucrar al personal del departamento financiero para que lo asistan con la información financiera.

Observa en el siguiente diagrama los niveles de gestión que intervienen en los distintos pasos que conforman la etapa de desarrollo del Business Case.

Paso 2: Verificación del Business Case – por la Junta de Proyecto

¿Qué significa verificar el Business Case?

Puntos de verificación de la Junta de Proyecto:

¿Existen otros puntos de verificación del Business Case? Si, otros puntos de verificación son cualquier otro momento en que sea oportuno y necesario llevar a cabo una revisión o actualización del Business Case. Por ejemplo: El Project Manager verifica la justificación comercial continua durante el proceso de gestión de límites de la fase, justo antes de iniciar una nueva fase. En otras palabras, el Business Case se utiliza para justificar la viabilidad continua del proyecto.

El Ejecutivo es el responsable de asegurar que el proyecto es rentable y de que se alinea con los objetivos corporativos, además de asegurar a las partes interesadas que el proyecto continúa siendo viable. Por lo tanto, el Ejecutivo es la persona responsable del proyecto, no el Project Manager.

Paso 3: Mantenimiento del Business Case

El mantenimiento del Business Case hace referencia a la actualización del mismo, de manera que refleje lo que está ocurriendo en el proyecto. Puede realizarse cuando se evalúan los riesgos o cuestiones, o al final de cada fase. Por ejemplo: uno de los cambios típicos que es necesario actualizar son los incrementos o reducciones en los costos, cualquier nueva información sobre los riesgos, etc.

Entonces, ¿cuándo es conveniente actualizar el Business Case durante el proyecto? Un buen momento para actualizar el Business Case es al final de cada etapa, ya que en ese punto contaremos con los costos reales de la última fase, y con los costos más actualizados de la próxima etapa, así como con cualquier otra información respecto a los riesgos y cuestiones.

Paso 4: Confirmación de Beneficios

Los beneficios se identifican y especifican al inicio del proyecto en el documento “Plan de Revisión de Beneficios” y en el Business Case. Por cada beneficio, deberá incluirse la forma de medición y cuándo esta previsto alcanzarlos. Esta información se incluye en el Plan de Revisión de Beneficios.

Ejemplo de beneficio cuantificable: reducción de los costos en un X%, aumento de las ganancias en un X%.

Los beneficios generalmente se alcanzan una vez que el proyecto se cierra, aunque algunos pueden alcanzarse durante el proyecto. Durante la fase de Confirmación de Beneficios se verifica si los beneficios esperados fueron alcanzados.

El diagrama muestra que la Confirmación de Beneficios se realiza al final de cada etapa y una vez cerrado el proyecto. El Plan de Revisión de Beneficios debe ser actualizado al final de cada etapa del proyecto.

El Plan de Revisión de Beneficios

El Plan de Revisión de Beneficios tiene como objetivo identificar los beneficios y, más importante aún, determinar cómo se cuantificaran. En otras palabras, el Plan de Revisión de Beneficios se utiliza para planificar la evaluación de los beneficios. Así puedes compara los resultados esperados con la situación actual (real), convirtiéndose la situación actual en la nueva línea de base.

Por lo tanto el propósito del Plan de Revisión de Beneficios es:

El Plan de Revisión de Beneficios debe incluir información acerca de los tiempos en los que se espera alcanzar estos beneficios. Este plan se genera en la Fase de Inicio por el Project Manager. El Usuario Principal es el responsable de especificar los beneficios y de comprobar que los mismos se alcanzaron.

¿Por qué el Usuario Principal es el responsable de especificar y de comprobar que se alcanzaron los beneficios?

El contenido del Business Case

Introducción al Business Case

El Business Case debería describir las razones para iniciar un proyecto, además de incluir información de los costos y riesgos estimados y de los beneficios esperados. El Business Case contiene las siguientes partes:

Business Case: ¿quién es responsable de qué?

discussion icon PRINCE2 wiki is open-source and published for free under a Creative Commons license.

discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Juan Luis Vila Grau