Business Case

El propósito de establecer una metodología en la temática Business Case es la de “establecer un mecanismo para juzgar si el proyecto es (y se mantiene) deseable, viable y alcanzable” y vale la pena continuar con la inversión.

Revisemos nuevamente la definición y analicemos cada parte:

• Proporcionar un mecanismo…: proporcionar una guía a seguir
• Para determinar si el proyecto es (y se mantiene) deseable: determinar si el producto/servicio se necesita efectivamente (beneficios vs. Costes)
• Viable: ¿Es posible realizarlo? ¿Somos capaces de entregarlo?
• Alcanzable: ¿Es posible alcanzar los beneficios?
• Vale la pena la inversión continua: si no vale la pena, el proyecto debe ser cerrado.

Justificación comercial:

El término “Justificación comercial” es un término popular empleado en otros métodos de gestión y que también se emplea en PRINCE2. La justificación comercial hace referencia a que existe una razón comercial válida para llevar a cabo el proyecto y que la misma permanece válida a lo largo de todo el proyecto. Si el Business Case deja de ser valido durante el proyecto, o lo que es lo mismo: este dejara de tener justificación comercial, entonces el proyecto deberá cerrarse. La justificación comercial es, además, uno de los 7 principios de PRINCE2.

Resultado, resultado final y beneficio

PRINCE2 utiliza los términos “resultado, resultado final y beneficios”. Estos términos nos permiten describir lo que obtenemos de un proyecto:

• Resultado: ¿Cuál es el producto/servicio que será entregado por el proyecto?
• Resultado Final: ¿Qué pueden hacer mejor los usuarios con este producto/servicio?
• Beneficios: Enumera las mejoras cuantificables de la utilización de este producto.

Resultados: los resultados de un proyecto son los productos que los usuarios utilizarán. También son conocidos como productos especializados ; el proyecto es puesto en marcha para crear estos productos.

Resultado Final: habrás escuchado la expresión “el resultado final es el resultado de un cambio”. Desde el punto de vista de PRINCE2, decimos que un Resultado Final es el resultado del cambio que se obtiene por el uso de los productos del proyecto. Los resultados finales describen las actividades o comportamientos que los usuarios pueden mejorar, por ejemplo: realizar informes más rápidos.

Beneficios: PRINCE2 define los beneficios como las mejoras cuantificables que resultan de los resultados finales y que son percibidos como ventajas por alguna de las partes interesadas. Intenta ver a los beneficios como las mejoras cuantificables que provienen del uso de los productos. Los beneficios pueden ser alcanzados durante el proyecto, aunque la mayoría de ellos generalmente se alcanzan una vez que el proyecto se cierra y muchas veces un tiempo después.

Pasos para crear el Business Case

El Business Case se desarrolla en la fase de Inicio y se actualiza durante todo el proyecto. Antes de iniciarse el proyecto la Junta de Proyecto debe verificarlo, y luego se verifica puntualmente en los puntos clave de decisión del proyecto, por ejemplo el final de cada fase.

Las 4 etapas para crear un Business Cas son:

• Desarrollo: desarrollo del Business Case
• Verificación: verificación del Business Case
• Mantenimiento: mantenimiento del Business Case
• Confirmación de beneficios: definidos en el Plan de Revisión de Beneficios.

Paso 1: Desarrollo del Business Case

El Ejecutivo es el responsable de crear el Business Case, aunque puede ser redactado por otros o con la ayuda de otros. Por ejemplo: el Ejecutivo puede involucrar al personal del departamento financiero para que lo asistan con la información financiera.

Observa en el siguiente diagrama los niveles de gestión que intervienen en los distintos pasos que conforman la etapa de desarrollo del Business Case.

Paso 2: Verificación del Business Case – por la Junta de Proyecto

¿Qué significa verificar el Business Case?

• Significa comprobar si el Business Case continua valiendo la pena.
• Esta verificación se realiza en numerosos puntos de control durante el proyecto y es responsabilidad de la Junta de Proyecto.

Puntos de verificación de la Junta de Proyecto:

• Punto 1: Al final del proceso “Puesta en marcha del proyecto” (Pre-proyecto)
• Punto 2: Al final de la fase de Inicio.
• Punto 3: al comienzo de cada nueva fase de entrega.

¿Existen otros puntos de verificación del Business Case? Si, otros puntos de verificación son cualquier otro momento en que sea oportuno y necesario llevar a cabo una revisión o actualización del Business Case. Por ejemplo: El Project Manager verifica la justificación comercial continua durante el proceso de gestión de límites de la fase, justo antes de iniciar una nueva fase. En otras palabras, el Business Case se utiliza para justificar la viabilidad continua del proyecto.

El Ejecutivo es el responsable de asegurar que el proyecto es rentable y de que se alinea con los objetivos corporativos, además de asegurar a las partes interesadas que el proyecto continúa siendo viable. Por lo tanto, el Ejecutivo es la persona responsable del proyecto, no el Project Manager.

Paso 3: Mantenimiento del Business Case

El mantenimiento del Business Case hace referencia a la actualización del mismo, de manera que refleje lo que está ocurriendo en el proyecto. Puede realizarse cuando se evalúan los riesgos o cuestiones, o al final de cada fase. Por ejemplo: uno de los cambios típicos que es necesario actualizar son los incrementos o reducciones en los costos, cualquier nueva información sobre los riesgos, etc.

Entonces, ¿cuándo es conveniente actualizar el Business Case durante el proyecto? Un buen momento para actualizar el Business Case es al final de cada etapa, ya que en ese punto contaremos con los costos reales de la última fase, y con los costos más actualizados de la próxima etapa, así como con cualquier otra información respecto a los riesgos y cuestiones.

Paso 4: Confirmación de Beneficios

Los beneficios se identifican y especifican al inicio del proyecto en el documento “Plan de Revisión de Beneficios” y en el Business Case. Por cada beneficio, deberá incluirse la forma de medición y cuándo esta previsto alcanzarlos. Esta información se incluye en el Plan de Revisión de Beneficios.

Ejemplo de beneficio cuantificable: reducción de los costos en un X%, aumento de las ganancias en un X%.

Los beneficios generalmente se alcanzan una vez que el proyecto se cierra, aunque algunos pueden alcanzarse durante el proyecto. Durante la fase de Confirmación de Beneficios se verifica si los beneficios esperados fueron alcanzados.

El diagrama muestra que la Confirmación de Beneficios se realiza al final de cada etapa y una vez cerrado el proyecto. El Plan de Revisión de Beneficios debe ser actualizado al final de cada etapa del proyecto.

El Plan de Revisión de Beneficios

El Plan de Revisión de Beneficios tiene como objetivo identificar los beneficios y, más importante aún, determinar cómo se cuantificaran. En otras palabras, el Plan de Revisión de Beneficios se utiliza para planificar la evaluación de los beneficios. Así puedes compara los resultados esperados con la situación actual (real), convirtiéndose la situación actual en la nueva línea de base.

Por lo tanto el propósito del Plan de Revisión de Beneficios es:

• Definir claramente cómo se van a cuantificar los beneficios.
• Determinar las actividades necesarias para cuantificar los beneficios esperados del proyecto.

El Plan de Revisión de Beneficios debe incluir información acerca de los tiempos en los que se espera alcanzar estos beneficios. Este plan se genera en la Fase de Inicio por el Project Manager. El Usuario Principal es el responsable de especificar los beneficios y de comprobar que los mismos se alcanzaron.

¿Por qué el Usuario Principal es el responsable de especificar y de comprobar que se alcanzaron los beneficios?

• El usuario principal representa a los usuarios que requieren del nuevo producto, por lo tanto tiene que ser capaz de describir los beneficios esperados. Esta descripción de beneficios debería mostrar que el proyecto es rentable (vale la pena la inversión).
• El usuario principal es, además, el responsable de la utilización de los productos (resultados) para alcanzar los beneficios, y es el responsables ante el entorno corporativo o del programa. Esto asegurará su continuo compromiso durante y una vez finalizado el proyecto.

El contenido del Business Case

Introducción al Business Case

El Business Case debería describir las razones para iniciar un proyecto, además de incluir información de los costos y riesgos estimados y de los beneficios esperados. El Business Case contiene las siguientes partes:

• Resumen
  • Ejecutivo Un breve resumen del Business Case para la alta dirección.
• Razones
  • Razones para realizar el proyecto (proviene del Mandato de Proyecto)
• Opciones de Negocios
  • PRINCE2 nos enseña que siempre hay 3 opciones a considerar ante cualquier inversión. Estas son:
  • No hacer nada, hacer lo mínimo y hacer algo.
  • No hacer nada puede sonar un poco extraño, pero te daré un ejemplo. Supongamos que descubrimos que los beneficios del proyecto de ventas no podrán ser alcanzados, ya que más del 66% de los clientes no desean hacer los pedidos en línea ya que prefieren utilizar el teléfono. Entonces sería mejor que no hiciéramos nada. La opción de No hacer nada siempre debe ser la primer opción, ya que la Junta de Proyecto comparará el hecho de no hacer nada con otras opciones propuestas que requieren de inversión. Las opciones de hacer lo mínimo y hacer algo normalmente requieren un análisis detallado del negocio donde se muestren los costos, beneficios, necesidades y viabilidad.
• Beneficios esperados
  • Enumerar cada uno de los beneficios además de cómo, y cuándo pueden ser cuantificados.
• Contra-beneficios esperados
  • De acuerdo con PRINCE2 un contra beneficio es un resultado final percibido como negativo por una o más partes interesadas. Otro nombre que se puede utilizar es efecto colateral negativo. Por ejemplo: con la aplicación CRM en línea, el 50% del personal de ventas tendrá que buscarse un nuevo empleo.
• Tiempos
  • Inicio y fin del proyecto y cuando serán alcanzados los beneficios.
• Costos
  • Costos del proyecto sumado a los costos de mantenimiento una vez finalizado el mismo.
• Evaluación de la inversión
  • Información del retorno de la inversión (ROI) / cálculos (costos vs. Beneficios).
• Mayores Riesgos
  • Un resumen sobre los mayores riesgos (proviene del Registro de riesgos).

Business Case: ¿quién es responsable de qué?

• Gerencia Corporativa o del Programa
  • Proporciona el Mandato de Proyecto que contendrá las razones y quizás la mayor cantidad de información requerida por el Business Case.
  • Desean saber si los beneficios esperados son alcanzados.
• Junta de Proyecto
  • Verificación del Business Case (por ejemplo: en cada punto de decisión).
• Ejecutivo
  • Responsable del Business Case y de asegurar la financiación del proyecto.
  • Responsable del plan de revisión de beneficios durante el proyecto.
  • Asegurarse que el proyecto es rentable.
  • Asegurar a las demás partes interesadas que el proyecto permanece viable.
• Usuario Principal
  • Especifica los beneficios.
  • Asegura que los beneficios serán alcanzados.
• Project Manager
  • Prepara el Business Case en la fase de Inicio.
  • Actualiza el Business Case durante el proyecto (mantenimiento).
  • Registra los efectos de las cuestiones y riesgos en el Business Case.
  • Mantiene el Plan de Revisión de Beneficios actualizado.
• Garantía del Proyecto
  • Asiste en el desarrollo del Business Case.
  • Ayuda a garantizar que el Business Case contiene información correcta.