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Puesta en Marcha

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El propósito de este proceso es responder la siguiente pregunta: “¿Tenemos un proyecto viable y que vale la pena?”. Generalmente el Mandato del Proyecto es el único documento que existe cuando se inicia el proyecto, y éste no contiene suficiente información para que la Junta de Proyecto tome la decisión de comenzar con la fase de Inicio.

Por lo tanto, el propósito de este proceso es proporcionar a la Junta de Proyecto la información necesaria para juzgar si el proyecto vale la pena. Para ello se utiliza el Expediente del Proyecto, que contiene información del Business Case. Otro propósito importante de este proceso es el de evitar que se inicien proyectos “malos”, que no vale la pena llevar a cabo.

Este proceso debería ser breve; el propósito es hacer lo mínimo indispensable para determinar si comenzar o no con la fase de Inicio.

Los objetivos de este proceso se basan en preparar y asegurar que durante este proceso y antes de que concluya, se habrá implementado lo siguiente:

Como puedes ver, los objetivos del proceso de puesta en marcha son proporcionar a la Junta de Proyecto la información necesaria y preparar el Plan de la Fase de Inicio.

Actividades del proceso Puesta en Marcha de un Proyecto

El siguiente diagrama ofrece una visión general de las actividades que conforman este proceso el diagrama. Fíjate en qué niveles se realizan las actividades (corporativo, dirección y gestión); ¿ves como la mayoría de las actividades tienen lugar en el nivel de gestión, y las realiza el Project Manager? El Ejecutivo prepara el Business Case preliminar con asistencia del Project Manager mientras que la Descripción del Producto del Proyecto (PPD) es responsabilidad del Project Manager.

Las siguientes actividades se deben realizar durante el proceso de puesta en marcha:

  1. Nombrar al Ejecutivo y a la Junta de Proyecto.
  2. Registrar lecciones previas.
  3. Diseñar y nombrar al Equipo de gestión del proyecto.
  4. Preparar el Business Case preliminar y crear la Descripción del Producto del Proyecto (PPD, siglas en ingles de Project Product Description), este documento es una descripción del producto principal que entregará el proyecto.
  5. Seleccionar el enfoque del proyecto y preparar el Expediente del proyecto.
  6. Planificar la Fase de Inicio.

El desencadenante (disparador) es aquello que pone en marcha el proyecto; es el Mandato del Proyecto, y tiene su origen en la Alta Dirección de la compañía o del Programa. Durante este proceso, el Mandato del Proyecto se desarrolla en el Expediente del Proyecto. Recuerda que la Junta de Proyecto utilizará el Expediente del Proyecto para decidir el inicio del mismo.

Si el proyecto es parte de un programa, entonces el programa proporcionará la mayor parte del contenido del Expediente del Proyecto. De hecho, el Programa ya habrá realizado la mayor parte del trabajo de esta etapa.

Preparar el Expediente del Proyecto y el Business Case preliminar requiere de la cooperación entre el Project Manager, la Junta de Proyecto y algunas de las partes interesadas

Trabajar en el Expediente del Proyecto y el Business Case preliminar son tareas iterativas, por ejemplo: constantemente se discute y se mejoran ambos documentos.

Según PRINCE2, cuanto más tiempo emplees durante este proceso definiendo los requerimientos, más tiempo ahorrarás durante el proyecto, pues podrás evitar algunas de las siguientes situaciones:

Diagrama de Entradas y Salidas del procesos Puesta en Marcha de un Proyecto

Entradas:

Salidas:

Solicitud para Iniciar el Proyecto

El producto final del proceso de Puesta en Marcha es una solicitud a la Junta de Proyecto para iniciar el proyecto, y que autoricen el inicio de la primera fase del proyecto. El Project Manager entrega a la Junta de Proyecto tanto el Expediente del Proyecto como el Plan de la Fase de Inicio.

2.4. Roles y Responsabilidades del proceso Puesta en Marcha de un Proyecto

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discussion icon Written by: Frank Turley

discussion icon Translated by: Juan Luis Vila Grau