Puesta en Marcha

El propósito de este proceso es responder la siguiente pregunta: “¿Tenemos un proyecto viable y que vale la pena?”. Generalmente el Mandato del Proyecto es el único documento que existe cuando se inicia el proyecto, y éste no contiene suficiente información para que la Junta de Proyecto tome la decisión de comenzar con la fase de Inicio.

Por lo tanto, el propósito de este proceso es proporcionar a la Junta de Proyecto la información necesaria para juzgar si el proyecto vale la pena. Para ello se utiliza el Expediente del Proyecto, que contiene información del Business Case. Otro propósito importante de este proceso es el de evitar que se inicien proyectos “malos”, que no vale la pena llevar a cabo.

Este proceso debería ser breve; el propósito es hacer lo mínimo indispensable para determinar si comenzar o no con la fase de Inicio.

Los objetivos de este proceso se basan en preparar y asegurar que durante este proceso y antes de que concluya, se habrá implementado lo siguiente:

• Existe un Business Case (razón comercial), y la misma debería ser documentada en el Business Case preliminar, ya que este documento no se termina de completar hasta la Fase de Inicio.
• El enfoque del proyecto, que determina la mejor forma de llevar a cabo el proyecto, además, se busca obtener conocimiento de de otros proyectos a partir de las lecciones aprendidas, de especialistas o inclusive de conocimiento externo.
• Elegir las personas que realizarán el trabajo para iniciar el proyecto, y el resto de roles dentro del proyecto.
• Crear el Expediente del Proyecto, el cual proporciona información sobre el alcance del proyecto y la mayor parte de la información recopilada durante este proceso.
• Crear un Plan de Fase detallado para planificar el trabajo a realizar en la Fase de Inicio.

Como puedes ver, los objetivos del proceso de puesta en marcha son proporcionar a la Junta de Proyecto la información necesaria y preparar el Plan de la Fase de Inicio.

Actividades del proceso Puesta en Marcha de un Proyecto

El siguiente diagrama ofrece una visión general de las actividades que conforman este proceso el diagrama. Fíjate en qué niveles se realizan las actividades (corporativo, dirección y gestión); ¿ves como la mayoría de las actividades tienen lugar en el nivel de gestión, y las realiza el Project Manager? El Ejecutivo prepara el Business Case preliminar con asistencia del Project Manager mientras que la Descripción del Producto del Proyecto (PPD) es responsabilidad del Project Manager.

Las siguientes actividades se deben realizar durante el proceso de puesta en marcha:

1. Nombrar al Ejecutivo y a la Junta de Proyecto.
2. Registrar lecciones previas.
3. Diseñar y nombrar al Equipo de gestión del proyecto.
4. Preparar el Business Case preliminar y crear la Descripción del Producto del Proyecto (PPD, siglas en ingles de Project Product Description), este documento es una descripción del producto principal que entregará el proyecto.
5. Seleccionar el enfoque del proyecto y preparar el Expediente del proyecto.
6. Planificar la Fase de Inicio.

El desencadenante (disparador) es aquello que pone en marcha el proyecto; es el Mandato del Proyecto, y tiene su origen en la Alta Dirección de la compañía o del Programa. Durante este proceso, el Mandato del Proyecto se desarrolla en el Expediente del Proyecto. Recuerda que la Junta de Proyecto utilizará el Expediente del Proyecto para decidir el inicio del mismo.

Si el proyecto es parte de un programa, entonces el programa proporcionará la mayor parte del contenido del Expediente del Proyecto. De hecho, el Programa ya habrá realizado la mayor parte del trabajo de esta etapa.

Preparar el Expediente del Proyecto y el Business Case preliminar requiere de la cooperación entre el Project Manager, la Junta de Proyecto y algunas de las partes interesadas

Trabajar en el Expediente del Proyecto y el Business Case preliminar son tareas iterativas, por ejemplo: constantemente se discute y se mejoran ambos documentos.

Según PRINCE2, cuanto más tiempo emplees durante este proceso definiendo los requerimientos, más tiempo ahorrarás durante el proyecto, pues podrás evitar algunas de las siguientes situaciones:

• Reuniones y discusiones posteriores para tratar de definir ciertos productos.
• Re-planificaciones debido a la creación de sub-productos incorrectos.
• Evitar excepciones costosas durante las fases.

Diagrama de Entradas y Salidas del procesos Puesta en Marcha de un Proyecto

Entradas:

• El Mandato del Proyecto es el disparador que inicia el proyecto, y tiene su origen en una fuente externa.
• El Mandato del Proyecto puede contener determinada información como: las razones para el proyecto, información sobre Business Case y quizás alguna otra información necesaria para el Expediente del Proyecto.
• El PM deberá buscar lecciones de otros proyectos (ejemplo: revisar los Informes sobre Lecciones de otros proyectos si se encuentran disponibles, o invitar a las partes interesadas a que contribuyan con lecciones).

Salidas:

• La Descripción del Producto del Proyecto (PPD): normalmente es una descripción de 1 a 3 páginas del producto principal que se producirá en el proyecto. La estructura de este documento se trata tanto en la temática Planes como en la de Calidad.
• El Business Case preliminar: es responsabilidad del Ejecutivo y su propósito es proporcionar justificación comercial al proyecto.
• La Estructura del Equipo de Gestión del Proyecto: proporcionará información acerca de la Estructura de Gestión del Proyecto (Junta de Proyecto, Garantía, Autoridad de Cambio, Project Manager).
• El Enfoque del Proyecto: esta parte del documento definirá el enfoque que se tomará para llevar a cabo el proyecto. Para establecerlo, el Project Manager puede hacerse preguntas como:
  • ¿Creamos el producto desde cero, actualizamos productos existentes o bien optamos por una solución completamente distinta?
  • ¿Deberíamos emplear personal interno o externo en el proyecto?
  • ¿Qué podemos aprender de otros proyectos?
  • ¿Existen otras fuentes de información, tanto internas como externas?
• El Expediente del Proyecto: toda la información que mencionamos hasta aquí se reúne en el Expediente del Proyecto, a la que habrá que añadir: el alcance, los roles y responsabilidades y los seis objetivos de desempeño.
• El Plan de la Fase de Inicio: el PM es responsable de este plan, para el día a día de la fase de Inicio.

Solicitud para Iniciar el Proyecto

El producto final del proceso de Puesta en Marcha es una solicitud a la Junta de Proyecto para iniciar el proyecto, y que autoricen el inicio de la primera fase del proyecto. El Project Manager entrega a la Junta de Proyecto tanto el Expediente del Proyecto como el Plan de la Fase de Inicio.

2.4. Roles y Responsabilidades del proceso Puesta en Marcha de un Proyecto

• Corporativo /Programa
  • Proporciona el Mandato del Proyecto – este es el disparador, proviene de una fuente externa al proyecto.
  • Establece los niveles de tolerancia del proyecto.
  • Nombra al Ejecutivo y puede nombrar al PM.
• Ejecutivo
  • Nombra al PM (si no ha sido designado todavía).
  • Aprueba la Estructura del Equipo de Gestión del Proyecto.
  • Proporciona el Business Case preliminar.
• Usuario Principal
  • Proporciona información para la Descripción del Producto del Proyecto (PPD).
• Project Manager
  • Facilita la creación de la mayor parte del Expediente del Proyecto (PPD, roles y responsabilidades, alcance, estructura de gestión del proyecto, etc.).
  • Facilita el Enfoque del proyecto y reúne las lecciones.
  • Confecciona el Plan de la Fase de Inicio
• Team Manager
  • Puede ser consultado para ayudar en el enfoque del proyecto y en la PPD.