Inicio de un Proyecto

El propósito del proceso Inicio de un Proyecto es entender el trabajo que se necesita realizar para entregar los productos requeridos (el proyecto). Es necesaria entenderlo antes de tomar la decisión de continuar con el proyecto. Como en cualquier proyecto, hay una serie de elementos que es necesario fijar antes de comenzar, y por ello es necesario hacerse una serie de preguntas:

• ¿Cuáles son las razones para llevar adelante el proyecto, sus riesgos y beneficios?
• Alcance: ¿Qué hay que hacer y qué no estará incluido?
• ¿Cuándo se pueden entregar los productos?
• ¿Cómo puede asegurarse que se alcanzará la calidad requerida?
• ¿Cómo se identificarán y seguirán los riesgos, las cuestiones y los cambios que surjan?
• ¿Cómo se monitorea el progreso del proyecto, quién necesita estar informado y con qué frecuencia?
• Y por último, ¿cómo se adaptará PRINCE2 para ajustarse al proyecto?

El Objetivo es encontrar respuestas a éstas preguntas.

Pongamos el proceso Inicio de un Proyecto en contexto e identifiquemos lo que realmente hace por el proyecto. El proceso de Puesta en Marcha (SU) verifica la viabilidad del proyecto, mientras que el proceso de Inicio de un Proyecto (IP) trata de establecer unos fundamentos sólidos para el proyecto para que todas las partes interesadas tengan en claro lo que el proyecto alcanzará.

La alternativa podría ser, simplemente, permitir que los proyectos se inicien tras el “proceso de Puesta en Marcha” sin conocer: planes, hitos, costos y los niveles de calidad. Sería como tratar de construir una casa sin cimientos o con unos cimientos muy endebles.

El proceso Inicio de un Proyecto puede suponer una gran inversión para la compañía, pero es una inversión necesaria para planificar y llevar adelante el resto del proyecto. Durante el Inicio de un Proyecto, el Project Manager creará varios productos de gestión para demostrar: cómo se gestionará el proyecto, el costo, cómo se verificará la calidad, como se planificará, cómo se realizará la comunicación…

Actividades del proceso de Inicio de un Proyecto

PRINCE2 recomienda llevar a cabo 8 actividades durante el proceso de Inicio de un Proyecto. Son:

• Preparar la Estrategia de Gestión del Riesgo, la cual determinará cómo gestionar el riesgo durante el proyecto (esto significa, como gestionar las reglas de compromiso para el riesgo).
• Preparar la Estrategia de Gestión de la Configuración, la cual establecerá la información respecto a cómo gestionar los productos producidos durante el proyecto.
• Preparar la Estrategia de Gestión de Calidad, que responde a la pregunta sobre cómo asegurar la calidad.
• Estrategia de Gestión de la Comunicación, que responderá a preguntas relacionada sobre la comunicación con las partes interesadas.
• Establecer los controles del proyecto, para proporcionar información acerca de cómo la Junta de Proyecto puede controlar al proyecto.
• Crear el Plan de Proyecto, que abarca las Descripciones de Productos, riesgos, tiempos y costos.
• Clarificar el Business Case, es decir, completarlo.
• Por último, confeccionar el Documento de Inicio del Proyecto (PID, siglas en inglés de Project Initiation Documentation), lo que implica recoger y recopilar la información de la mayoría de los documentos creados hasta la fecha.

El Project Manager comenzará con los 4 documentos de estrategia, luego creará los Controles al Proyecto y el Plan de Proyecto. Estas son actividades iterativas por lo tanto se actualizarán continuamente durante el proceso de inicio. El Business Case puede completarse después del Plan de Proyecto, ya que éste contiene información necesaria para el Business Case (tiempos y costes). La actividad final es preparar lar la Documentación de Inicio del Proyecto (PID)

Diagrama de Entradas y Resultados del Proceso de Inicio de un Proyecto

Entradas y Resultados del Proceso Inicio de un Proyecto

Inputs:

• El disparador de este proceso es la “autorización para iniciar el proyecto”, la cual proviene de la Junta de Proyecto.
• El Expediente del Proyecto proviene del proceso de Puesta en Marcha.
• El Plan de la Fase de la Fase de Inicio proviene del proceso de Puesta en Marcha.

Outputs principales:

• Los 4 documentos de estrategias de gestión: Calidad, Gestión de la Configuración, Riesgo y Comunicación.
• La Estructura del Equipo de Gestión del Proyecto y la descripción de roles (parte del PID).
• El Plan de Proyecto, el cual es el plan para todo el proyecto, incluyendo todas las Descripciones de Productos (parte del PID).
• El Business Case es responsabilidad del Ejecutivo y proporciona información para justificar el proyecto. El Project Manager asistirá el Ejecutivo con el Business Case (parte del PID).
• Una visión global de cómo será controlado el proyecto: controles del proyecto, (parte del PID).
• El Plan de Revisión de Beneficios, para conocer cuáles y cómo se alcanzarán los beneficios durante y después del proyecto, así como también quién es responsable de los mismos (usuario principal).
• Nota: El plan de la Primer Fase de entrega se crea durante el proceso de Gestión de Límites de Fase (SB) y NO durante el proceso de inicio.

El Documento de Inicio del Proyecto (PID) pasa a ser un contrato entre el Project Manager y la Junta de Proyecto.

Solicitud de entrega de un proyecto:

El resultado final del proceso de Inicio de un Proyecto es una solicitud a la Junta de Proyecto para entregar el proyecto, en otras palabras, firmar el PID (la Documentación de Inicio del Proyecto) y permitir que el proyecto continúe.

Roles y Responsabilidades de proceso Inicio de un Proyecto

• Junta de Proyecto
  • Aprobar todas las partes del PID.
• Ejecutivo
  • Crear el Business Case
  • Aprobar todas las partes del PID.
• Usuario Principal
  • Proporcionar información y recursos para las Descripciones de Productos.
  • Proporcionar información para el Plan de Revisión de Beneficios.
• Proveedor Principal
  • Aprobar partes del PID (ej.: Plan de Proyecto, Estructura del Equipo de Gestión).
  • Proporcionar recursos para ayudar en la planificación.
• Garantía del Proyecto
  • Evaluar la mayor parte de la información del PID.
• Project Manager
  • Crear la mayoría de los documentos requeridos en el PID.
  • Crear el Plan de Revisión de Beneficios.
• Team Manager
  • Asistir en la planificación (estimación, etc.)