Gestión de los Límites de Fase

El proceso de Gestión de los Límites de Fase (SB) proporciona a la Junta de Proyecto, en puntos o momentos estratégicos del ciclo de vida del proyecto, la información necesaria para poder decidir si detener el proyecto o continuar hacia la próxima fase, así como también verificar el desempeño del proyecto respecto del plan original. Recuerda que la Junta de Proyecto es quien controla el proyecto y el proceso Gestión de los Límites de Fase proporciona la información necesaria para realizar esto.

Es importante aclarar que la decisión de cerrar el proyecto no debe ser vista como un fracaso; sería lo correcto para aquellos casos en que el proyecto se volviera muy costo, arriesgado, injustificable, etc.

Propósito y Objetivos del proceso Gestión de los límites de Fase

Propósito

El propósito del proceso de Gestión de los Límites de Fase tiene dos partes:

1. El Project Manager tiene que proporcionar a la Junta de Proyecto una visión general del desempeño de la fase actual, actualizar el Plan de Proyecto y el Business Case y crear el Plan de Fase para la próxima fase.
2. Esta información permitirá a la Junta de Proyecto evaluar la fase actual, aprobar la próxima fase, evaluar el Plan de Proyecto actualizado y confirmar la justificación comercial continua.

Objetivo:

Los objetivos del proceso de Gestión de los Límites de Fase son:

• Asegurar a la Junta de Proyecto que todos los productos de la fase actual han sido producidos y aprobados.
• Si es necesario, evaluar y actualizar, los documentos habituales como el Documento de Inicio del Proyecto (PID), el Business Case, el Plan de Proyecto y el Registro del Riesgos.
• Registrar cualquier lección en el Archivo sobre las Lecciones que puede ayudar en próximas fases o en futuros proyectos.
• Preparar el Plan de Fase para la próxima fase y solicitar autorización para iniciar la próxima fase.

Existen cinco actividades que se llevan a cabo en el proceso de Gestión de los Límites de Fase, y son:

1. Planificar la próxima fase:
2. Crear el Plan de la Fase siguiente, utilizando la planificación basada en productos.
3. El Team Managers y los especialistas pueden colaborar con las descripciones de productos, estimaciones, etc.
4. Actualizar el Plan de Proyecto: confirmar lo que se realizó (realmente) y planificar las previsiones para la siguiente fase.
5. Actualizar el Business Case: deben actualizarse los costes con los costes reales de la última fase últimos costos de la última fase, además de los de la próxima fase.
6. Elaborar el Informar al Final de Fase o,
7. Un Plan de Excepción.
8. Inputs y Outputs del proceso de Gestión de los Límites de Fase

Inputs

• Plan de la Fase: el Informe al Final de Fase se crea a partir de Plan de Fase actual.
• Plan de Proyecto: el próximo Plan de Fase utilizará el Plan de Proyecto (parte del PID, Project Initiation Documentation).

Outputs

• Se crea el Plan de Fase siguiente o el Plan de Excepción.
• El Informe al Final de Fase proporciona una visión general del desempeño de la fase.

Solicitude a la Junta de Proyecto

Lo último que Project Manager hará en este proceso es enviar una solicitud a la Junta de Proyecto para continuar con la próxima fase, o volver y completar la fase actual con el Plan de Excepción.

Roles y Responsabilidades del proceso Gestión de los Límites de Fase

• Project Manager
  • Crea o actualiza todos los documentos de gestión del proceso Gestión de los Límites de Fase (SB).
• Team Manager
  • Puede asistir al Project Manager en la planificación de las actividades.