Control de una Fase

El proceso de Control de una Fase describe el trabajo del día a día del Project Manager para gestionar la fase. En este proceso es donde el Project Manager realiza la mayor parte de su trabajo.

Durante el proceso, el Project Manager repetirá las siguientes tareas:

• Autorizar el trabajo a realizar (repartir el trabajo en paquetes de trabajo a los miembros del equipo).
• Monitorear la información del progreso de la fase en curso utilizando los informes del punto de control y el registro de calidad.
• Evaluar la situación actual en relación al Plan de Fase, confirmar las tareas terminadas y armar nuevos paquetes de trabajo.
• Informar a la Junta de Proyecto utilizando el Informe de Desarrollo.
• Estar pendiente de las cuestiones, evaluarlas y ocuparse de las cuestiones y riesgos.
• Tomar las acciones correctivas necesarias.

En la última fase del proyecto, tendrá lugar el proceso de Cierre del Proyecto y el Project Manager, en lugar de activar el proceso Gestión de los Límites de Fase, comenzará a preparar el cierre del proyecto.

Propósito y Objetivos del proceso Control de una Fase

Propósito

El propósito del proceso de control de fase es que el Project Manager asigne el trabajo a realizar, lo monitoree, se ocupe de las cuestiones, informe sobre el progreso a la Junta de Proyecto y tome acciones correctivas para asegurar que la fase permanece dentro de los límites de tolerancia establecidos.

Objetivo

El objetivo del proceso de control de fase es asegurar que:

• La atención se centre en la entrega de productos.
• Los riesgos y cuestiones estén bajo control.
• El Business Case este bajo control (se revise).
• Se entregan los productos de la fase con la calidad convenida, dentro de los costos y tiempos establecidos, y que se alcanzan los beneficios definidos.

Diagrama de actividades del proceso Control de una Fase

Durante el Control de una Fase tiene lugar 8 actividades que se agrupan en tres, relativas a:

1. Los Paquetes de Trabajo
2. El monitoreo y presentación de informes
3. Las cuestiones

Las actividades relativas de los Paquetes de Trabajo (WP, del inglés Work Package) son:

1. Autorizar el Paquete de Trabajo (WP): implica asignarlo y convenirlo con el Team Manager.
2. Evaluar el estado de los Paquetes de Trabajo: comprobar el progreso de los paquetes de trabajo.
3. Recibir los Paquetes de Trabajo (WP) completos: verificar la calidad y la gestión de la configuración.

Las actividades que se engloban en el grupo de monitoreo y presentación de informes son:

1. Evaluar el estado de la fase: comparar continuamente el estado actual del proyecto con el plan de la fase.
2. Informes de desarrollo: Informes de Desarrollo para la Junta de Proyecto.

En PRINCE2 las cuestiones se refieren a un evento no planificado que ha tenido lugar, y que necesita ser gestionado Las actividades relacionadas a las cuestiones son:

1. Registrar y examinar cuestiones y riesgos: categorizando y evaluando su impacto.
2. Elevar cuestiones y riesgos: crear el informe de excepción y enviar a la Junta de Proyecto.
3. Tomar medidas correctivas: resolver las cuestiones mientras la fase se encuentre en los niveles tolerancia.

Diagrama de Entradas y Resultados del proceso de Control de una Fase

El siguiente diagrama proporciona una visión global de las principales inputs y outpus del proceso de Control de una Fase.

Inputs:

• El detonador para comenzar cada proceso de Control de una Fase es la autorización de la Junta de Proyecto.
• Las principales entradas son el Plan de Fase y la información del PID (Documentación de Inicio del Proyecto, o en inglés, Project Initiation Documentation)

Outputs:

• Los Informes de Desarrollo se utilizan para mantener informada a la Junta de Proyecto sobre el progreso de la fase.
• El Project Manager constantemente evalúa las cuestiones, los riesgos y la calidad, y debe actualiza los registros correspondientes.
• Los Informes de Cuestiones (incluidos las solicitudes de cambios) se utilizan para elevar las cuestiones a la Junta de Proyecto.
• Los Informes de Excepción se utilizan para informar si la fase actual está fuera de los niveles de tolerancia o se prevé que lo estará.
• El proceso de Gestión de Límites de Fase comienza cerca del final de la fase actual.

Roles y responsabilidades del proceso Control de una Fase

• Junta de Proyecto
  • Asesorar al Project Manager.
• Garantía del Proyecto
  • Asesorar al Project Manager
• Project Manager
  • Todas las actividades del día a día las realiza el Project Manager
  • Crear y, o actualizar todos los documentos de gestión del proceso de Control de una Fase (CS).
• Team Manager
  • Enviar los Informes del Punto de Control (proceso de Gestión de la Entrega de Producto).