Cierre de un proyecto

Los proyectos pueden cerrarse naturalmente cuando se haya realizado todo el trabajo, o bien la Junta de Proyecto puede solicitar un cierre prematuro.

Si observas el Modelo de Procesos, verás que el proceso de cierre de un proyecto es el último proceso en el nivel de gestión, por lo tanto, el último proceso en el que el Project Manager trabaja. Recuerda que el proceso de cierre del proyecto es la última parte de la última fase del proyecto.

El Project Manager prepara al proyecto para el cierre y proporciona toda la información necesaria a la Junta de Proyecto. Luego es la Junta de Proyecto quien toma la decisión de cerrar el proyecto. En realidad, se conoce como “autorizar el cierre del proyecto”.

Propósito y Objetivos del proceso Cierre de un Proyecto

Propósito

El propósito del proceso Cierre de un Proyecto (CP) es proporcionar un punto fijo para verificar que el proyecto ha alcanzado los objetivos y los productos han sido aprobados.

Objetivos

Los objetivos de este proceso son:

• Verificar la aceptación de los productos del proyecto por parte de los usuarios.
• Asegurar que los productos pueden recibir apoyo una vez que el proyecto se disuelva.
• Revisar el desempeño del proyecto. Esto se hace comparando el proyecto con los documentos originales.
• Evaluar los beneficios alcanzados hasta el momento y planificar la revisión de los beneficios que se alcanzarán una vez que el proyecto se complete.
• Abordar las cuestiones y riesgos abiertos con acciones de seguimiento recomendadas.

Toda esta información se entrega a la Junta de Proyecto, ya que esta es la encargada de cerrar el proyecto; el Project Manager solo prepara el proyecto para su cierre, aunque es quien realiza todas las actividades del proceso de Cierre de un Proyecto (CP).

Actividades del Proceso Cierre de un Proyecto

Existen 5 actividades en el proceso de Cierre de un Proyecto (CP). Estas actividades, que lleva a cabo el Project Manager, son:

• Preparar el cierre planificado: Confirmación de la finalización y aceptación de los productos.
• Preparar el cierre prematuro (opcional): se realiza en lugar de “preparar el cierre planificado” si la Junta de Proyecto lo solicita.
• Entrega de productos: Entregar productos a los clientes, como se describe en el documento Estrategia de Gestión de la Configuración.
• Evaluar el proyecto: Comparar los objetivos del proyecto con los datos reales y escribir el Informe al Final de Proyecto.
• Recomendar el cierre del proyecto: enviar una notificación a la Junta de Proyecto para cerrar el proyecto.

Inputs

• Como puedes observar en el diagrama anterior, existen dos detonantes del proceso Cierre del Proyecto (CP): un cierre natural, hacia el final del proyecto y un cierre prematuro, que proviene de la Junta de Proyecto.
• Todos los demás documentos de entrada (inputs) se utilizan (ver diagrama), para que el Project Manager prepare el Informe al Final del Proyecto y en sí mismo, el proyecto para su cierre.

Outputs

• Informe sobre las Lecciones: esta información proviene del Archivo sobre las Lecciones. Estas lecciones serán valiosas para futuros proyectos; son entregadas a la Junta de Proyecto.
• Acciones recomendadas a realizar: se refiere a recomendaciones que se entregan a las personas que apoyarán, o darán soporte al producto del proyecto, una vez el proyecto concluya. Esta información proviene del Registro de Cuestiones (comentarios pendientes, solicitudes, etc.).
• Ficha de un Elemento de Configuración (CIR) actualizada: asegurar que todas las fichas de producto estén actualizadas.
• Borrador de la notificación de cierre del proyecto: la prepara el Project Manager para la Junta de Proyecto. La Junta de Proyecto utiliza este documento para notificar a las partes interesadas que el proyecto está cerrado.
• Plan de Revisión de Beneficios actualizado: el Project Manager actualiza este plan, para planificar como se revisarán los beneficios una vez que el proyecto se cierre. La Dirección Corporativa o del Programa se encarará de dar seguimiento a esta Revisión de Beneficios.
• Informe al Final del Proyecto: este es un informe sobre el desempeño del proyecto. El Project Manager utilizará el Plan de Proyecto, el Business Case y la mayor cantidad de información del PID (Documentación de Inicio del Proyecto) original para crear este informe.

Solicitud a la Junta de Proyecto

Finalmente el Project Manager envía a la Junta de Proyecto una recomendación de cierre del proyecto.

Roles y Responsabilidades del proceso Gestión de los Límites de Fase

• Project Manager
  • Crea o actualiza todos los documentos de gestión del proceso de Cierre del Proyecto (CP).
  • Informe al final del proyecto, Informe sobre las lecciones, Plan de Revisión de Beneficios, etc.
• Apoyo al Proyecto
  • Asistir al PM (Fichas de los elementos de configuración, todos los testimonios o pruebas documentales, etc.)