Gestión por excepción

Éste es un término que quizás, las personas que son nuevas en PRINCE2 no hayan escuchado antes. Como es importante que lo entiendas, voy a comenzar con una explicación sencilla y luego te daré la definición de PRINCE2.

Cuando se trata de factores como tiempo, costo, y alcance el Gerente de Proyecto puede jugar con tolerancias antes de avisar a la Junta de Proyecto de que existe o puede existir un problema (ejemplo: los costos pueden variar ±10%). Si el problema es pequeño y permanece dentro de los límites de tolerancia (ejemplo: los costos aumentan 2% - menos del ± 10% de tolerancia), el Gerente de Proyecto puede manejarlo y no tiene que alertar a la Junta de Proyecto y ocupar su tiempo.

La Gestión por Excepción se emplea en cada nivel de la Organización del Proyecto para administrar el nivel inferior.

El nivel inferior solo debe notificar al nivel superior si existen cuestiones que se encuentren fuera de su tolerancia. En PRINCE2 las cuestiones importantes se conocen como Excepciones. Un Excepción es una cuestión que se encuentra fuera de la tolerancia convenida.

Bien, ahora imagina que eres parte de la Junta de Proyecto. Si todo se va según lo planeado, no sabrás del Project Manger excepto por los informes regulares que el mismo entregará durante y al finalizar cada fase, a menos que exista una excepción, de aquí el término Gestión por Excepción. La definición de PRINCE2 para Gestión por Excepción es la siguiente: ‘'“un proyecto PRICNE2 tiene tolerancias definidas para cada objetivo del proyecto a fin de establecer límites de autoridad delegada”'’.

PRINCE2 establece 6 tolerancias: tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficios. A continuación te daré algunos ejemplos sobre las tolerancias en el ámbito de la calidad, el alcance, el riesgo y los beneficios. El resto las tolerancias: tiempo y coste son fáciles de comprender.

• Tolerancia de calidad: imagina que estas creando un nuevo GSM (un nombre común para hacer referencia a un teléfono móvil en Europa) y quieres que el teclado funcione un promedio de 7 años pero con una tolerancia de ±5%.
• Tolerancia de alcance: los requisitos para el nuevo GSM incluirán requisitos obligatorios además de requisitos “que sería bueno tener”. Por lo tanto el proyecto puede decidir cuáles de los requisitos “que sería bueno tener” van incluirse, pero deberá necesariamente incluir aquellos requisitos obligatorios.
• Tolerancia de beneficios: un beneficio es una mejora medible que resulta del proyecto para una o más de las partes interesadas. Por ejemplo: aumentar la cuota de mercado en un 5%, o crear un nuevo segmento de mercado rentable. Una cuestión que debemos plantearnos a lo largo de todo el proyecto es ‘'“¿Se encuentra el proyecto encaminado a alcanzar los beneficios esperados?’'
• Tolerancia del riesgo: otra vez voy a utilizar el ejemplo del GSM. El proyecto deberá contar con un nivel de tolerancia para el riesgo. Si escuchas que algo se encuentra por encima de ese nivel, entonces debes notificar a la Junta de Proyecto.

Para resumir: la Gestión por Excepción proporciona al nivel de gestión superior un sistema para gestionar y controlar al nivel de gestión inferior, y de esta manera evitar ser molestado por cuestiones menores.