Vorbereiten eines Projekts

Der Zweck

Der Zweck dieses Prozesses ist die Antwort auf die Frage: „Ist dieses Projekt durchführbar und lohnend?“

Das Projektmandat ist üblicherweise das einzige Dokument am Angang des Projekts, und darin ist nicht genug Information für den Lenkungsausschuss um über den Start des Initiierung eines Projekts -Prozesses (der Initiierungsphase) zu entscheiden. Daher ist der Zweck dieses Prozesses, dem Lenkungsausschuss die nötige Information aufzubereiten um zu beurteilen, ob das Projekt sich lohnt. Dazu verwendet man die Project Brief EN , die Information über den Business Case EN enthält. Ein weiterer wichtiger Zweck des Vorbereiten eines Projekts-Prozesses ist es, schwache Projekte zu verhindern. Der ganze Prozess selbst sollte kurz und knapp sein (englisch „brief“, was vielleicht zum Originalausdruck „Project Brief“ führte). Tatsächlich wird angestrebt, nur das Nötigste zu tun um zu erkennen, ob sich die Initiierungsphase lohnt.

Die Ziele

Hauptziel des Vorbereiten eines Projekts-Prozesses ist die Sicherstellung, daß folgende Schritte im Verlauf unternommen und am Ende des Prozesses gegangen sind:

• Es gibt einen Business Case (eine geschäftliche Rechtfertigung), und dieser sollte als Business Case gegliedert werden. Das Business Case-Dokument wird nicht vor dem Ende der Initiierungsphase komplettiert.
• Ein Blick in den Projektansatz um zu beurteilen, welcher Weg für das Projekt vielleicht als bester zu wählen ist, auch unter Einbeziehung von Erfahrungswissen, SpezialistInnen oder sogar externer Unterstützung.
• Zusammenstellung und Auswahl aller Personen, die für die Initiierung des Projekts und andere Aufgaben bzw. Rollen im Projektteam arbeiten sollen.
• Kreieren der Project Brief EN , welche die Information über den Umfang des Projekts und die meiste in diesem Prozess gewonnene Information aufbereiten soll.
• Kreieren eines detaillierten Phasenplans, um die Arbeit in und für die Initiierungsphase vorzubereiten.

Wie man sieht, sind die Ziele des Vorbereiten eines Projekts-Prozesses die Aufbereitung bestimmter Informationen für den Lenkungsausschuss und die Vorbereitung des Phasenplans für die Initiieren eines Projekts-Phase.

Aktivitäten

Hier ist ein sehr grober Überblick über die Aktivitäten:

• Der Auslöser, das Projekt zu beginnen ist das Projektmandat, welches von einer entsprechend autorisierten Person im Unternehmen oder Programm (bzw. Unternehmens-/ Prg.management) erteilt wird.
• Im Rahmen dieses Prozesses wird das Projektmandat quasi zur Projektbeschreibung erweitert. Dabei ist zu beachten, daß der Lenkungsausschuss die Projektbeschreibung benutzt, um zu entscheiden, ob das Projekt initiiert werden soll oder nicht. Hinweis: Falls das Projekt Teil eines Programms ist, wird das Programm einen größeren Teil der Projektbeschreibung vorgeben. Auch praktisch ist dann die meiste Arbeit für diesen Prozess bereits vorweggenommen oder sogar getan.
• Das Zusammenführen der Projektbeschreibung und der Business Case-Gliederung benötigen besonders enge Kooperation zwischen Projektmanagement, Lenkungsausschuss und einigen der Stakeholder.
• Die Arbeit an der Projektbeschreibung und der Business Case-Gliederung ist eine iterative Tätigkeit, das bedeutet, es gibt einen konstanten „Regelkreis“ von Erörterung und Verbesserung für diese Dokumente.
• PRINCE2® hebt hervor, daß, je mehr Zeit auf die klare Definition der Erfordernisse in diesem Prozess verwendet wird, umso mehr Zeit in der Projektumsetzung eingespart würde, weil einige der folgenden Situationen vermieden werden könnten:
  • Meetings und detaillierte Diskussionen als später Versuch bestimmte Produkte zu definieren;
  • Umplanung infolge der Erzeugung unrichtiger Vorprodukte; und
  • Vermeidungsaufwand bezüglich kostentreibender Ausnahmen während der Lieferphasen.

In vielen Unternehmen werden Projekte zu schnell begonnen, weil höhere Leitungsebenen mit irgendeiner Aktivität beeindruckt werden sollen, was zum Erstellen von unzureichend definierten Projektprodukten führt.

Die folgenden Aktivitäten sind im Vorbereiten eines Projekts-Prozess vorzunehmen:

• Den/die AuftraggeberIn und das Projektmanagement ernennen.
• Frühere Erfahrungen zusammentragen und auswerten.
• Das Projektmanagementteam zusammenstellen, auswählen und ernennen.
• Die Business Case-Gliederung vorbereiten und die Project Product Description EN (PPD) kreieren. Die PPB ist eine Beschreibung des Hauptprodukts, das erzeugt werden soll.
• Auswählen des Projektansatzes und Zusammenstellen der Projektbeschreibung.
• Planen der Initiierungsphase.
• Das obige Diagramm veranschaulicht, auf welcher Ebene die Aktivitäten ausgeführt werden. Wie man sieht, werden die meisten Aktivitäten vom Projektmanagement vollzogen. Die Business Case-Gliederung wird von dem/der AuftraggeberIn mit gewisser Unterstützung durch das Projektmanagement erstellt und selbst die Projektproduktbeschreibung wird vom Projektmanagement kreiert. Beiträge
• Das Projektmandat ist der Auslöser um ein Projekt zu starten und stammt von außerhalb eines Projekts.
• Das Projektmandat kann solche Informationen enthalten wie die Gründe für das Projekt, Einzelheiten zum Business Case und vielleicht erforderliche Daten für die Projektbeschreibung.
• Das Projektmanagement sollte stets aus anderen Projekten lernen (also verfügbare Erfahrungsberichte aus ähnlichen Projekten heranziehen oder die Stakeholder einladen, ihr Erfahrungswissen zu teilen).

Die wesentlichen Outputs

• Die Projektproduktbeschreibung: Dies ist meist eine 1-3seitige Beschreibung des Hauptprodukts, das vom Projekt erzeugt werden soll. Format und Struktur einer solchen Beschreibung werden sowohl im Thema Qualität als auch im Thema Pläne behandelt.
• Die Business Case-Gliederung: Diese liegt in der AuftraggeberIn-Verantwortung. Ziel ist die Darlegung der geschäftlichen Rechtfertigung für das Projekt.
• Die Struktur des Projektmanagementteams (PMT): Diese Struktur bietet die Informationen zur gesamten Organisation des Teams, also dem Lenkungsausschuss, der Projektsicherung, der Änderungsinstanz und dem Projektmanagement nebst den entsprechenden Personen und Interaktionen.
• Der Projektansatz: Dieser Teil der Dokumentation definiert den Ansatz, den das Projekt nehmen sollte. Das Projektmanagement wird dazu Fragen stellen wie:
  • Das Produkt von Grund auf kreieren, ein existierendes Produkt weiterentwickeln oder eine verfügbare Fertiglösung anpassen?
  • Sollten wir internes oder externes Personal im Projekt einsetzen?
  • Was können wir von anderen Projekten lernen?
  • Gibt es weitere Informationsquellen, intern oder extern?
• Die Projektbeschreibung: Die gesamte erwähnte Information wird in der Projektbeschreibung zusammengefasst, sowie weitere Details wie Umfang, Rollen und Verantwortungen und die sechs Leistungsziele.
• Der Initiierungsphasenplan: Das Projektmanagement kreiert diesen ersten Plan (Phasenplan) als Tag-für-Tag-Plan für die Initiierungsphase.
• Der Initiierungsantrag: Als finales Output des Vorbereitungsprozesses wird beim Lenkungsausschuss der Antrag gestellt, die Projektinitiierung zu genehmigen, was den Start der ersten Phase im Projekt auslöst. Dazu legt das Projektmanagement sowohl die Projektbeschreibung als auch den Initiierungsphasenplan vor. Die Rollen und Verantwortlichkeiten
• Unternehmens- / Programmmanagement
  • Bereitstellen des Projektmandats (Auslöser, stammt von außerhalb des Projekts).
  • Bereitstellen der Information zum Projektniveau von Toleranzen.
  • Bestimmen (und ernennen) von AuftraggeberIn und Projektmanagement.
• AuftraggeberIn
  • Ernennt das Projektmanagement (wenn nicht bereits geschehen).
  • Genehmigt das Projektmanagementteam.
  • Kreiert die Business Case-Gliederung.
• Nutzungsvertretung
  • Bereitstellen von Information für die Projektproduktbeschreibung
• Projektmanagement
  • Unterstützt die Erstellung des größten Teils der Projektbeschreibung (Projektproduktbeschreibung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Umfang, Projektmanagementteam und -struktur etc.).
  • Unterstützt den Projektansatz und stellt Erfahrungswissen zusammen.
  • Kreiert den Initiierungsphasenplan.
• Teammanagement
  • Kann herangezogen werden, bei Projektansatz und Projektproduktbeschreibung zu unterstützen.