Initiierung eines Projekts

Der Zweck

Der Zweck des Initiierung eines Projekts-Prozesses ist es, zu verstehen, welche Arbeiten unternommen werden müssen, um die benötigten Produkte zu erstellen. Dieses Verständnis ist erforderlich, bevor die Entscheidung fällt, das Projekt fortzusetzen. Bei jedem Projekt ist dazu eine Reihe von wichtigen Dingen zu entdecken, daher gibt es ein paar Leitfragen zum Projekt zu stellen:

• Welches sind die Gründe, das Projekt zu machen, Nutzen anzustreben und Risk EN einzugehen?
• Umfang; Was muss gemacht werden und was wird nicht enthalten sein?
• Wann können die Produkte geliefert werden?
• Wie kann die Erreichung von Qualität gewährleistet werden?
• Wie können Risiken, „Issues“ und Änderungen identifiziert und nachverfolgt werden?
• Wie wird der Projektfortschritt verfolgt und wer muss darüber wie oft informiert werden?
• Und schließlich - wie wird PRINCE2® angepasst, um auf das Projekt zu passen?

Die Ziele

Stellen wir den Vorbereiten eines Projekts -Prozess in seinen Zusammenhang und betrachten, was er tatsächlich für ein Projekt bewirkt. Der Vorbereiten eines Projekts-Prozess prüft ab, ob ein Projekt durchführbar ist, während es beim Initiierungs-Prozess um die korrekte Grundlage geht, sodass alle Stakeholder wissen, was das Projekt erreichen wird.

Die Alternative wäre, Projekte nach dem Vorbereitungs-Prozess beginnen zu lassen, ohne über die folgenden Aspekte irgendetwas zu Wissen: Planung, Meilensteine, Kosten, Qualitätsniveaus. Vergleichen könnte man das etwa mit einem Hausbau ohne oder mit wenig Fundament.

Der Initiierungs-Prozess kann für ein Unternehmen oder eine Firma eine große Investition bedeuten, aber es ist eine notwendige Investition, um den Rest des Projekts zu planen und umzusetzen. Während des Initiierungs-Prozesses kreiert das Projektmanagement eine Reihe von Managementprodukten um zu zeigen: Wie wird das Projekt gemanagt, die Kosten, wie Qualität geprüft wird und wie geplant, wie die Kommunikation funktioniert usw.

Aktivitäten

PRINCE2® empfiehlt zum Initiierung eines Projekts-Prozess acht Aktivitäten, nämlich:

• Vorbereiten des Risk Management Approach EN , der beantwortet, wie Risiko im Projekt gemanagt wird (d. h. wie die Regeln zur Begegnung des Risikos gemanagt werden).
• Vorbereiten des Change Control Approach EN , welcher die Information enthält, wie die Produkte, die im Projekt hergestellt werden, zu managen sind.
• Vorbereiten des Quality Management Approach EN , der aufzeigt, wie Qualität sichergestellt wird.
• Vorbereiten des Communication Management Approach EN , der die Fragen in Bezug auf die Kommunikation mit den Stakeholdern beantwortet.
• Festlegen der Projektkontrollen zur Information, wie der Lenkungsausschuss das Projekt steuern kann.
• Kreieren des Projektplans, der die Produktbeschreibungen, Risiken, Zeitskalen und Kosten umfasst.
• Verfeinern des Business Case, was bedeutet, den Business Case EN zu komplettieren.
• Schließlich die Zusammenstellung des Project Initiation Documentation EN (PID), der Sammlung und Ordnung der allermeisten bis hierher erstellten Dokumente.

Überblick

Das Projektmanagement beginnt mit den vier Strategiedokumenten und wird dann die Projektkontrollen und den Projektplan kreieren. Dies sind iterative Tätigkeiten, werden also während der Initiierungsphase fortlaufend aktualisiert. Der Business Case kann dann nach dem Projektplan komplettiert werden, da der Projektplan Information enthält, die der Business Case benötigt (Zeit- und Kostendetails). Die letzte Aktivität ist das Zusammenfügen der Projektleitdokumentation.

Beiträge / Inputs

• Der Auslöser ist die „Befugnis, das Projekt zu initiieren“, welche vom Lenkungsausschuss erteilt wird.
• Die Project Brief EN entsteht im Vorbereitung eines Projekts-Prozess. Die Information aus der Projektbeschreibung wird ausgebreitet und verfeinert und zum Teil der Projektleitdokumentation.
• Der Initiierungsphasenplan entsteht aus dem Vorbereiten eines Projekts -Prozess.

Outputs

• Die vier Strategiedokumente:
• Quality Management Approach EN
• Change Control Approach EN
• Risk Management Approach EN
• Communication Management Approach EN
• Die Projektmanagement-Teamstruktur und Rollenbeschreibungen (Teil des Project Initiation Documentation EN , PID).
• Der Projektplan ist ein Plan für das ganze Projekt und enthält sämtliche Produktbeschreibungen (Teil des PLD).
• Der Business Case EN liegt in der Verantwortlichkeit des/r Auftraggebers/in und stellt die Information für die Rechtfertigung des Projekts bereit. Das Projektmanagement wird dabei höchstwahrscheinlich den/die Auftraggebers/in unterstützen (Teil des PID). Das Projektleitdokument stellt einen Vertrag zwischen Projektmanagement und Lenkungsausschuss dar.
• Ein Überblick darüber, wie die das Projekt gesteuert wird (Teil des PID).
• Der Benefits Management Approach EN ist ein Überblick davon, was an Nutzen wann realisiert wird, und zwar sowohl im Projekt als auch jenseits davon, sowie, wer (Nutzungsvertretung) für die jeweiligen Aspekte verantwortlich ist.
• Aufforderung, ein Projekt zu liefern: Finales Output vom Initiierung eines Projekts-Prozess ist die Aufforderung an den Lenkungsausschuss, ein Projekt zu liefern, oder in anderen Worten das PLD abzuzeichnen und dem Projekt zu erlauben, fortzufahren.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten

• Lenkungsausschuss
  • Genehmigen aller Teile des Produktleitdokuments (PLD).
• AuftraggeberIn
  • Kreieren des Business Case.
  • Genehmigen aller Teile des PLD.
• Nutzungsvertretung
  • Bereitstellen von Informationen und Ressourcen für die Projektproduktbeschreibung
  • Bereitstellen von Informationen und Ressourcen für den Nutzenmanagementansatz
• Liefervertretung
  • Genehmigen von Teilen des PLD (z. B. den Projektplan, das Projektmanagementteam)
  • Bereitstellen von Ressourcen zur Unterstützung der Planung
• Projektsicherung
  • Durchsicht der meisten Informationen aus dem PLD.
• Projektmanagement
  • Kreieren der meisten Dokumente für die PLD.
  • Kreieren des Nutzenmanagementansatzes
• Teammanagement
  • Unterstützung bei der Planung (Projektproduktbeschreibung, Einschätzungen usw.).