Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung

Ein PRINCE2® Projekt benötigt eine kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung, daher sollte jedes Projekt einen Business Case EN besitzen. Das bedeutet, der Grund, ein Projekt zu beginnen macht bereits ökonomisch Sinn, und es gibt eine klare Erwartung an den Ertrag der Investition.

Nehmen wir als Beispiel ein Projekt, das über die ersten zwei Jahren Kosten von €20,000 verursacht, dem Unternehmen aber letztlich Einsparungen von €80,000 ermöglicht. „Hat das Projekt eine geschäftliche Rechtfertigung?” ist gleichbedeutend mit „Hat das Projekt einen wertigen Business Case?”. Sollte zu irgendeinem Zeitpunkt im Projekt der erwartete Ertrag der Investition sinken (z. B. um 80%), dann würde das Projekt höchstwahrscheinlich gestoppt.

Das Business Case EN beschreibt detailliert den gesamten Business Case, warum das Projekt unternommen werden sollte, seine Kosten, die erwarteten Erträge und Zeitpläne. Diese Information wird auch als geschäftliche Rechtfertigung bezeichnet. Da das Business Case Dokument als eines der ersten Dokumente in einem Projekt zu erzeugen ist, bewahrt es auch vor dem Beginn von manchen Projekten, die nur geringe wirkliche Erträge für das Unternehmen versprechen. Die geschäftliche Rechtfertigung wird im Laufe des Projekts kontinuierlich überprüft, etwa am Ende jeder Projektphase.

Selbst Projekte aus Anlass neuer gesetzlicher Vorgaben benötigen eine solche Rechtfertigung. Beispielsweise kann die Nichtbefolgung kosten – etwa Marktanteile oder Kundenbindung. Daher sind auch diesen Sachverhalte möglichst zahlenmäßige Gegenwerte zuzuordnen.

Das Prinzip der kontinuierlichen geschäftlichen Rechtfertigung unterstützt die Notwendigkeit einer dokumentierten Rechtfertigung zu Beginn und während eines Projekts, damit Entscheidungen vor dem Hintergrund der geschäftlichen Einschätzung getroffen werden können. Der Business Case EN wird im Projekt zur Gewährleistung seiner kontinuierlichen geschäftlichen Rechtfertigung regelmäßig überprüft.