Anpassen an das Projekt

Ein PRINCE2^®-Projekt sollte angepasst werden, um dem Projekt in Größe, Umfeld, Komplexität, Bedeutung, Leistung und Risiko bestmöglich zu entsprechen. Ob ein Projekt eher klein ist wie ein Workshop für 10 Personen, oder sehr groß wie der Bau eines Kernkraftwerks, stets sollte ein Projekt angepasst werden, denn PRINCE2^® kann auf jeden Typ von Projekt angewendet werden.

Der Zweck der Anpassung soll:

• gewährleisten, dass die Projektmethoden an das Projektumfeld anknüpfen (z. B. für Arbeit in einem Finanzumfeld die Übernahme der dort vorherrschenden Management-Struktur).
• gewährleisten, dass die Projektkontrolle und die Art und Weise der Messung von Progress EN sich auf die für das Projekt relevante Größe, Komplexität, Bedeutung, Leistung und Risiken beziehen. (Bitte beachten: Für Projekte mit vielen bzw. hohen Risiken im Projektumfeld sollte entsprechend mehr Zeit für das Risk EN management verwendet werden)

Die Project Initiation Documentation EN sollte beschreiben, wie die PRINCE2^®-Methode für das betreffende Projekt angepasst ist.

Vereinfachtes PRINCE2^®

PRINCE2^® is dazu geschaffen, alle Typen von Projekten zu unterstützen, was etwas zu komplex für sehr simple Projekte erscheinen mag. Daher kann es sein, dass eine Vereinfachung zur Anpassung an diese sehr simplen Projekte gefragt ist. Es gibt ein Open-Source-Vorhaben mit diesem Ziel: P3.express.

P3.express ist eine minimalistische Projektmanagement-Methode, inspiriert von PRINCE2^®, dem PMBOK^® Guide, DSDM, und XP, und gestaltet, um sehr simple Projekte zu unterstützen. Sie könnte als besonders stark zugeschnittene Version von PRINCE2^® betrachtet werden bzw. als ein äußerstes Beispiel.

Genereller Ansatz

Manche meinen, sie bräuchten keine Projektmanagement-Methode, weil ihr Projekt zu klein wäre oder die Anwendung einer Methode zu viel Aufwand bedeute. Sie haben noch nicht realisiert, dass sie eher die PRINCE2^®-Methode auf ihr Projekt anpassen könnten oder sollten, anstatt ihr Projekt der Methode anzupassen.

Eine häufige erste Annahme zur Anpassung ist es, eine Auswahl von Komponenten der PRINCE2^®-Methode zu treffen und damit zu versuchen, ein Projekt zu managen. Allerdings werden so die Elemente aus ihrem Zusammenhang gerissen und es ist überhaupt kein PRINCE2^®-Projekt mehr. Das Ziel sollte sein, ein Niveau von Projektmanagement anzuwenden, das sein Projekt nicht überfrachtet, sondern angemessen kontrollieren hilft.

Wenn eine Methode nicht dem Projekt angepasst ist, wird das Projekt nicht effizient umgesetzt. Dies kennt man auch als roboterhaftes Projektmanagement, wo einer Methode blind gefolgt wird.

Bei der Anpassung geht es also um den Gedanken, eine Managementmethode bestmöglich auf ein Projekt anzuwenden, um eine gute Balance aus Projektkontrolle und geringem Verwaltungsaufwand zu erreichen. Einige der Aspekte dazu:

• Wie werden die Themen angepasst?
• Welche Ausdrücke, welche Fachsprache sollte angewendet werden?
• Ist es nötig, die Produktbeschreibungen für die administrativen Elemente (die Managementpodukte) für die Interessenten anzupassen oder zu übersetzen?
• Ist es nötig, die Beschreibungen der in PRINCE2^® definierten Rollen anzupassen, etwa an vorgegebene Standards?

Was ist eine Veränderung, was eine Anpassung?

Hier ist eine Liste aller bedeutsameren Komponenten der PRINCE2^®-Methode mit Anmerkungen, was daran im Rahmen einer Anpassung an ein Projekt verändert werden könnt:

• Core Principles EN : Alle sieben Prinzipien sind in jedem Projekt zu befolgen – hier gibt es nichts zu verändern.
• Themes EN : Themen sind üblicherweise angepasst, speziell durch die Vorüberlegung der Managementstrategie.
• Ausdrücke, Fachsprache: Jede Organisation kann ihre Terminologie haben, ihre Geschäftssprache. Zum Beispiel nutzen manche Firmen den Ausdruck „Project Brief“ für die Projektbeschreibung oder „Wirtschaftlichkeitsfall“ für Business Case. Es kann eine gute Idee sein, solche Ausdrücke anstelle der PRINCE2^®-Begriffe oder ihrer wörtlichen Übersetzungen zu verwenden.
• Management Products EN : PRINCE2^® stellt Managementpodukte bereit, um die Projektumsetzung zu erleichtern. Diese könnten angepasst werden, um einzubeziehen, wie eine Unternehmung arbeitet. Zum Beispiel mag ein Projekt ein individuell angepasstes Formular für die Datensätze von Konfigurationen nutzen, ganz wie es den Produkten und Produzenten des Projekts entspricht.
• Roles und Verantwortlichkeiten: PRINCE2^® enthält Standard-Rollen, aber diese sollten für jedes Projekt angepasst werden. Falls etwa eine Firma keine Projektassistenz benennt, müsste für das Projektmanagement feststehen, wer das Konfigurationsmanagement betreut. Eine andere Firma im selben Projekt könnte ein Projektbüro unterhalten, mit einer verantwortlichen Person für ein Nutzenmanagement – dann sollte auf diese Gegebenheit hin durch Veränderung der Rollen angepasst werden.
• Processes EN : Alle Prozesse sollten angepasst werden, und das kann für jedes Projekt individuell erforderlich sein. Ein Projektbüro könnte beispielsweise ein Projekt anvisieren, weil es statt auf ein Projektmandat warten zu müssen, bereits eine Projektbeschreibung mit einem vorläufigen Business Case aufbieten kann. Ein anderes Projekt mag einer Machbarkeitsstudie folgen, deren Output die Mehrzahl der in den Anfangsprozessen benötigten Managementpodukte ist.

Nötiges Erfahrungswissen für eine Anpassung

Für alle, die neu mit PRINCE2^® und Projektmanagement zu tun haben, kann der Bereich der Anpassung zu Beginn schwierig sein. Es ist wichtig, zu begreifen, dass Anpassung kontinuierlich stattfindet. Der Sachverhalt wird verständlicher, je mehr man in einer PRINCE2^®-Umgebung arbeitet.

Wenn man bereits in einem Projekt gearbeitet hat, wäre ein guter Ausgangspunkt, das Projektmanagement zu fragen, was es bei einer Neuauflage anders machen würde.

Es wird erheblich einfacher, Projekte für PRINCE2^® anzupassen, wenn man sowohl im Projektmanagement als auch in PRINCE2^® gute Erfahrungen gemacht hat.